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Du trägst Verantwortung, aber hast nie Zeit? Im Zeitnutzer Podcast erfährst du, wie du durch strategisches Zeitmanagement von reaktivem Abarbeiten zu bewusstem Gestalten kommst. Statt oberflächlicher Produktivitäts-Hacks bekommst du hier Impulse, die dir helfen, die Kontrolle über deine Zeit zurückzuerobern und gezielt voranzukommen.
Für Selbstständige, Unternehmer und Führungskräfte, die nicht noch mehr tun, sondern endlich das Richtige tun wollen.
Getreu meinem Motto: "Nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder."
Hier spricht Ivan Blatter, dein Begleiter für strategisches Zeitmanagement.
Hier findest du Klarheit, Fokus und Ruhe im Alltag, damit du wieder führst,
statt getrieben zu sein.
Heute geht es um drei Engpässe, die dich 2025 vielleicht blockiert haben und
was du 2026 anders machen kannst.
Das neue Jahr ist noch jung und der Jahreswechsel ist ja so ein natürlicher Moment zum Innehalten.
Wenn du diese Folge nicht um den Jahreswechsel hörst, sondern vielleicht im
Sommer am Strand oder irgendwann im Herbst, macht das auch nichts,
denn es ist nie zu spät und nie zu früh zum Innehalten.
Beim Jahreswechsel nehmen sich aber viele Menschen etwas vor.
Neues Jahr, neues Ich, neues Leben, neue Vorsätze. Jetzt wird alles anders.
Aber ehrlich gesagt finde ich den Blick zurück häufig viel spannender.
Nämlich, was hat dich 2025 wirklich blockiert?
Und damit meine ich jetzt nicht fehlende Motivation oder zu wenig Disziplin,
sondern ganz konkrete Engpässe. Dinge, die immer wieder dazwischen kamen,
die dich ausgebremst haben.
Vielleicht hattest du ja gute Absichten. Garantiert hattest du gute Absichten.
Du wolltest vielleicht produktiver sein, fokussierter arbeiten,
aber irgendwie hat das nicht so geklappt, wie du dir das vorgestellt hast.
Und darum soll es heute gehen. Ich möchte mit dir drei Engpässe durchgehen,
die ich 2025 tatsächlich häufig bei meinen Kunden gesehen habe oder auch sonst
in Gesprächen und ganz ehrlich, ab und zu auch bei mir selbst.
Und dann schauen wir uns an, was du eben 2026 anders machen kannst.
Also lass uns direkt da einsteigen mit dem Engpass Nummer 1.
Kein Energiemanagement. Ja, ich weiss, ich werfe hier immer mit dem Stichwort
strategisches Zeitmanagement herum, aber da steckt ja unglaublich viel mehr
dahinter, die Themen, die vielleicht eher aus dem Selbstmanagement kommen,
wie eben auch das Energiemanagement.
Wir planen vielleicht unsere Zeit, aber nicht unsere Energie.
Der Kalender ist voll, du hast Meetings, Aufgaben, Projekte,
alles super durchgetaktet.
Aber trotzdem bist du ständig erschöpft.
Morgens bist du schon müde, abends bist du ausgelaugt.
Ja und wichtige Projekte, die bleiben blöderweise liegen.
Nicht weil du keine Zeit hast oder so, sondern weil dir letztendlich die Kraft fehlt.
Theoretisch hast du vielleicht sogar Zeit für eine wichtige Aufgabe,
aber du starrst trotzdem nur auf den Bildschirm und kriegst einfach nichts auf
die Reihe. Du bist durch.
Und nicht, weil es irgendwie schon 22 Uhr ist oder so, manchmal auch schon um
15 Uhr oder schon um 11 Uhr.
Und dann fühlst du dich ziemlich sicher auch noch schuldig, weil jetzt hätte
ich doch Zeit für diese wichtige Aufgabe.
Und genau das sehe ich eben immer wieder im Zeitmanagement.
