WEBVTT

00:00:05.206 --> 00:00:10.466
Hallo, hier spricht Ivan Blatter, dein Mentor und Coach für strategisches Zeitmanagement.

00:00:10.786 --> 00:00:14.506
Ich helfe dir, deine Zeit so zu nutzen, dass dein Business läuft,

00:00:14.786 --> 00:00:16.906
ohne dass du dich dabei verlierst.

00:00:17.406 --> 00:00:24.986
Heute geht es um Aufgabensysteme und um die Frage, warum eine To-Do-Liste eben noch kein System ist.

00:00:31.123 --> 00:00:35.483
Sag mal, wie viele Aufgaben-Apps hast du eigentlich schon ausprobiert?

00:00:36.043 --> 00:00:39.283
To-Doist, Things, Notion, Obsidian, Asana, Tick-Tick, Microsoft,

00:00:39.483 --> 00:00:43.823
To-Do, vielleicht auch das gute alte Notizbuch, all das zählt.

00:00:44.263 --> 00:00:48.223
Oder die Haftzettel am Monitor oder der Zettel auf dem Schreibtisch,

00:00:48.543 --> 00:00:51.183
der irgendwann unter anderen Zetteln verschwindet.

00:00:51.823 --> 00:00:56.863
Ich wette, bei jeder dieser Apps, bei jedem dieser Systeme hast du am Anfang

00:00:56.863 --> 00:01:01.983
gedacht, das ist es, endlich, jetzt habe ich mein System, das endlich funktioniert.

00:01:02.263 --> 00:01:06.463
Du hast alles eingerichtet, alles übertragen, dich reingekniet.

00:01:07.223 --> 00:01:08.843
Und was ist dann passiert?

00:01:09.963 --> 00:01:15.043
Nach ein paar Tagen, vielleicht nach ein paar Wochen, war es wieder das gleiche wie vorher.

00:01:15.443 --> 00:01:20.223
Die Liste wurde voller, der Überblick fehlte, du wusstest, was alles zu tun

00:01:20.223 --> 00:01:24.063
ist, aber du wusstest nicht, was du als nächstes tun sollst.

00:01:25.470 --> 00:01:30.010
Das, was ich jetzt hier beispielhaft an Apps gezeigt habe, das könnte ich vermutlich

00:01:30.010 --> 00:01:31.990
auch über Methoden behaupten.

00:01:32.270 --> 00:01:38.470
Das ist weder ein Methodenproblem, noch ein App-Problem und schon gar kein Disziplin-Problem.

00:01:38.690 --> 00:01:41.070
Es ist ein System-Problem.

00:01:41.430 --> 00:01:43.530
Und genau darum geht es mir heute.

00:01:44.490 --> 00:01:48.630
Das Blöde ist ja, die meisten von uns haben eine volle Liste.

00:01:48.810 --> 00:01:52.130
Und ich meine, wirklich, wirklich voll.

00:01:52.710 --> 00:01:56.210
50 Einträge, 100 Einträge, vielleicht sogar noch mehr.

00:01:56.630 --> 00:02:00.430
Auf meiner To-Do-Liste hat es, ich glaube, das letzte Mal, als ich nachgeschaut

00:02:00.430 --> 00:02:04.290
habe, irgendwas um die 250 oder 300 Einträge.

00:02:05.210 --> 00:02:10.170
Und trotzdem sitzen wir morgens vor dem Bildschirm und wissen nicht genau, wo anfangen.

00:02:10.890 --> 00:02:14.530
Du öffnest eine App, die App, die du gerade im Moment brauchst.

00:02:14.690 --> 00:02:19.270
Du schaust auf die Liste und anstatt Klarheit hast du dieses diffuse Gefühl.

00:02:19.810 --> 00:02:21.550
Irgendwie ist das alles zu viel. liegen.

00:02:22.110 --> 00:02:26.730
Irgendwie stimmt da etwas nicht. Ja und dann, was machen wir dann?

00:02:27.210 --> 00:02:33.590
Wir fangen damit an, was gerade am lautesten schreit. Oder vielleicht mit dem, was am einfachsten ist.

00:02:33.930 --> 00:02:37.410
Aber selten mit dem, was wirklich wichtig ist.

00:02:38.030 --> 00:02:44.130
Die Liste, die Liste hat versagt. Nicht, weil sie falsch befüllt gewesen wäre

00:02:44.130 --> 00:02:48.010
oder sowas, sondern weil sie einfach nur erfasst, was existiert,

00:02:48.170 --> 00:02:51.430
aber eben nicht zeigt, was als nächstes dran ist.

00:02:52.891 --> 00:02:57.951
Und genau so ist es doch im Zeitmanagement. Ich meine, die meisten Menschen, die zu mir kommen,

00:02:58.411 --> 00:03:02.251
die sind ja nicht auf den Kopf gefallen, sondern die haben ja schon alles aufgeschrieben,

00:03:02.331 --> 00:03:05.251
die haben schon priorisiert, die haben verschiedene Apps ausprobiert,

00:03:05.331 --> 00:03:09.971
die haben die Methode gewechselt, die haben alles Mögliche und manchmal sogar

00:03:09.971 --> 00:03:11.551
Unmögliche ausprobiert.

00:03:11.731 --> 00:03:13.811
Und trotzdem funktioniert es nicht.

00:03:14.891 --> 00:03:21.151
Und dann schauen wir uns das gemeinsam an. Und meistens ist die Antwort bei allen die gleiche.

