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Hay reuniones que llevan tanto tiempo en el calendario que ya nadie recuerda para qué se crearon. Se mantienen por inercia, se cumplen como un rito y, al terminar, nadie ha decidido nada, aunque todos salgan con la sensación de haber trabajado.
Este episodio entra en esa zona incómoda en la que el tiempo más caro de una organización (el de varias personas reunidas a la vez) se gasta sin que nadie se atreva a preguntar lo más básico: ¿para qué nos estamos reuniendo?
A través de la historia de un responsable que descubrió que su problema no era de tiempo sino de propósito, exploramos la diferencia entre reunir e informar, entre estar presente y estar a medias, y por qué, a veces, el acto de liderazgo más útil no es convocar mejor una reunión, sino tener el valor de no convocarla.
Libro: https://club.inusual.com/101/
Microcurso: https://go.inusual.com/101/
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Creadores e invitados
¿Qué es CHANGELOG?
Bienvenido a CHANGELOG, el videocast de INUSUAL para quienes entienden que el cambio no es una opción, sino una constante. En cada episodio, exploramos cómo el cambio impulsa el desarrollo profesional y organizacional, ofreciendo reflexiones, aprendizajes reales y estrategias que te inspirarán a crecer como líder y transformar tu entorno.
A través de historias del proyecto INUSUAL, compartimos nuestra evolución desde los inicios hasta nuestra visión de futuro. Recordamos experiencias que nos han marcado, imaginamos lo que está por venir y desvelamos herramientas prácticas para afrontar los desafíos del cambio con confianza e innovación.
Este espacio está diseñado para quienes quieren convertir la incertidumbre en progreso, liderar con propósito y marcar una diferencia real en su vida y en sus organizaciones. Si te apasiona el crecimiento, este es tu lugar.
Hay una reunión que se repite cada lunes a las 9 de la mañana. Lleva años en el calendario, nadie recuerda quién la convocó. Nadie sabría decir exactamente para qué sirve en realidad esa reunión, pero ahí está, puntual, inamovible, como si se tratara de un mueble que forma parte del paisaje. La gente entra con el café en la mano, soplando, algunos abren el portátil y siguen respondiendo correos mientras otros hablan. 1 actualiza una hoja de cálculo, otra mira el móvil por debajo de la mesa, disimulando un poco, y durante 45 minutos, como mínimo, cada 1 cuenta lo que ha hecho la semana pasada, en voz un poco cansada todo se ha dicho, mientras los demás esperan su turno sin escuchar demasiado, sin prestar demasiada atención.
Pere Rosales:Al terminar, nadie ha decidido nada, nadie sale con algo distinto de lo que traía, pero todos vuelven a sus mesas con la sensación de haber trabajado. Esto le pasaba a un equipo que dirigía un responsable, al que vamos a llamar Jordi. Cuando me lo contó, lo hizo casi de pasada, estábamos hablando de otra cosa, de la falta de tiempo, de que el día no le daba para nada, que no le daba la vida para hacer cosas que él quería. En un momento soltó una frase que se le escapó casi sin pensar. Es que entre reunión y reunión no me queda hueco para trabajar.
Pere Rosales:Me quedé con esa frase. Entre reuniones, como si las reuniones fueran otra cosa distinta al trabajo, como si fueran un peaje que hay que pagar antes de poder hacer lo importante, lo que de verdad importa, lo que mueve la aguja. Le pregunté cuántas reuniones tenía a la semana, hizo el cálculo y le salieron 14. Le pregunté, entonces, algo más sencillo, de esas 14, Jordi, ¿cuántas terminan con una decisión clara? Se quedó pensando, tardó en responder, y al final dijo una cifra que a él mismo le sorprendió, 2, quizá 3.
Pere Rosales:Ahí estaba el problema, no tenía un problema de tiempo, tenía un problema de propósito. Porque lo que ocurre con las reuniones sin propósito es que no se notan, no duelen en el momento, no hacen ruido. Una reunión inútil no se parece a un error que es visible y que puede verse desde todos los ángulos. Se parece a una costumbre, y las costumbres no se cuestionan, se cumplen, por eso son costumbres. Convocamos por inercia, mantenemos en la agenda lo que llevaba tiempo ahí.
