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Du trägst Verantwortung, aber hast nie Zeit? Im Zeitnutzer Podcast erfährst du, wie du durch strategisches Zeitmanagement von reaktivem Abarbeiten zu bewusstem Gestalten kommst. Statt oberflächlicher Produktivitäts-Hacks bekommst du hier Impulse, die dir helfen, die Kontrolle über deine Zeit zurückzuerobern und gezielt voranzukommen.
Für Selbstständige, Unternehmer und Führungskräfte, die nicht noch mehr tun, sondern endlich das Richtige tun wollen.
Getreu meinem Motto: "Nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder."
Hier ist Ivan Blatter, dein Begleiter für strategisches Zeitmanagement.
Hier findest du Klarheit, Fokus und Ruhe im Arbeitsalltag, damit du wieder führst,
statt getrieben zu sein.
Heute geht es um etwas, das du wahrscheinlich schon kennst, aber vielleicht
unterschätzt du, was es dich wirklich kostet.
Vor einigen Jahren hatte ich eine Phase, wo ich wirklich stolz auf mein Gedächtnis
war. Ich konnte mir wahnsinnig viel merken.
Kundenprojekte, Namen, Aufgaben, Ideen, alles im Kopf.
In der Zeit habe ich mich auch intensiv mit Memotechniken beschäftigt.
Und als ich zum Beispiel auf einer Veranstaltung war, ein Workshop,
den ich da mit organisiert hatte, damals war ich noch angestellt,
da habe ich mir vorher die Namensliste genommen und alle Namen auswendig gelernt.
Und jeder Teilnehmer musste seinen Namen nur einmal sagen und ich wusste ihn
auch über Monate oder noch länger.
Ich dachte, das sei effizient. Ich dachte, das zeigt, dass ich den Überblick habe.
Das Problem war, dass es relativ aufwendig war, sich das alles zu merken.
Memotechniken sind super und funktionieren, aber sie sind auch ein bisschen
aufwendig, um sie dann wirklich umzusetzen.
Und dann gab es noch was anderes.
Wenn ich alles im Kopf hatte, also auch Aufgaben, Ideen, Projekte und so weiter,
konnte ich nicht mehr abschalten.
Ich hatte ständig so ein Hintergrundrauschen von, das musst du noch,
das darfst du nicht vergessen und so weiter.
Und das kostet unglaublich viel Energie.
Genau das ist das eine Problem, wenn wir versuchen, unseren Kopf als Speicher zu nutzen.
Spätestens seit Getting Things Done GTD wissen das aber auch die meisten.
Falls du die Methode nicht kennst, ist auch nicht schlimm, aber falls du sie
kennst, dann weisst du, wovon ich spreche.
Das Problem ist nämlich, wenn du versuchst, alles im Kopf zu behalten, dann kostet das etwas.
Dann zahlst du eine Rechnung. Aber diese Rechnung, die ist eben nicht offensichtlich.
Du siehst sie nicht auf deinem Kontoauszug und auf deiner Kreditkarte.
Du bekommst keine Mahnung, wenn du sie nicht begleichst.
Aber du zahlst trotzdem. Jeden Tag.
Nämlich mit deiner Aufmerksamkeit, mit deiner Energie, mit deinem Fokus.
Vielleicht kennst du das auch. Du arbeitest motiviert und fröhlich an einer Aufgabe,
aber im Hintergrund läuft permanent so ein kleiner Film ab von all den anderen
Dingen, die du auch noch machen musst, die du nicht vergessen darfst und dann
noch die ganzen Einfälle, die du hast, weil du ja auch kreativ bist.
Und genau das sehe ich auch immer wieder in der Zusammenarbeit mit meinen Kunden.
Menschen, die wirklich kompetent und clever sind, die ein Business haben,
die erfolgreich sind, aber die ständig erschöpft sind, ohne genau zu wissen, warum.
Bitte nicht falsch verstehen, für Erschöpfung gibt es unglaublich viele Gründe
und jeder einzelne Grund muss genau angeschaut und vor allem ernst genommen werden.
Aber einer könnte tatsächlich auch da sein, wovon ich hier eben spreche.
Lass uns ein bisschen tiefer eintauchen und ich will dir zuerst mal zeigen,
was es dich wirklich kostet, wenn du versuchst, alles im Kopf zu behalten.