00:03:21.791 --> 00:03:24.191
Du hast eine Liste, aber kein System.

00:03:25.591 --> 00:03:30.771
Was ist der Unterschied eigentlich zwischen dem? Nun, lasst uns dem etwas genauer nachgehen.

00:03:30.951 --> 00:03:34.551
Schauen wir uns zuerst mal an, was die meisten Ansätze versprechen.

00:03:35.071 --> 00:03:39.991
Meistens heisst es ja, schreibe alles auf, priorisiere, arbeite ab, fertig.

00:03:40.811 --> 00:03:45.631
Das klingt ja logisch, das klingt vernünftig. Aber es scheitert trotzdem und

00:03:45.631 --> 00:03:46.991
zwar ziemlich zuverlässig.

00:03:47.311 --> 00:03:53.571
Warum eigentlich? Weil dieses Vorgehen ein System simuliert, aber keines ist.

00:03:54.674 --> 00:03:59.514
Sie erfassen, oder das System, dieses Vorgehen, das erfasst Aufgaben.

00:03:59.654 --> 00:04:04.994
Und das ist gut, das ist richtig, das ist wichtig, das ist eine absolut notwendige Grundlage.

00:04:06.074 --> 00:04:10.494
Aber die Aufgabenliste denkt nicht mit. Sie hilft dir nicht zu entscheiden.

00:04:10.694 --> 00:04:15.434
Sie gibt dir keine Orientierung in dem Moment, in dem du sie wirklich brauchst.

00:04:15.594 --> 00:04:19.254
Nämlich, wenn du am Schreibtisch sitzt, 20 offene Tabs im Browser hast,

00:04:19.534 --> 00:04:24.034
drei dringende E-Mails im Postfach und die Liste vor dir hat 40 Einträge.

00:04:24.674 --> 00:04:28.214
Und genau in diesem Moment brauchst du nicht einfach nur eine Liste,

00:04:28.534 --> 00:04:33.554
sondern in diesem Moment brauchst du ein zuverlässiges, ein verlässliches System,

00:04:33.574 --> 00:04:37.674
das dir sagt, das hier jetzt, das hier nein.

00:04:38.354 --> 00:04:42.034
Und genau das schaffen die meisten Ansätze eben nicht. Nicht,

00:04:42.054 --> 00:04:45.414
weil die Menschen, die sie nutzen, falsch liegen oder weil die Menschen,

00:04:45.434 --> 00:04:49.914
die diese Ansätze entwickelt haben, falsch liegen, sondern weil die Ansätze

00:04:49.914 --> 00:04:52.114
an sich am Grundproblem vorbeigehen.

00:04:53.074 --> 00:04:58.774
Lass uns doch mal überlegen, was ein gutes Aufgabensystem wirklich leisten muss.

00:04:59.014 --> 00:05:00.954
Nicht Aufgabenliste, Aufgabensystem.

00:05:01.534 --> 00:05:04.714
Ich nehme mal drei Dinge, das ist sozusagen die Basis.

00:05:04.814 --> 00:05:08.754
Natürlich gibt es noch viel, viel mehr, die man berücksichtigen kann und einige

00:05:08.754 --> 00:05:10.414
davon sollte man auch berücksichtigen.

00:05:10.614 --> 00:05:15.154
Aber wenn du diese drei Dinge nicht hast, dann hast du definitiv nichts.

00:05:15.314 --> 00:05:19.654
Das ist die Grundlage, das ist die Orientierung. Keine vollständige Anleitung,

00:05:19.734 --> 00:05:22.214
das hätte hier in dieser Podcast-Folge ohnehin keinen Platz,

00:05:22.414 --> 00:05:23.674
aber eine Orientierung.

00:05:24.254 --> 00:05:30.854
Das Erste, was ein System leisten muss, ist, den Kopf entlasten, und zwar dauerhaft.

00:05:31.894 --> 00:05:35.574
Das klingt banal, hast du schon hundertmal gehört. Natürlich soll das System

00:05:35.574 --> 00:05:38.734
den Kopf entlasten, das ist ja der Sinn der ganzen Übung.

00:05:39.094 --> 00:05:42.794
Getting Things Done basiert ja eigentlich auf dieser Idee, eben alles raus aus

00:05:42.794 --> 00:05:47.494
dem Kopf. oder denk an andere Ansätze wie Second Brain, was man auch immer wieder hört.

00:05:47.534 --> 00:05:52.954
Es war eher um Notizen und Wissen, aber trotzdem, unser Kopf soll entlastet werden.

00:05:53.981 --> 00:05:59.321
Aber das entscheidende Wörtchen ist, dauerhaft. Ja, natürlich hast du dich auch

00:05:59.321 --> 00:06:03.321
mal hingesetzt und einen sogenannten Braindump gemacht, deinen Kopf gelehrt.

00:06:03.401 --> 00:06:06.461
Du hast alles aufgeschrieben, alles erfasst, alles übertragen.

00:06:06.641 --> 00:06:08.301
Der Kopf ist plötzlich leicht.

00:06:08.781 --> 00:06:11.421
Ah, das Chaos ist weg, du fühlst dich entlastet.

00:06:11.921 --> 00:06:15.901
Und drei Tage später ist der Kopf wieder genauso voll wie vorher.

00:06:16.861 --> 00:06:22.921
Und das ist genau der kapitale Fehler. Der Braindump, dieses Kopfleeren, ist nicht ein Ereignis.