Pere Rosales:Reunimos porque toca, porque siempre se ha hecho así, porque cancelarla daría una sensación rara, como si dejáramos de hacer algo que es de verdad importante, llevamos mucho tiempo haciéndolo. Pero hay una pregunta que casi nunca nos hacemos antes de mandar la invitación, y es la única que importa, por lo menos desde mi punto de vista. ¿Para qué nos vamos a reunir. No qué temas vamos a tratar, quién va a venir, no qué puntos hay en el orden del día. ¿Para qué?
Pere Rosales:¿Qué tiene que ser distinto cuando la reunión haya acabado? ¿Cuál es la decisión que queremos tomar? ¿Qué cosa solo se puede resolver estando juntos y no de otra forma? Porque eso es clave. Una reunión solo se justifica cuando lo que va a pasar en esa reunión necesita que estemos varias personas a la vez, sincronizadas en todos los aspectos, pensando juntas, decidiendo juntas, resolviendo algo que por separado no se podría resolver igual de bien.
Pere Rosales:Iríamos email arriba, email abajo. Todo lo demás es información, y la información no necesita de una sala. Necesita de un buen mensaje, un documento, un canal, donde quede todo escrito y cada 1 pueda mirárselo cuando pueda. De hecho, puede ser un buen complemento a la reunión. Cuando reunimos para informar, estamos usando el tiempo más caro de la organización, el de varias personas a la vez, para hacer algo que se podría hacer de una forma mucho más económica.
Pere Rosales:Jordi hizo una prueba, cogió esas 14 reuniones y se preguntó, una por una, qué pasaría si dejaría de hacerla. Con algunas, la respuesta fue inmediata, no pasaría absolutamente nada, o incluso se ganaría tiempo. Eran reuniones que existían solo porque existían, porque llevaban ahí mucho tiempo. Con otras descubrió que el problema no era la reunión, sino que se mezclaban cosas. Estas son las más peligrosas.
Pere Rosales:Querían decidir, pero también querían ponerse al día y también comentar y también desahogarse, que apenas se ven. Y al mezclarlo todo, no hacían bien ninguna de las 3 cosas. Y con unas pocas sí que se dio cuenta de que tenían todo el sentido del mundo, porque allí se decidían de verdad cosas, se resolvían bloqueos, se alineaba a la gente que necesitaba mirarse a la cara para entenderse, y no andando mensaje a mensaje. Lo interesante es lo que pasó después. Jordyn no redujo las reuniones a la mitad de golpe, hizo algo más sencillo y, desde mi punto de vista, más inteligente.
Pere Rosales:Empezó a escribir en cada invitación una sola línea antes de convocar, una frase que respondía a una sola pregunta. ¿Qué tiene que haber cambiado cuando salgamos de esta reunión? Si no sabía contestarla, no la convocaba, y muchas veces, al intentar escribirla, se daba cuenta de que no hacía falta reunir a nadie. Bastaba con mandar un mensaje bien hecho. Eso cambió algo más profundo que su calendario.
Pere Rosales:Cambió la manera en que el equipo entraba a las reuniones que sí se hacía. Esto me lo contaba después. Porque cuando todos saben para qué están ahí, dejan de mirar el móvil, dejan de estar a medias, saben que su presencia tiene un sentido, que se espera algo de ellos, que aquello no es relleno. Una reunión con propósito se nota desde el primer minuto. La gente llega despierta, sabe a qué va, y sale habiendo movido algo.
Pere Rosales:Una reunión sin propósito, en cambio, también se nota, pero al revés. Se nota en la mirada apagada, en los portátiles abiertos, en la sensación de estar perdiendo algo que no se va a recuperar. Quizá merezca la pena mirar tu propia semana con esa pregunta delante. De todas las veces que vas a reunir a otras personas en una sala, ¿en cuántas sabrías decir en una sola frase que tiene que ser distinto cuando todos volváis a salir por la puerta? ¿Qué tiene que haber cambiado?
Pere Rosales:Y si no sabes responderla, tal vez no necesites una reunión. Tal vez lo único que necesitas es un poco más de valentía para no convocarla.