Der erste Kostenfaktor ist eben diese permanente Hintergrundbelastung.
Es gibt ja so einen schönen Effekt in der Psychologie, der heisst Zeigarnik-Effekt
und der besagt, unerledigte Aufgaben bleiben viel stärker im Gedächtnis als erledigte.
Das mag jetzt nicht die Erkenntnis des Jahrhunderts sein, aber trotzdem darf
man diesen Zeigarnik-Effekt durchaus auch ernst nehmen.
Der geht übrigens zurück auf eine russische Psychologin mit dem Namen,
dreimal darfst du raten, Zeigarnik.
Und der wurde vor knapp 100 Jahren nachgewiesen. Es ist allerdings ein bisschen
umstritten, ob es dieses Phänomen wirklich gibt.
Aber ist ja egal, wir arbeiten trotzdem damit, weil wir sind hier Pragmatiker
und wir sind hier keine Akademiker.
Also unerledigte Aufgaben bleiben viel stärker im Gedächtnis als erledigte.
Eben, das klingt ja eigentlich auch ganz praktisch, weil an die Erledigten muss
ich mich auch nicht erinnern, die sind ja erledigt.
Aber eigentlich ist es ungünstig.
Denn das heisst, solange etwas in deinem Kopf als offen markiert ist,
meldet es sich immer wieder.
Wie eine App auf deinem Smartphone, die dir permanent Benachrichtigungen schickt.
Und was das heisst, das kennst du ja von deinem Smartphone. Du sitzt also im
Meeting und plötzlich fällt dir ein, ach ja, ich muss ja noch den Steuerberater anrufen.
Du spielst mit deinen Kindern und plötzlich, habe ich die E-Mail an den Kunden
eigentlich abgeschickt?
Das kostet einfach nur Energie, ständig.
Die einzelne Erinnerung, die einzelne Benachrichtigung mag ja nicht mal so schlimm
sein, wenn es wirklich nur eine ist.
Aber es ist ja nicht nur eine, sondern es sind 2, 5, 10, 50, 100 pro Tag.
Und das summiert sich.
Viele wirst du vielleicht nicht mal so richtig bewusst wahrnehmen,
das poppt auf und ist schon wieder weg.
Und mit der Zeit gewöhnst du dich daran, irgendwann ist es normal geworden.
Das ist der erste Kostenfaktor, die permanente Hintergrundbelastung,
dieses Hintergrundrauschen.
Der zweite ist die Entscheidungsmüdigkeit.
Jedes Mal, wenn dein Kopf dich an etwas erinnern will, musst du eine Mikroentscheidung
treffen. Mache ich das jetzt, ja oder nein?
Falls nein, dann muss ich es mir weiter merken.
Diese Mikroentscheidungen sind winzig, aber auch sie summieren sich.
Am Ende des Tages hast du Hunderte davon getroffen und du merkst gar nicht,
dass deine Entscheidungsenergie aufgebraucht wird oder ist.
Die Entscheidungsenergie, die du hast, die Entscheidungskraft,
das ist wie jeder andere Muskel in deinem Körper auch.
Du kannst den natürlich belasten, aber wenn die Belastung zu groß ist,
dann ist er nicht mehr so kräftig.
Dann hast du irgendwann keine Kraft mehr eben.
Oder stell dir deine Entscheidungskapazität, deine Entscheidungsenergie als einen Topf vor.
Du hast jeden Morgen einen Topf voll Entscheidungsenergie.
Und für jede Entscheidung nimmst du dein bisschen heraus, hier mal einen Löffel,
da mal eine Tasse, da vielleicht sogar mal eine Pfanne.
Und irgendwann ist der Topf leer.
Und dann kommst du nach Hause und dein Partner fragt, was wollen wir heute essen?
Und du denkst nur, ich kann nicht mehr, ist mir völlig egal,
ich will nicht mehr, ich kann nicht mehr entscheiden.
Das ist kein Zufall, sondern das ist die Rechnung, die du eben tagsüber aufgebaut hast.
Und der dritte Kostenfaktor, das ist die blockierte Kreativität.
Und das ist natürlich auch fatal. Du hast ja eine Arbeit mit viel Verantwortung
und Verantwortung geht immer oder muss immer mit Kreativität Hand in Hand gehen.