00:06:23.761 --> 00:06:27.761
Es muss zu einem System werden. Das heisst, dieser Braindamp,

00:06:27.881 --> 00:06:32.861
dieses Kopfentlasten, das darf nicht nur einmalig passieren, sondern dauerhaft.

00:06:33.001 --> 00:06:37.341
Es ist so eingerichtet, so gepflegt, so verlässlich, dass du ihm vertraust.

00:06:37.721 --> 00:06:41.621
Jederzeit und nicht nur, wenn du bis oben hin dicht bist und einfach mal deinen

00:06:41.621 --> 00:06:46.801
Kopf leeren musst und einmal aufräumst, sondern eben jederzeit und dauerhaft.

00:06:47.940 --> 00:06:52.340
Und das ist der entscheidende Punkt. Nur dann entsteht Vertrauen.

00:06:52.680 --> 00:06:57.700
Solange du deinem System nicht vertraust, ja dann jonglierst du weiter Dinge im Kopf.

00:06:58.040 --> 00:07:01.260
Irgendein Teil von dir denkt, ja das steht schon auf der Liste,

00:07:01.500 --> 00:07:04.320
aber ich bin nicht sicher, dass ich das nicht trotzdem vergesse.

00:07:04.560 --> 00:07:06.200
Und dann fängt das Jonglieren an.

00:07:06.500 --> 00:07:09.400
Die Liste ist da, aber der Kopf ist trotzdem voll.

00:07:10.300 --> 00:07:16.500
Ein System, dem du wirklich, wirklich zu 100% vertraust, ist eines,

00:07:16.640 --> 00:07:18.460
das dann eben auch zuverlässig funktioniert.

00:07:18.700 --> 00:07:24.960
Das heisst, es hat ganz klare Eingangspunkte. Du weisst, wo neue Aufgaben reinkommen.

00:07:25.140 --> 00:07:28.620
Du weisst, dass nichts verloren geht. Du kennst den Prozess,

00:07:28.900 --> 00:07:31.300
wie kommen die Dinge aus meinem Kopf eben ins System.

00:07:31.600 --> 00:07:36.900
Und du weisst, dass dein System, nicht ein System, sondern dein eigenes System

00:07:36.900 --> 00:07:38.560
regelmässig gepflegt wird.

00:07:38.720 --> 00:07:43.120
Von dir selbst, mit einem Rhythmus, der zu dir und deinem Alltag passt.

00:07:43.700 --> 00:07:47.660
Und das ist viel, viel, viel mehr als eine App. Natürlich unterstützt dich eine

00:07:47.660 --> 00:07:49.780
App dabei. Viele Apps haben zum Beispiel die Inbox.

00:07:50.020 --> 00:07:52.860
Aber das ist gar nicht der springende Punkt, sondern der Prozess,

00:07:53.000 --> 00:07:57.500
der zu dieser Inbox führt und wie du diese Inbox nutzt und wie du die pflegst

00:07:57.500 --> 00:07:58.880
und wie du die abarbeitest.

00:07:59.220 --> 00:08:03.680
Das sind die entscheidenden Punkte. Und das hat nichts mit Methoden zu tun,

00:08:03.860 --> 00:08:07.840
sondern mit Prozessen, System und einer Haltung.

00:08:09.460 --> 00:08:14.900
Das Zweite, was dein System leisten muss, ist, zeigen, was als nächstes dran ist.

00:08:15.580 --> 00:08:21.600
Und ich glaube, das ist der grösste Unterschied zwischen einfach einer Aufgabenliste und einem System.

00:08:22.200 --> 00:08:29.220
Eine Liste, die zeigt einfach, was existiert. Ein System zeigt dir aber, was jetzt dran ist.

00:08:29.940 --> 00:08:33.000
Das klingt wie eine kleine Nuance, das ist es aber nicht.

00:08:33.240 --> 00:08:37.440
Sondern es ist der Unterschied zwischen einem Werkzeugkasten voller Werkzeuge

00:08:37.440 --> 00:08:39.820
und dem richtigen Werkzeug in deiner Hand.

00:08:40.919 --> 00:08:47.539
Und wie schafft dein System das? Es braucht drei Dinge. Kontext, Struktur und Rhythmus.

00:08:48.559 --> 00:08:50.159
Kontext kennst du vielleicht auch

00:08:50.159 --> 00:08:53.699
wieder. Das zitierte Getting Things Done baut auch auf diese Idee auf.

00:08:53.999 --> 00:08:58.359
Getting Things Done sagt ja, überleg dir mal, in welchem Kontext du bist und

00:08:58.359 --> 00:09:02.719
dann such dir die Aufgaben heraus, die du in diesem Kontext überhaupt erledigen kannst.

00:09:02.939 --> 00:09:06.199
Wenn du in einem Flieger sitzt, dann musst du nicht E-Mails beantworten wollen,

00:09:06.379 --> 00:09:10.759
weil dann hast du ziemlich sicher kein WLAN. Und wenn du halt abends auf der

00:09:10.759 --> 00:09:13.979
Couch bist, dann kannst du vielleicht jetzt nicht irgendwie deine grösste Deep

00:09:13.979 --> 00:09:15.699
Work Aufgabe machen oder sowas.