Vielleicht ist der Begriff auch irreführend. Ich habe ja meine Mühe mit dem
Begriff Zeitmanagement, aber ich nutze ihn halt, weil er sehr anschlussfähig ist.
Aber Zeitmanagement verführt uns, uns wie Maschinen zu behandeln.
Acht Stunden Arbeit gleich acht Stunden volle Power gleich acht Stunden Leistung.
Aber natürlich funktioniert das so nicht. Das muss ich dir nicht erzählen.
Die eine Energie, die schwankt. Sie hat Rhythmen. Sie braucht oder wir brauchen auch Regeneration.
Zeitmanagement ohne Energiemanagement ist wie ein Auto mit einem klaren Plan,
wo es hin will, aber mit leerem Tank. Du kommst nirgendwo hin.
Also, was kannst du in diesem neuen Jahr anders machen?
Erstens, mach mal einen Energieaudit. Beobachte dich mal eine Woche lang.
Vieles weisst du natürlich schon intuitiv, aber geh dem richtig nach,
nämlich wann hast du wirklich viel Power?
Wann bist du kreativ und fokussiert? Und wann bist du einfach nur noch am Funktionieren?
Bei den meisten Menschen ist es so, morgens läuft es am besten,
auch bei Nachtmenschen übrigens, weil auch die sind morgens am ausgeschlafensten und am frischesten.
Also morgens läuft es bei den meisten am besten.
Nachmittags, besonders nach dem Essen, kommt oft ein Tief und abends geht vielleicht
noch mal was oder vielleicht am späteren Nachmittag.
Aber letztendlich ist das sehr individuell und bei jedem anders.
Finde deinen Rhythmus heraus. 2.
Leg deine wichtigen Aufgaben in deine Hochzeiten.
Klingt simpel, nicht wahr?
Aber die meisten machen es trotzdem nicht. Die meisten von uns lassen sich vom
Kalender diktieren, wann was zu tun ist.
Und dann verschwendest du vielleicht deine beste Zeit mit E-Mails oder Routineaufgaben.
Dreh das um. Schütze deine Powerzeiten für Dinge, die wirklich zählen.
Ja, ja, das geht nicht jeden Tag. Vielleicht hast du halt ein super wichtiges
Meeting zu einer Zeit, wo du keine Power hast.
Aber ich bin sicher, du hast mehr Spielraum, als du dir vielleicht eingestehst.
Und vielleicht legst du auch bewusst deine Powerzeiten oder deine Aufgaben nicht
auf deine Powerzeiten, sondern etwas anderes.
Klingt jetzt blöd, aber ich mache dir ein kleines Beispiel. Du weisst ja,
ich bin ein ausgesprochener Morgenmensch und theoretisch könnte ich morgens
kurz nach dem Aufstehen so richtig was wegarbeiten, weil da habe ich so richtig
Lust und Power und alles. Aber da mache ich meinen Sport.
Und ich habe das irgendwann mal erkannt und habe gedacht, ist eigentlich blöd.
Du verschwendest deine wertvollste Zeit mit der meisten Power an den Sport.
Und wenn du doch dann arbeiten würdest und dann zum Beispiel am Nachmittag oder
nach dem Mittagessen, wenn du ein Loch hast, wenn du dann zum Sport gehst,
das wäre doch viel effizienter. Habe ich probiert?
War eine Katastrophe. Nach dem Mittagessen gehe ich gar nicht,
weil dann verdaue ich, dann will ich nicht Sport machen.
Vor dem Mittagessen ist auch eine blöde Idee, dann ist mein Studio voll.
Und rein von der Biologie her habe ich mal herausgefunden, dass 17 Uhr die beste
Zeit ist für mich, um Sport zu machen. Aber ich kann mich dann nicht mehr aufraffen.
Vielleicht bin ich gerade irgendetwas am Erledigen, will etwas noch fertig machen,
vielleicht bin ich auch einfach müde und 17 Uhr, Studio ist wieder voll.