Solange dein Kopf dann damit beschäftigt ist, sich an Dinge zu erinnern,
lose Enden festzuhalten, würde jetzt David Allen von GTD sagen,
dann kann er nicht das tun, wofür er eigentlich gemacht ist.
Zusammenhänge erkennen, kreativ sein, neue Ideen entwickeln,
strategisch denken und so weiter.
Und das sind doch genau die Dinge, die du als Selbstständiger,
als Unternehmer oder als Führungskraft brauchst.
Und genau die blockierst du, wenn dein Arbeitsspeicher voll ist mit,
oh, ich muss da noch Kaffee kaufen, oh, ich muss da noch die E-Mail an Lisa schreiben.
Der Kopf ist, bei den meisten Menschen, ein brillantes Werkzeug,
aber er ist bei keinem Menschen gut zum Speichern.
Er ist dafür da zum Denken, Nachdenken, Vernetzen, Kreativsein.
Und das kann er grossartig, aber nur, wenn er nicht vollgestopft ist mit eben diesen losen Enden.
Jetzt sagst du vielleicht, ja, aber ich schreibe doch Dinge auf.
Ich habe doch Notizen, ich habe Listen.
Und trotzdem funktioniert es nicht. Weshalb ist das eigentlich so?
Lass mich vier häufige Sabotage-Muster zeigen, die ich immer wieder sehe.
Bei Kunden, zum Teil auch bei mir selber, zum Glück eher in der Vergangenheit,
aber trotzdem, die so typischerweise auftreten.
Das Sabotage-Muster Nummer 1 ist natürlich zu viele Orte.
Du hast zwar eine Notiz-App, du hast eine To-Do-Liste, aber dann hast du noch
Post-its auf dem Schreibtisch, ein Notizbuch, vielleicht noch eine Sprachnachricht an dich selbst.
Ich glaube, bei WhatsApp kann man sich ja auch Sprachnachrichten selber schreiben oder schicken.
Oder du hast irgendeine spezielle App, du nutzt noch die Sprachmemo-App auf
deinem Smartphone und so weiter und so fort.
Zwei Probleme. Problem Nummer 1, bei jedem Einfall musst du zuerst überlegen, wo gehört das jetzt hin?
Direkt auf die To-Do-Liste in die Notiz-App, auf ein Post-It,
ins Notizbuch, wo gehört das jetzt eigentlich hin?
Und Problem 2, später, wenn du dann irgendwann mal deine Notizen abarbeiten
möchtest, falls überhaupt, dann hast du halt nicht einen Ort,
sondern 27 Orte und 13 davon hast du gar nicht mehr im Kopf,
da vergisst du reinzuschauen.
Die kleine Frage, wo gehört das jetzt hin, ist übrigens auch wieder so eine gefährliche Frage.
Die kostet dich auch jedes Mal ein paar Sekunden, ein bisschen Energie und auch Konzentration.
Und ab und zu mal kostet dich diese kleine Frage sogar die Idee.
Weil du denkst, ach komm, das schreibe ich jetzt nicht auf, das merke ich mir schon.
Kleiner Spoiler, nein, das tust du nicht, du merkst es dir eben nicht.
Du weisst vielleicht später noch, da war doch noch was, aber du hast keine Ahnung
mehr, welche geniale Idee das jetzt eben war.
Das ist das Sabotage-Muster Nummer 1 zu viele Orte.
Sabotage-Muster Nummer 2 ist zu komplizierte Systeme.
Ich staune immer wieder, ich begegne immer wieder Menschen, die haben sich wahnsinnig
ausgefeilte Systeme gebaut mit Kategorien, Tags, Farben, Prioritäten,
alles perfekt durchdacht.
Nur, ich frage mich dann immer, woher nehmen die die Zeit für sowas?
Weil der Nutzen ist ja überschaubar. Und dann vor allem sehe ich auch immer
wieder, dass das System so komplex ist, dass sie es nicht nutzen.
Weil es zu aufwendig ist, etwas schnell einzutragen.
Hier ist der Lackmustest eindeutig dein Urlaub.