00:09:16.079 --> 00:09:18.979
Früher, als GTD entwickelt wurde, hat das ziemlich Sinn gemacht,

00:09:19.079 --> 00:09:21.959
weil da hat es einen Unterschied gemacht, ob du zu Hause warst,

00:09:22.079 --> 00:09:25.539
wo du nicht die ganze Infrastruktur hattest, oder ob du im Büro warst,

00:09:25.579 --> 00:09:27.459
wo du eben alles zur Verfügung hattest.

00:09:27.699 --> 00:09:32.999
Heute macht das in diesem Sinne vielleicht weniger Sinn als damals.

00:09:32.999 --> 00:09:38.659
Aber trotzdem, Kontext kann ja auch bedeuten, was habe ich generell für Ressourcen,

00:09:38.859 --> 00:09:43.779
wie viel Zeit habe ich, wie viel Energie habe ich, an welchem Ort befinde ich

00:09:43.779 --> 00:09:45.959
mich, wie kann ich mich hier eigentlich konzentrieren.

00:09:46.179 --> 00:09:49.319
Wenn ich in der Bahn sitze, kann ich keine Deep Work Session machen,

00:09:49.519 --> 00:09:51.559
hingegen bei mir zu Hause im Büro schon.

00:09:52.219 --> 00:09:56.499
Bitte achte darauf, ich kann keine Deep Work Session machen, du vielleicht schon.

00:09:56.719 --> 00:09:59.859
Und das ist ja eben auch der Unterschied. Ein Kontext, der muss ja nicht,

00:10:00.239 --> 00:10:03.439
der Kontext ist zwar für alle gleich, wir sitzen in der Bahn oder halt nicht,

00:10:03.879 --> 00:10:07.719
aber die Konsequenz daraus ist dann natürlich auch wieder individuell.

00:10:08.619 --> 00:10:11.939
Eine Aufgabe, für die ich zum Beispiel einen Computer brauche,

00:10:12.459 --> 00:10:17.079
die muss ich doch nicht sehen, wenn ich gerade im Flieger sitze und höchstens

00:10:17.079 --> 00:10:19.799
mein iPad Mini vor mir aufgebaut habe oder sowas.

00:10:19.799 --> 00:10:25.539
Und viel wichtiger, eine Aufgabe, für die ich mich zwei Stunden voll konzentrieren muss,

00:10:26.019 --> 00:10:28.939
die muss ich doch nicht sehen, wenn ich nur noch 15 Minuten bis zum nächsten

00:10:28.939 --> 00:10:33.699
Termin habe oder die muss ich auch nicht sehen, wenn es Freitagnachmittag um

00:10:33.699 --> 00:10:35.879
16 Uhr ist, weil ich dann keine Power mehr habe.

00:10:37.057 --> 00:10:43.237
Und das meine ich mit Kontext etwas breiter verstanden. Der zweite Punkt, das war die Struktur.

00:10:43.517 --> 00:10:48.537
Wie sind denn die Aufgaben geordnet? Also nicht nur chronologisch oder alphabetisch,

00:10:48.797 --> 00:10:52.857
nach Fälligkeit oder sowas, sondern vielleicht nach Wichtigkeit,

00:10:53.217 --> 00:10:54.577
nicht Dringlichkeit, Wichtigkeit.

00:10:55.057 --> 00:10:58.977
Vielleicht nach Kontext, vielleicht nach Projekt. Das muss man eben genau anschauen.

00:10:59.177 --> 00:11:02.897
Ich glaube nicht, dass Prioritäten auf der To-Do-Liste Sinn machen,

00:11:03.097 --> 00:11:06.977
aber es macht vielleicht Sinn, ein paar Perlen zu kennzeichnen zum Beispiel.

00:11:07.657 --> 00:11:11.517
In jedem Fall brauchst du ein System, das eine Entscheidungslogik hat,

00:11:11.817 --> 00:11:13.477
die deiner Logik entspricht.

00:11:13.737 --> 00:11:16.617
Du brauchst nicht ein System, das einfach nur als Ablage dient.

00:11:17.677 --> 00:11:22.457
Und der dritte Punkt, das war ja der Rhythmus. Also, wann schaue ich rein?

00:11:22.637 --> 00:11:23.977
Wann pflege ich das System?

00:11:24.217 --> 00:11:26.477
Wann entscheide ich, was als nächstes dran kommt?

00:11:26.737 --> 00:11:30.437
Wie kommen die Dinge eigentlich ganz genau da rein? Und so weiter.

00:11:31.077 --> 00:11:34.777
Ein System ohne Rhythmus, das ist wie so ein bisschen ein Garten ohne Pflege.

00:11:34.777 --> 00:11:38.477
Nach drei Monaten ist er komplett zugewachsen und verwildert.

00:11:39.893 --> 00:11:43.593
Wenn du diese drei Dinge schon mal hast, Kontext, Struktur und Rhythmus,

00:11:43.713 --> 00:11:45.873
dann passiert etwas Bemerkenswertes.

00:11:46.233 --> 00:11:50.933
Du öffnest das System und weisst sofort, was als nächstes dran ist.

00:11:51.173 --> 00:11:54.813
Nicht, weil du lange nachdenken musst, sondern weil das System diese Entscheidung

00:11:54.813 --> 00:11:59.013
für dich vorbereitet hat. Und das ist Entlastung, echte Entlastung.

00:11:59.353 --> 00:12:03.993
Wenn du dich auskennst, dann denkst du, ja der Blatter erzählt hier im Prinzip Getting Things an.