Es ist nicht meine Zeit zum Sport machen.
Es stimmt, eigentlich sollte ich morgens früh nach dem Aufstehen direkt eine
wichtige Aufgabe erledigen, Aber ich muss dann meinen Sport machen,
weil sonst mache ich ihn gar nicht.
Also, lege deine wichtigen Aufgaben in deine Hochenergiezeiten,
aber bedenke auch die Konsequenz, weil irgendwas anderes ist ja da schon.
Und wenn du das verschiebst, dann kann es unter dem Strich vielleicht doch nicht so gut rauskommen.
Dritter Gedanke, Pausen sind keine Zeitverschwendung, sondern eine Investition.
Wenn du durchpowerst ohne Pause, dann sinkt deine Leistung. Du machst mehr Fehler,
brauchst länger und die Qualität leidet.
Kurze Pausen, wirklich nur kurz fünf Minuten, reichen oft und geben dir Energie
zurück. Das lohnt sich wirklich.
Und vierter Tipp, identifiziere deine Energiefresser.
Wer oder was zieht dich runter? Bestimmte Meetings, Multitasking,
bestimmte Menschen, ständige Unterbrechungen. Was ist es?
Schau dir das an und überleg, wie du das reduzieren kannst.
Vielleicht kannst du bestimmte Meetings kürzer machen oder anders strukturieren
oder gar kein Meeting machen, sondern das Ganze irgendwie asynchron regeln.
Vielleicht brauchst du auch feste Fokuszeiten, in denen dich niemand stört.
Energiemanagement ist kein Luxus, sondern er ist die Grundlage dafür,
dass dein Zeitmanagement überhaupt funktioniert.
Dann kommen wir zum Engpass Nummer 2 und das ist Unsicherheit.
Ich glaube 2025 war geprägt von wirtschaftlichen und politischen Unsicherheiten
und es war nicht immer ganz einfach, denn Unsicherheit, die lähmt uns oder macht
uns extrem hektisch oder beides gleichzeitig.
Im Prinzip habe ich zwei Reaktionen beobachtet. Entweder jemand verfällt in
eine Art Schockstarre, er wartet ab, macht nichts, weil er sich vielleicht denkt,
warum soll ich überhaupt planen und mich organisieren? Es kommt ja eh alles anders.
Oder dann gibt es die andere Fraktion, die wird dann hyperaktiv.
Die versucht dann, alles auf einmal zu machen, alle Szenarien abzudecken,
sich gegen alles abzusichern.
Beides völlig verständlich, aber beides kostet dich Fokus.
Du checkst vielleicht ständig die News, du grübelst über Worst-Case-Szenarien,
du bist im Kopf überall, aber nicht bei dem, was du gerade tust.
Tja, und dann wunderst du dich, warum du nicht vorankommst.
Vielleicht hast du das 2025 gemerkt, je unsicherer die Welt wurde,
desto reaktiver wurdest du.
Du hast auf alles reagiert, aber selbst wenig bewegt.
Das Problem ist, glaube ich, auch ein bisschen die Wahrnehmung.
In meinem Zeitnutzer-Club hatten wir auch das Thema Arbeiten im Nebel.
Da ging es auch um diese Unsicherheit und ein Mitglied hat etwas sehr Schlaues
gesagt. Er hat gesagt, er glaube nicht, dass die heutigen Zeiten unsicherer
sind, sondern die Dynamik ist eine ganz andere.
Und wenn wir zurückblicken, zum Beispiel ins Jahr 2019, haben wir ziemlich sicher
das Jahr auch als relativ unsicher empfunden.
Dabei war das eines der sichersten Jahre, das wir in unserer Lebenszeit bis
jetzt erlebt haben, weil danach, danach, da ging es so richtig ab.
Die Sache ist Unsicherheit, die können wir nicht kontrollieren.
Die Welt ist unsicher, das war sie schon immer und das wird sie auch immer bleiben.