Wenn du zwei Wochen im Urlaub warst und in deinem System nicht gearbeitet hast
und du kommst zurück und hast keine Ahnung mehr, was du jetzt wo findest oder
eintragen musst, dann ist das System zu komplex.
Genauso ging es mir übrigens vor ein paar Jahren, das war noch während der Covid-Zeiten,
als wir unser gesamtes Business auf Notion umgestellt haben.
Und das war genau das, was mir passiert ist.
Wir gingen zwei Wochen in den Urlaub, kamen zurück, haben in das Notion geschaut
und gedacht, hä, was muss ich jetzt, wo und warum und überhaupt?
Ein eindeutiges Zeichen, dass das System zu kompliziert war.
Nicht zu komplex, das braucht es vielleicht, aber zu kompliziert.
Und was passiert dann?
Dann passiert genau das, was eben nicht passieren sollte.
Du schreibst deine Idee, dein Einfall eben doch nicht auf, weil es zu mühsam ist.
Das beste System ist das, das du wirklich nutzt und nicht das,
das theoretisch zumindest am perfektesten wäre. Überhaupt nicht.
Und auch in der Fotografie, meinem Hobby, gibt es ja diesen Ausspruch,
die beste Kamera ist die, die du dabei hast. Da wird ja auch viel zu oft nach
der besten Kamera, die beste Qualität, das beste Objektiv etc. etc. gesucht.
Aber was nützt das alles, wenn du eine wunderbare Situation antriffst und deine
beste Kamera ist zu Hause im Schrank?
Und genau so ist es hier. Das beste System ist das, das du wirklich nutzt und
nicht das, das theoretisch perfekt ist oder wäre.
Sabotagemuster Nummer 3. Fehlendes Vertrauen.
Das ist vielleicht das grösste Problem neben der Verzettelung.
Du schreibst etwas auf, aber im Hintergrund weisst du, da schaue ich nie wieder rein.
Und wenn du dann dem System nicht zu 100% vertraust, behältst du es zusätzlich
oder stattdessen im Kopf. Dann hast du entweder doppelte Arbeit und doppelte
Belastung oder du hast es nicht aufgeschrieben und weg ist es.
Das ist ein bisschen wie ein Backup, das du nie testest. Irgendwann glaubst
du vielleicht nicht mehr dran oder wenn du es dann brauchst,
dann funktioniert es nicht.
Und dann habe ich noch ein viertes Sabotage-Muster, das passt perfekt zum dritten.
Nämlich eben, du hast vielleicht kein Abarbeitungsritual, du hast keinen guten Workflow.
Das kenne ich auch vom Sehen. Ich bin zum Glück davon nicht mehr betroffen.
Warum, sage ich dir nachher noch übrigens.
Viele Menschen sammeln und sammeln und sammeln und sammeln. Aber sie arbeiten nie ab.
Nach ein paar Wochen ist die Liste so voll, eine To-Do-Liste,
oder das Notizbuch so chaotisch, oder sie sind dermassen verzettelt,
dass sie komplett erschlagen sind.
Und dann, dann fangen sie von vorne an.
Neue Liste, neues Notizbuch, neue Versuch, neue App, gleiches Ergebnis.
Weil das Problem, das ist häufig gar nicht das Sammeln.
Das Problem ist fast immer das fehlende Ritual oder die fehlende Routine,
um eben regelmässig durch diese Notizen zu gehen und zu entscheiden,
was davon ist wirklich wichtig, was kann weg, was muss ich tun,
wo gehört das Ganze eigentlich hin?
Also sicher nicht in meinem Notizbuch, wo ich einfach die Dinge nur festhalte.
Und das ist der Workflow oder eben die Routine, die bei ganz,
ganz vielen Menschen leider fehlt.
Das waren diese vier Sabotage-Muster und vielleicht hast du dich in einem,
zwei, drei, vier wiedererkannt.
Aber das ist nicht weiter schlimm, weil die Erkenntnis ist doch immer der erste
Schritt zur Veränderung.
Und im Prinzip ging es mir ja genau gleich, allerdings ist das schon fast 20
Jahre her, weil dieses Buch Getting Things Done, von dem ich hier immer wieder
mal erzähle, das hat bei mir wirklich etwas verändert.
Und ein wichtiger Schritt ist eben das Sammeln von all diesen Einfällen.