00:12:04.993 --> 00:12:12.033
Jein, vieles davon ist von GTD tatsächlich inspiriert, aber es ist vielleicht etwas modernisiert.

00:12:12.193 --> 00:12:15.693
Die fünf Schritte in Getting Things Done sind super, man darf sie aber nicht

00:12:15.693 --> 00:12:20.093
so wörtlich nehmen, sondern man muss schauen, was hat der Entwickler dieser Methode, David Allen,

00:12:20.393 --> 00:12:23.913
was hat er damit eigentlich gemeint oder was steckt vor allem dahinter,

00:12:24.033 --> 00:12:29.173
warum soll man das eigentlich machen und dann muss man das auf die heutige Zeit übertragen.

00:12:29.273 --> 00:12:32.413
Man kann das heute, glaube ich, nicht mehr einfach so eins zu eins übernehmen.

00:12:32.413 --> 00:12:37.933
Getting Things Done funktioniert super, aber für die wenigsten Menschen wortwörtlich genommen.

00:12:38.673 --> 00:12:42.513
Und deshalb ist das hier wie eine weitere Entwicklung. Ich nehme die Philosophie

00:12:42.513 --> 00:12:45.593
von Getting Things Done und versuche, die auf die heutige Zeit zu übertragen.

00:12:46.033 --> 00:12:49.073
Wenn du die Methode nicht kennst, dann macht das auch nichts.

00:12:49.173 --> 00:12:52.593
Du kannst ja hier zuhören und bekommst dann schon die modernisierte Version

00:12:52.593 --> 00:12:55.613
oder die Blatter-Version davon, wie auch immer.

00:12:55.833 --> 00:12:59.233
Aber zuerst die Philosophie und die Grundlage und dann die Umsetzung,

00:12:59.413 --> 00:13:01.213
die ist dann eher einfach.

00:13:03.560 --> 00:13:06.800
Dann gibt es noch etwas Drittes, was ein System leisten muss.

00:13:07.100 --> 00:13:11.860
Wir hatten ja zuerst mal den Kopf dauerhaft entlasten, dann hatten wir zeigen,

00:13:11.980 --> 00:13:15.720
was als nächstes dran ist und das Dritte, was dein System leisten muss,

00:13:15.860 --> 00:13:20.520
es muss zwingend zu deiner eigenen Arbeitsweise passen.

00:13:21.220 --> 00:13:25.920
Und das ist das, was ich immer wieder hier in meinem Podcast betone.

00:13:26.140 --> 00:13:30.400
Es gibt ja nicht eine Blatter-Methode genau aus diesem Grund.

00:13:30.400 --> 00:13:34.580
Wir haben schon genug Methoden, GTD, Timeblocking, Eat the Frog,

00:13:34.720 --> 00:13:39.520
Ivy Lee Methode, Eisenhower Matrix, Kanban und mindestens noch 87 weitere.

00:13:39.900 --> 00:13:46.340
Alle sind gut, alle haben ihre Daseinsberechtigung, alle funktionieren für jemanden.

00:13:46.700 --> 00:13:53.500
Aber keine funktioniert für alle. Und keine funktioniert einfach so ohne Anpassung.

00:13:54.320 --> 00:13:58.100
Das Blöde ist aber, jetzt hören viele Menschen von einer Methode.

00:13:58.100 --> 00:14:00.020
Da nehme ich mich nicht ganz aus.

00:14:00.220 --> 00:14:04.400
Wir Podcaster und wir Content Creator sind da natürlich nicht ganz unschuldig.

00:14:04.500 --> 00:14:06.280
Wir sprechen über eine Methode.

00:14:06.640 --> 00:14:10.200
Viele Menschen übernehmen sie, genauso wie beschrieben, Punkt für Punkt,

00:14:10.280 --> 00:14:14.540
weil sie denken, oh, der hat darüber gesprochen und das hat er auch noch gezeigt in dem Video. Super.

00:14:14.980 --> 00:14:19.020
Und dann plötzlich kämpfen sie mit der Methode statt mit ihren Aufgaben.

00:14:20.016 --> 00:14:23.036
Ein kleines Beispiel. Ich habe einen fantastischen Kunden.

00:14:23.396 --> 00:14:27.436
Ich liebe die Zusammenarbeit mit ihm, weil er ist sehr offen und er will wirklich

00:14:27.436 --> 00:14:28.656
etwas verbessern und so.

00:14:28.856 --> 00:14:32.716
Es läuft nicht immer alles geradlinig, natürlich nicht, aber so ist natürlich das Leben.

00:14:32.916 --> 00:14:35.196
Aber es ist wirklich toll, mit ihm zusammenzuarbeiten.

00:14:35.496 --> 00:14:39.996
Und er arbeitet gerne und viel auf Papier, vor allem für Notizen zum Beispiel.

00:14:40.256 --> 00:14:44.536
Oder er denkt sehr gerne auf Papier, weil ihm das hilft, sich so zu strukturieren.

00:14:44.536 --> 00:14:48.456
Er liebt eigentlich sein Papier, obwohl er überhaupt keine Berührungsängste

00:14:48.456 --> 00:14:51.256
vor dem Digitalen hat. Im Gegenteil, da ist er auch unglaublich fit.

00:14:51.496 --> 00:14:54.616
Aber denken, schreiben, lieber auf Papier.