Aber wie wir damit umgehen, das können wir sehr wohl beeinflussen.
Die externe Unsicherheit sollte nicht zu interner Orientierungslosigkeit führen.
Ich habe ja mein Business so 2008 ungefähr so richtig gestartet.
Und weisst du noch, was so 2008, 2009 war?
Wirtschaftskrise, Immobiliengeschichten und diese Dinge. Super Zeitpunkt,
um anzufangen. Aber ich bin immer noch da.
2026 und ich bin immer noch da. Es gab eine extreme externe Unsicherheit,
aber irgendwie habe ich dann trotzdem Orientierung gefunden.
Und ich glaube, das ist die Frage.
Was kannst du 2026 anders machen?
Wenn man sich so überlegt, dieses Jahr wird vermutlich nicht sicherer,
sondern die Unsicherheit bleibt oder wird grösser, wie auch immer.
Aber was kannst du bei dir anders machen? Und das Schöne ist,
wir alle, du, ich, alle, sind bereits Experten im Umgang mit Unsicherheit.
Denk nur an das Jahr 2020 und 2021 zurück, an die Pandemie, Covid-19,
an die Corona-Pandemie.
Ich habe in meiner Lebenszeit, glaube ich, keine unsicherere Zeit erfahren als damals.
Niemand wusste, wie es weitergeht. Niemand wusste, ich wusste zumindest nicht,
wie es in meinem Business weitergeht. Ich hatte auch Angst um meine Eltern und
um andere Menschen, die mir sehr wichtig waren oder immer noch sind natürlich und so weiter.
Das war für mich die unsicherste Zeit, die ich jemals in meinem Leben erlebt habe.
Aber ich habe ein paar Dinge gemacht. Ich habe ein paar Dinge gemacht, die mir gut tun.
Ich habe versucht, mit dieser Unsicherheit umzugehen und im Rückblick muss ich
sagen, es lief nicht so schlecht.
Ein paar Dinge gingen in die Hose, muss man auch ganz klar so sagen.
Ein paar Dinge würde ich nicht mehr so machen, aber trotzdem.
Und das ist bei dir genauso. Du bist schon Experte im Umgang mit Unsicherheit.
Spätestens 2020, 2021 musstest du das lernen.
Aber lass uns das ein bisschen konkreter machen. Erstens, versuch zu unterscheiden,
was du beeinflussen kannst und was eben nicht.
Sie ist eine alte Weisheit, ja, aber sie ist trotzdem gut und mächtig.
Du kannst nicht beeinflussen, was die Wirtschaft macht oder was die Politik
macht oder was irgendwelche gewählten Präsidenten in anderen Ländern tun und so weiter.
Aber du kannst beeinflussen, wie du deinen Tag strukturierst,
welche Prioritäten du setzt, wie du mit deinen Kunden kommunizierst,
wie du mit deiner Energie umgehst, siehe Engpass 1 und so weiter.
Konzentrier dich auf deinen Handlungsspielraum.
Zweitens, feste Strukturen sind häufig ein Anker in unsicheren Zeiten.
Wenn die Welt da draussen chaotisch ist oder du sie als sehr unsicher empfindest,
dann brauchst du in dir Innenklarheit.
Vielleicht eine kleine Morgenroutine, die dir hilft oder vielleicht hilft es
dir Tagebuch zu schreiben oder du hast einen festen Wochenrhythmus oder du hast
ein System, das dich eben trägt.
Das gibt dir Stabilität, auch wenn rundherum alles wackelt.
Drittens, begrenze deinen News-Konsum ganz bewusst.
Ich sage nicht, dass du die Augen verschliessen sollst. Und je nach Job,
den du hast, ist das natürlich etwas schwieriger.
Aber ständig News zu checken, das bringt dir nichts. Außer du bist Journalistin oder so.
Das macht dich eigentlich nur nervös und lenkt dich ab von den Dingen, die dir wichtig sind.
Natürlich darfst du News konsumieren, aber nicht ständig.