Und das habe ich konsequent gemacht und seither habe ich das Problem im Griff,
weil ich nicht nur sammle, sondern eine gute Routine habe, das auch abzuarbeiten.
Ich hatte in den letzten Monaten nochmal einen zusätzlichen Aha-Moment,
nämlich ich nutze nur noch eine einzige Routine.
Früher hatte ich mehrere Eingänge. Zum Beispiel in meiner App für die To-Do-Liste
gibt es auch einen Eingang.
Ich hatte ein Notizprogramm für Ideen.
Manchmal habe ich auch ein Sprachmemo aufgezeichnet und so weiter.
Und dann ist mir genau das passiert, was ich vorhin auch angesprochen habe beim
Sabotage-Muster Nummer 1, zu viele Orte. Weil ich habe mich dann immer wieder
gefragt, soll ich das jetzt direkt auf die To-Do-Liste nehmen? Ist das eine Idee?
Soll das ins Notizbuch? Mache ich schnell eine Sprachmemo? Und so weiter.
Und diese kleine Frage hat mich gebremst. Auch wenn es nach einer Kleinigkeit klingt.
Manche Dinge habe ich dann trotzdem nicht sofort aufgeschrieben,
weil ich erst hätte überlegen müssen, wo jetzt schon wieder?
Oder die App, das Handy ist im Rucksack, dann komm ich, lass es.
Und dann habe ich etwas geändert. Ich nutze jetzt nur noch eine einzige App für alles.
Aufgaben, Ideen, Gedankenschnipsel, kurzfristige Notizen, Dinge,
die ich einfach nur gerade schnell mal aufschreiben will, damit sie nicht weggehen
und so weiter. Und der Effekt?
Eine wahnsinnige Entspannung. Und diese App, die habe ich auf dem Computer,
auf dem Smartphone und auf meiner Apple Watch.
Keine Frage mehr nach, wo soll ich das jetzt aufschreiben?
Keine Reibung mehr, wenn mir etwas einfällt, egal was, ich weiss genau,
wo es hingehört. Und ich kann sogar auch diktieren und dann habe ich dann eben
den Text, den ich da diktiert habe, auch einfach so da.
Das heisst, ich muss nicht mehr Sprachmemo und Notizprogramm nutzen oder sowas.
Und das hat bei mir wirklich einen grossen Unterschied gemacht,
obwohl ich vorher auch schon sehr gut organisiert war und vor allem,
und das ist ja der eigentliche Knackpunkt, und vor allem war ich vorher auch
schon sehr konsequent beim Abarbeiten bei dieser Routine.
Ja, seit ich diesen einzigen Ort nutze, habe ich diesen vollen Effekt erst gespürt.
Ja, wenn du aus dieser Episode hier nur drei Dinge mitnimmst,
dann sollten es diese drei hier sein.
Nein, noch eine Vorher, noch eine Sache Null sozusagen, die Grundlage.
Ich bin sicher, dass du davon schon gehört hast.
Entweder hast du es schon in meinem Podcast gehört oder vielleicht hast du es
schon mal irgendwo gelesen oder, oder, oder. Du kennst dieses Prinzip.
Dafür gratuliere ich dir. Das bringt dir aber nichts.
Wissen ist nicht Macht, sondern umgesetztes Wissen ist Macht.
Das heisst, Wissen alleine super bringt dir nichts. Du musst was daraus machen
und wirklich deinen Alltag ändern.
Das ist die Sache 0, die du mitnehmen solltest.
Dann die Sache 1, die ich dir mitgeben möchte, ist Reduziere Reibung radikal.
Die 3 R's. Reduziere Reibung radikal.
Ein Ort. Nicht drei, nicht fünf. Ein Ort. Und da hältst du alles fest. Das ist der Schlüssel.
Je einfacher es ist, etwas festzuhalten, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit,
dass du es auch tatsächlich machst.
Wenn du immer überlegen musst, wo was hingehört, ist das schon zu viel Reibung.
Das Prinzip heisst, sofort aus dem Kopf, sofort in den Eingang.
Nicht später, nicht, ich merke mir das noch schnell, sofort.
Wo dieser eine Ort ist, ist völlig egal, solange du etwas schnell notieren kannst.
Papierenstift? Kein Problem.