00:14:55.276 --> 00:15:00.276
Da ist ja eigentlich die logische Konsequenz, dass er seine To-dos auch auf Papier macht.

00:15:00.536 --> 00:15:05.196
Und bei der Planung funktioniert das teilweise zumindest, weil du musst dich

00:15:05.196 --> 00:15:06.676
entscheiden, was will ich heute machen.

00:15:06.916 --> 00:15:10.136
Dann schreibst du das auf und dann legst du den Zettel vor dir auf den Tisch

00:15:10.136 --> 00:15:14.096
und dann siehst du den ganzen Tag. Es funktioniert mehr oder weniger gut für ihn.

00:15:14.576 --> 00:15:18.716
Aber für die To-Dos, für die Aufgaben, funktioniert das hinten und vorne nicht.

00:15:19.536 --> 00:15:22.576
Jetzt hat er natürlich auch vom Bullet Journal gehört und von verschiedenen

00:15:22.576 --> 00:15:26.576
anderen Methoden, die man sehr gut auf Papier analog umsetzen kann.

00:15:26.756 --> 00:15:30.796
Und seine Überlegung war ja, wenn ich ohnehin gerne auf Papier arbeite,

00:15:30.856 --> 00:15:33.596
das liegt mir, das entspricht mir, dann ist es doch naheliegend,

00:15:33.656 --> 00:15:36.216
dass ich meine To-Do-Liste auch auf Papier mache.

00:15:37.400 --> 00:15:43.060
Das war aber ein kompletter Reinfall. Er hat sich in der kürzesten Zeit komplett

00:15:43.060 --> 00:15:45.740
verzettelt, im wahrsten Sinne des Wortes.

00:15:45.960 --> 00:15:50.560
Man kann eben auf Papier nicht einfach so Aufgaben hin und her schieben oder

00:15:50.560 --> 00:15:53.520
irgendein Dokument dranhängen oder was weiss ich.

00:15:53.600 --> 00:15:58.220
Das hat hinten und vorne nicht geklappt und ich habe ihn dann davon überzeugt,

00:15:58.280 --> 00:16:01.040
dass er mal vielleicht eine digitale Methode ausprobieren sollte.

00:16:01.040 --> 00:16:04.040
Ich habe ihm das gezeigt, wir haben das eingerichtet in einer App,

00:16:04.180 --> 00:16:06.460
die sehr zu ihm und seiner Denkweise passt.

00:16:06.680 --> 00:16:08.880
Und das Problem war gelöst.

00:16:09.300 --> 00:16:11.400
Aber diesen Sprung musst du hinbekommen.

00:16:11.920 --> 00:16:14.820
Ich habe andere Kunden, die haben genau die andere Richtung gemacht.

00:16:14.940 --> 00:16:18.940
Die haben alles Digitale probiert. Die neueste App, die beste Methode,

00:16:19.300 --> 00:16:23.260
das ausgefeilteste System, alles super, hat einfach nicht geklappt.

00:16:23.720 --> 00:16:28.420
Denen habe ich geholfen, sich auf Papier zu organisieren. Und das hat auch super funktioniert.

00:16:29.320 --> 00:16:33.340
Es gibt nicht die eine Methode, die für alle passt.

00:16:33.480 --> 00:16:36.900
Und es ist nicht einfach immer so naheliegend wie bei meinem ersten Kunden,

00:16:36.960 --> 00:16:39.080
der ja sowieso viel auf Papier gemacht hat.

00:16:39.160 --> 00:16:44.260
Da ist ja naheliegend, die To-Dos auch auf Papier zu verwalten und die Liste dort zu führen.

00:16:44.400 --> 00:16:47.520
Aber nein, das hat bei ihm hinten und vorne nicht geklappt.

00:16:47.740 --> 00:16:50.500
Und beim anderen Kunden, da hat das super funktioniert.

00:16:50.760 --> 00:16:52.760
Und das macht ja auch meinen Job so spannend.

00:16:53.040 --> 00:16:57.560
Es muss zu deiner Arbeitsweise passen. Und das ist das Ziel.

00:16:57.560 --> 00:17:02.620
Nicht das eleganteste System, nicht das modernste System, nicht die modernste,

00:17:02.960 --> 00:17:06.260
tollste App, über die im Moment gerade alle sprechen oder sowas.

00:17:06.680 --> 00:17:12.540
Nicht das methodisch reinste, sondern das, was du tatsächlich im Alltag auch benutzt.

00:17:13.000 --> 00:17:17.080
Und das bedeutet, du musst dich nicht einem System anpassen,

00:17:17.420 --> 00:17:18.520
sondern genau andersrum.

00:17:18.700 --> 00:17:21.480
Das System muss sich dir anpassen.

00:17:22.708 --> 00:17:27.628
Das klingt simpel, aber es bedeutet eben auch, dass du dir zuerst mal anschauen

00:17:27.628 --> 00:17:29.688
musst, wie du wirklich arbeitest.

00:17:29.808 --> 00:17:32.928
Nicht nur, welchen Job du machst, das weisst du hoffentlich,

00:17:33.268 --> 00:17:38.268
sondern wie du gerne arbeitest, wie du denkst, wie du funktionierst,

00:17:38.368 --> 00:17:42.048
wenn du irgendwann mal Dienstagnachmittag, 15 Uhr, 27,

00:17:42.508 --> 00:17:45.928
wie gehst du jetzt vor, wenn du dich für eine Aufgabe entscheidest.