Setz dir doch einfach mal feste Zeiten, an denen du dich informierst.
Und vielleicht ist es so schlicht und einfach wie früher.
20 Uhr, Tagesschau. 20.15 Uhr, da war man durch damit.
Dazwischen haben wir doch nichts mehr gehört oder gelesen. Bei uns in der Schweiz
ist es immer halb acht, halb acht bis zehn vor acht oder sowas. Dann kommt das Wetter.
So, das ist dann die Zeit, zu der sich viele Menschen informieren.
Und wenn es hochkommt, dann lesen sie am nächsten Tag noch die Zeitung und das war es dann.
Vielleicht ist das gar nicht mal so ein schlechter Rhythmus.
In jedem Fall bin ich ziemlich sicher, dass dieser Rhythmus völlig reicht.
Und viertens, Klarheit im Inneren schafft Ruhe, trotz Chaos im Aussen.
Je klarer du weisst, was dir wichtig ist, wofür du stehst, was du erreichen
willst, desto weniger lässt du dich vom Aussen auch durcheinander bringen.
Das ist nicht irgendwie esoterisch, das ist ganz, ganz praktisch.
Wer seine Prioritäten kennt, lässt sich nicht von jedem Wind umwerfen.
Das war der zweite Engpass. Tja, und dann fehlt noch der dritte Engpass Nummer
drei. Auch einer, den ich 2025 immer wieder angetroffen habe und der ist kein System.
Das sieht man in meinem Zeitnavigator wunderbar. Viele haben Tools,
viele haben vielleicht Methoden, aber kein System, sondern halt Flickwerk.
Eine App hier, ein Notizbuch da, eine To-Do-Liste dort, eine tolle Methode hier und so weiter.
Aber nichts greift ineinander. Du bist vielleicht ständig am Optimieren,
probierst das nächste Tool aus, die nächste Methode, hoffst auf den ultimativen
Tipp, der all deine Probleme löst.
Das geht aber nicht. Es wird nicht besser. Und weisst du warum?
Weil das Problem weder die App, noch das Tool, noch die richtige Methode ist.
Ein System ist mehr als ein Tool oder eine Methode.
Ein System ist, wie die Dinge zusammenspielen, wie du Aufgaben erfasst,
wie du entscheidest, was wichtig ist, wie du Dinge terminierst,
erledigst und am Ende reflektierst.
Das ist ein System, ein Prozess, ein Workflow, wie auch immer.
Aber ohne System bist du selbst das System.
Das heisst, du musst ständig daran denken, ständig entscheiden,
ständig improvisieren. Und das ist anstrengend. Ich sehe das immer wieder.
Kluge, fähige Menschen, die einfach keine Struktur haben.
Und dann laufen sie ihren Aufgaben hinterher, vergessen wichtige Dinge,
fühlen sich überfordert.
Nicht mal unbedingt, weil sie zu viel zu tun hätten, sondern eher,
weil sie kein System haben, das sie trägt.
Was kannst du also 2026 anders machen?
Erstens, such nicht noch ein Tool, sondern etabliere ein System.
Frag dich doch mal, wie laufen bei mir die Dinge ab?
Wo landen eigentlich neue Aufgaben? Wie entscheide ich eigentlich, was wichtig ist?
Wo steht, was ich diese Woche machen will? Und wie reflektiere ich, ob ich auf Kurs bin?
Das sind die Fragen, die zählen und nicht, was ist das beste Tool?
Welches ist die beste und neueste Methode? sind Nebenfragen oder meistens sogar komplett unwichtig.
Zweitens, leg feste Abläufe für wiederkehrende Entscheidungen fest.
Du brauchst nicht jeden Tag neu zu entscheiden, wann du E-Mails zum Beispiel
checkst oder wann du deine Planung machst, sondern mach doch daraus einfach Routinen.
Das spart Energie, siehe Engpass Nummer 1, und schafft eben auch Struktur.
Drittens, definiere klare Orte für alles. Wo landen Aufgaben?