Eine schöne App auf dem Smartphone? Kein Problem, wenn du sie sehr schnell nutzen kannst.
Perfektion, die kommt dann später, beim Abarbeiten, aber sicher nicht beim Erfassen.
Zweite Sache, baue Vertrauen auf. Wenn du diesen einen Ort hast,
dem du vertraust, dann kannst du wirklich loslassen.
Denn du musst einfach wissen, was ich dort ablege, finde ich wieder.
Das ist nicht irgendwo verstreut über sieben Apps und 13 Notiztetel.
Es ist genau dort an diesem einen Ort und es ist immer dort.
Wenn es nicht da ist, dann existiert es nicht.
Und das erreichst du nur, wenn du diesen Ort eben sehr schnell nutzen kannst.
Nicht, wenn du zuerst den Computer hochfahren musst und OneNote starten musst
und weisst der Geier was.
Und das erreichst du nur, indem du regelmässig reinschaust.
Das ist und bleibt die Knacknuss. Du kannst den besten Eingang haben,
die beste App, das schönste Notizbüchlein.
Wenn du diesen Eingang nicht regelmässig prüfst und abarbeitest,
dann funktioniert das System nicht.
Vertrauen entsteht durch Wiederholung, durch die Routine, eben dass du weisst,
ich schaue da jeden Tag rein, ich arbeite das ab, ich entscheide, was damit passiert.
Dieser zweite Schritt, baue Vertrauen auf, der ist essentiell.
Das lohnt sich nicht nur, sondern wenn du den nicht ernst nimmst,
dann brauchst du auch keinen Ort, dann ist es völlig egal, was du machst,
dann ist sowieso Hopfen und Malz verloren, wie man bei uns hier sagt,
bei euch vielleicht auch. Also baue Vertrauen auf.
Dritte Sache, trenne sammeln und entscheiden. Ganz klassisch nach GTD.
Wenn dir etwas einfällt, schreibe es auf. Punkt.
Keine Diskussion, keine Kategorisierung, keine ist das wichtig genug,
wo gehört das später hin und so weiter.
All diese Entscheidungen triffst du später. In einem ruhigen Moment,
in einem bewussten Moment, wenn du dir eben Zeit nimmst, deinen Eingang abzuarbeiten,
durchzugehen und abzuarbeiten.
Das ist der Kern von, nutze den Kopf als Werkzeug, nicht als Speicher.
Nutze den Kopf zum Denken, aber nicht in dem Moment, wo die Idee kommt,
sondern in dem Moment, wo du dir bewusst Zeit dafür nimmst, eben zu entscheiden,
was mit der Sache zu geschehen hat.
Das macht einen riesen Unterschied.
Also, halten wir fest, dein Kopf ist wirklich kein guter Speicher.
Aber das grösste Problem ist nicht, dass du Dinge vergisst, das ist auch ein
Problem, aber es ist nicht das grösste.
Sondern das grösste Problem ist, was es dich kostet zu versuchen,
diese Dinge nicht zu vergessen. Und das ist ein Unterschied.
Es kostet dich Energie, Fokus, Kreativität. Und das sind alles Dinge,
die du als Unternehmer, Selbstständiger, als Führungskraft am meisten brauchst.
Die neue Lösung für dieses Problem ist nicht kompliziert, die ist sogar ausgesprochen
einfach. Sie braucht nur drei Dinge.
Erstens, weniger Reibung beim Erfassen. Weniger Reibung beim Erfassen.
Keine Reibung beim Erfassen. Ein Ort, nicht mehr.
Zweitens Vertrauen in dein System, das heisst, du musst es regelmässig nutzen.
Und drittens diese Routine zum Abarbeiten. Sammeln alleine reicht nicht,
sondern abarbeiten ist entscheidend.
Wenn du diese drei Prinzipien umsetzt, wirst du merken, dein Kopf wird freier.
Du kannst dich besser fokussieren.
Du hast wieder Kapazität für die wichtigen Dinge.
Und damit danke ich dir, dass du mir heute zugehört hast. Und bis wir uns wieder
hören, nutze den einen Ort, nutze deinen Kopf zum Denken und natürlich nutze
deine Zeit, denn sie kommt nie wieder. Dein Ivan Blatter.