00:17:47.328 --> 00:17:51.928
Und da hilft es dir nicht, dir zu überlegen, wie du gerne arbeiten würdest.

00:17:51.928 --> 00:17:55.948
Und es hilft dir nichts, wenn du so arbeiten möchtest, wie der YouTuber,

00:17:56.088 --> 00:17:58.668
dessen Video du gesehen hast, sondern du.

00:17:58.908 --> 00:18:00.808
Es kommt auf dich drauf an, wie

00:18:00.808 --> 00:18:05.508
du bist, wie dein Alltag ist und welche Situationen du wirklich auch hast.

00:18:07.188 --> 00:18:11.988
Ja, und da stellt sich natürlich unweigerlich die Frage, warum das so schwer ist.

00:18:13.088 --> 00:18:17.768
Eine To-Do-Liste, eine Aufgabenliste zu erstellen, das geht schnell.

00:18:18.308 --> 00:18:21.748
Hinsetzen, aufschreiben, fertig. Je nachdem, dauert es vielleicht ein paar Minuten,

00:18:22.008 --> 00:18:25.388
ein paar Stunden, je nachdem, wie aktuell du da bist. Aber das ist ja nicht das Problem.

00:18:26.008 --> 00:18:30.828
Ein gutes Aufgabensystem zu bauen, zu entwickeln, das braucht aber Zeit.

00:18:31.068 --> 00:18:32.968
Es braucht auch Reflexion.

00:18:33.268 --> 00:18:37.168
Es braucht auch Trial and Error. Mal schauen, okay, jetzt probiere ich das.

00:18:37.328 --> 00:18:41.088
Wie ist das? Ah, nein, das funktioniert nicht. Und dann eben wieder die Reflexion.

00:18:41.428 --> 00:18:45.448
Warum funktioniert es nicht? Und nicht einfach, ich habe die falsche App.

00:18:45.568 --> 00:18:48.508
Ich probiere mal To-Do-Is anstatt Microsoft To-Do oder sowas.

00:18:48.508 --> 00:18:50.708
Nein, es braucht eine Reflexion auf

00:18:50.708 --> 00:18:55.448
einer anderen Ebene und damit auch die Bereitschaft, ehrlich hinzuschauen.

00:18:55.648 --> 00:19:01.388
Es gibt keine Blaupause, keinen Blueprint, den du einfach übernehmen kannst.

00:19:01.528 --> 00:19:04.608
Es gibt kein System von der Stange, das für alle passt.

00:19:05.088 --> 00:19:09.668
Und das ist halt schwierig, weil dir jeder versucht, eine fertige Lösung,

00:19:09.888 --> 00:19:13.188
nämlich seine Lösung, die sowieso die beste ist, zu verkaufen.

00:19:14.183 --> 00:19:19.143
Und dieser Schritt ist entscheidend, diese Selbstreflexion, zu verstehen,

00:19:19.323 --> 00:19:23.443
wie man tickt, wie man arbeitet, was einem leicht fällt, was einem schwer fällt,

00:19:23.723 --> 00:19:26.383
wo man Struktur braucht, wo man Flexibilität braucht,

00:19:26.763 --> 00:19:30.963
wann man am produktivsten ist, wann man eher auf Autopilot läuft und so weiter.

00:19:31.503 --> 00:19:35.003
Da muss man sich mal die Zeit nehmen und sich die richtigen Fragen stellen.

00:19:35.523 --> 00:19:38.803
Natürlich kennst du dich ein Stück weit, aber es geht nicht um die Antworten,

00:19:38.883 --> 00:19:42.823
die offensichtlich sind, sondern es geht darum, ein bisschen tiefer einzutauchen.

00:19:43.123 --> 00:19:46.543
Genauso wie mit dem Kunden, von dem ich dir vorhin erzählt habe.

00:19:46.743 --> 00:19:53.283
Die logische Folge, der logische Schritt wäre doch gewesen, schreib deine Aufgabenliste

00:19:53.283 --> 00:19:55.783
auf Papier, wenn du ohnehin so gerne mit Papier arbeitest.

00:19:55.783 --> 00:20:01.243
Aber das hat nicht funktionieren können, weil ihr nicht so denkt und arbeitet.

00:20:01.483 --> 00:20:03.083
Und da muss man hinschauen.

00:20:03.543 --> 00:20:05.803
Das ist nicht immer ein angenehmer Schritt.

00:20:06.423 --> 00:20:11.203
Selbstreflexion ist nicht immer nur lustig. Es bedeutet, sich auch mal anzuschauen,

00:20:11.223 --> 00:20:14.563
was eben nicht funktioniert, wo man vielleicht nicht so gut ist,

00:20:14.923 --> 00:20:19.763
was immer wieder scheitert oder welche Muster sich immer wieder holen und so weiter.

00:20:19.763 --> 00:20:25.023
Und genau das ist der Grund, warum so viele immer wieder von vorne anfangen,

00:20:25.303 --> 00:20:27.943
aber am falschen vorne wieder anfangen.

00:20:28.143 --> 00:20:34.023
Bei der neuen App, bei der neuen Methode, neuer Versuch und nach ein paar Wochen gleiches Ergebnis.

00:20:35.003 --> 00:20:38.503
Nicht weil sie falsch liegen, nicht weil sie zu wenig Disziplin haben,

00:20:38.963 --> 00:20:40.963
sondern weil sich die Muster wiederholen

00:20:40.963 --> 00:20:44.983
und weil sie den Schritt der Selbstreflexion übersprungen haben.