Wo landen Ideen? Wo stehen Projekte?
Wenn du drei verschiedene Orte hast, dann verlierst du den Überblick.
Ein System bedeutet, alles hat seinen Platz und du weisst, wo du was findest.
Und das machst du doch im, jetzt hätte ich fast gesagt, im echten Leben.
Das machst du doch in deinem privaten Alltag auch.
Ich bin ziemlich sicher, dass die meisten, nicht ganz alle, dessen bin ich mir
sehr bewusst, Aber ich bin mir ziemlich sicher, dass die meisten,
die diese Folge hier jetzt sich anhören,
einen Platz haben für den Schlüssel zum Beispiel oder für das Portemonnaie oder
wo sie ihren Rucksack hinliegen oder sowas.
Und wenn der Schlüssel mal nicht da liegt, dann bricht Panik aus. Oh, ist der Schlüssel?
Oh Mist, wo habe ich den hingelegt? Habe ich den verlegt? Habe ich den verloren?
Um Gottes Willen, wo ist mein Schlüssel?
Aber wenn alles seinen Platz hat und du weisst, wo du was findest,
dann gibt es Ruhe, dann gibt es eben Sicherheit.
Und viertens, mach die wöchentliche Reflexion zu einem festen Bestandteil.
Einmal die Woche. Das ist eine der Perlen von Getting Things Done GTD.
Diese Methode, die ich immer so in einem Nebensatz wieder mal fallen lasse,
das ist eben dieser Wochenrückblick.
Ich selber habe mir das immer auf Freitag eingetragen als wiederkehrende Aufgabe.
Ich mache es nicht immer Freitag. Manchmal will ich einfach dann auch fertig
machen und die Woche abschliessen. Dann mache ich Samstag oder Sonntag.
Aber ich mache es in jedem Fall.
Schau dir einfach mal an. Was lief gut? Was lief nicht gut? Was nehme ich mit
in die nächste Woche? Sowas.
Wie du deinen Wochenrückblick gestaltest und was du da alles aufnimmst,
das ist erstens individuell. und zweitens, da gibt es keine allgemeine Empfehlung,
es muss zu dir und zu deinem System passen und es ist auch irgendwo egal.
Hauptsache, du machst den Bogen von der alten Woche zur neuen Woche.
Und das ist dann eben auch ein Hebel, mit dem du dein System immer besser machst.
Es gibt dir auch Klarheit.
Ein System, das dich dann eben trägt, auch wenn 2026 garantiert wieder unsicher wird.
Ja, fassen wir zusammen. 2025 bin ich immer wieder auf drei zentrale Engpässe gestossen.
Erstens fehlendes Energiemanagement. Zeit allein reicht nicht,
du brauchst auch Energie.
Zweitens Unsicherheit. Externe Faktoren dürfen nicht zu deinen internen Problemen werden.
Und drittens kein System. Eine Struktur, ein System, das trägt,
ist wichtiger als jedes Tool. Und das Schöne ist, alle drei kannst du 2026 angehen.
Nicht perfekt, nicht sofort, aber Schritt für Schritt.
Fang klein an, schau wo dein grösster Engpass ist und setze da an.
Und dann gehst du weiter. Und du weisst ja, ich habe ja ein paar Angebote in
meinem Angebot, ein paar tolle Dinge in meinem Angebot, die dir genau dabei helfen.
Es kommt nur darauf an, das Richtige herauszufinden. Aber schau dich auf meiner
Webseite um, ich verlinke nochmal die Angebotsseite in den Shownotes und wenn
du Hilfe brauchst, da wirst du definitiv fündig.
In jedem Fall danke ich dir, dass du dir diese Episode hier angehört hast.
Ich hoffe, nein, ich bin sicher, du nimmst heute etwas mit, das dir hilft,
deinen Alltag klarer und gelassener zu gestalten.
Bis bald und vergiss nicht, nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder. Dein Ivan Blatter.