00:20:44.983 --> 00:20:50.423
Sie gehen direkt zur Lösung, ohne das Problem wirklich sauber zu analysieren und zu verstehen.

00:20:51.968 --> 00:20:54.808
So sind wir halt. Wir sind Menschen, wir sind nicht perfekt.

00:20:54.968 --> 00:20:56.768
Und das ist ja auch okay, meine Güte.

00:20:56.808 --> 00:21:00.188
Wir sind keine Roboter und wir sind keine KI-Bots und Agents.

00:21:00.648 --> 00:21:04.568
Aber trotzdem lohnt es sich, einmal einfach innezuhalten.

00:21:04.768 --> 00:21:09.728
Und bevor du die nächste App ausprobierst, dich zu fragen, verstehst du wirklich,

00:21:09.908 --> 00:21:11.488
warum die letzte nicht funktioniert hat?

00:21:11.628 --> 00:21:15.568
Nicht technisch, nicht weil sie nicht hübsch war, nicht weil die Kategorien

00:21:15.568 --> 00:21:20.928
in den falschen Farben waren, sondern warum wirklich? Warum hat die letzte App

00:21:20.928 --> 00:21:23.428
die letzte Methode für dich nicht funktioniert?

00:21:25.823 --> 00:21:29.683
Ja, du siehst, diese Botschaft ist mir wichtig, weil ich einfach sehe,

00:21:29.763 --> 00:21:34.003
wie viele Menschen am falschen Ort anpacken und dann sehr frustriert sind und

00:21:34.003 --> 00:21:38.503
frustriert aufgeben, an sich zweifeln und am ganzen Zeitmanagement zweifeln.

00:21:38.643 --> 00:21:44.063
Und natürlich gibt es Fälle, da hilft dir ein besseres Zeitmanagement herzlich wenig.

00:21:44.403 --> 00:21:48.063
Auch jetzt wieder hatte ich eine Mail von jemandem, der hat geschrieben,

00:21:48.503 --> 00:21:55.243
im Schnitt sind immer vier seiner Mitarbeiter krank und es bleibt dann alles an ihm hängen.

00:21:55.243 --> 00:22:00.003
Und er hat dann im Prinzip den Job von mindestens vier, fünf Leuten und natürlich

00:22:00.003 --> 00:22:03.323
ist er am Abend komplett erschöpft und er hat keine Power mehr,

00:22:03.323 --> 00:22:05.903
um irgendwas Vernünftiges zu machen. Ist ja klar.

00:22:06.483 --> 00:22:09.363
Und dem habe ich auch zurückgeschrieben, du hast kein Zeitmanagement-Problem,

00:22:09.483 --> 00:22:12.683
du hast ein Ressourcen-Problem, das sich natürlich im Zeitmanagement zeigt.

00:22:12.803 --> 00:22:15.723
Aber trotzdem, du kannst es nicht über Zeitmanagement lösen.

00:22:15.903 --> 00:22:20.463
Das gibt es natürlich auch. Aber es wäre schade, wenn du einfach an dir und

00:22:20.463 --> 00:22:24.423
am Zeitmanagement zweifelst, nur weil du diesen Schritten, die ich heute beschrieben

00:22:24.423 --> 00:22:25.943
habe, ausgewichen bist.

00:22:26.623 --> 00:22:32.423
Lass mich deshalb zusammenfassen. Ein Aufgabensystem, das muss eigentlich nur drei Dinge leisten.

00:22:32.663 --> 00:22:37.663
Erstens, es muss den Kopf dauerhaft entlasten. Nicht einmalig, dauerhaft.

00:22:37.883 --> 00:22:42.543
Und das erfordert Vertrauen in das System, in dein System und das kommt durch

00:22:42.543 --> 00:22:43.883
Zuverlässigkeit und Pflege.

00:22:44.663 --> 00:22:47.743
Zweitens, es muss zeigen, was als nächstes dran ist.

00:22:47.943 --> 00:22:51.363
Nicht einfach nur erfassen, was existiert. Das wäre ein Duden,

00:22:51.583 --> 00:22:52.683
das wäre ein Telefonbuch.

00:22:52.863 --> 00:22:58.683
Nein, du brauchst ein System, das dir eben zeigt, was als nächstes dran ist,

00:22:58.863 --> 00:23:00.623
über Kontext, Struktur und Rhythmus.

00:23:01.143 --> 00:23:05.063
Und drittens, das System muss zu deiner Arbeitsweise passen.

00:23:05.243 --> 00:23:07.523
Nicht zur Methode, nicht zur App, sondern

00:23:07.523 --> 00:23:10.923
zu dir, deiner Arbeitsweise und letztendlich auch deinem Charakter.

00:23:11.643 --> 00:23:15.283
Weil das beste System ist immer das, das du tatsächlich nutzt.

00:23:15.283 --> 00:23:21.703
Und das alles aufzubauen, braucht Zeit, Reflexion und die Ehrlichkeit,

00:23:21.823 --> 00:23:28.283
sich selbst zu hinterfragen und sich selbst auch zu analysieren und anzuschauen.

00:23:30.055 --> 00:23:35.195
So, und damit danke ich dir, dass du mir heute zugehört hast und wir hören uns bald wieder.

00:23:35.395 --> 00:23:40.675
Bis dahin, nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder. Dein Ivan Blatter.