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Du trägst Verantwortung, aber hast nie Zeit? Im Zeitnutzer Podcast erfährst du, wie du durch strategisches Zeitmanagement von reaktivem Abarbeiten zu bewusstem Gestalten kommst. Statt oberflächlicher Produktivitäts-Hacks bekommst du hier Impulse, die dir helfen, die Kontrolle über deine Zeit zurückzuerobern und gezielt voranzukommen.
Für Selbstständige, Unternehmer und Führungskräfte, die nicht noch mehr tun, sondern endlich das Richtige tun wollen.
Getreu meinem Motto: "Nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder."
Hallo, hier ist Ivan Blatter, dein Begleiter für strategisches Zeitmanagement.
Hier findest du Klarheit, Fokus und Ruhe im Arbeitsalltag, damit du wieder führst,
statt getrieben zu sein.
Heute möchte ich mit dir darüber sprechen, worüber man eigentlich selten spricht,
oder zumindest ich nicht.
Vielleicht ist das so eine Deformation professionell, wie wir in der Schweiz
sagen, also so eine beruflich bedingte Deformation sozusagen.
Nämlich, ich möchte mit dir über das sprechen, was passiert,
wenn dein Aufgabensystem wirklich sitzt.
Nicht, wenn du gerade eines aufbaust, nicht, wenn du noch kämpfst,
sondern, wenn es einfach irgendwann da ist und seinen Job macht.
Im Hintergrund, ohne viel Getöse.
Ja, als Mentor und Coach helfe ich meinen Kunden natürlich, erst überhaupt so weit zu kommen.
Und wenn jemand das alles schon hat, dann ist er nicht mein Kunde.
Weil, warum auch? Wenn ja alles gut funktioniert. Aber trotzdem ist es manchmal
wichtig, sich mal zu überlegen, weshalb sollten wir uns denn überhaupt auf diesen
Weg begeben, weshalb ist es so wichtig und was habe ich am Schluss.
Und ich will dir das an einer Kleinigkeit sagen, weil es sind wirklich diese
Kleinigkeiten, Dinge, die einfach plötzlich gut laufen und die du vielleicht
bewusst gar nicht so wahrnimmst.
Das ist wie wenn du einen Schmerz hast, sagen wir mal, im Knöchel links und
den spürst du natürlich.
Aber wenn der weg ist, dann spürst du den nicht mehr und erinnerst dich, da war doch nochmal was.
Aber irgendwie ist das schon vergessen.
Und genauso ist es eben auch hier. Wir vergessen manchmal, warum wir das Ganze machen.
Und wenn wir es dann haben, dann sind es vielleicht so kleine Einsichten, die man plötzlich hat.
Und da will ich dir eben, wie gesagt, einen Moment, eine konkrete Situation
aus meinem Alltag schildern, wo mein Aufgabensystem nicht mein Leben verändert hat, überhaupt nicht.
Aber es war ein kleiner und spektakulärer Moment, etwas Leises,
als mir nämlich auffiel, dass ich gar nicht mehr ans Geschäft und an meine Aufgaben dachte.
Und zwar war das ein verlängertes Wochenende. Ich habe von meinem Chef am Freitag
und am Montag frei bekommen und habe vier Tage lang fotografiert und diverse andere Dinge gemacht.
Jetzt kennst du die Situation natürlich, bevor du in den richtigen Urlaub fährst.
Das ist meistens der Moment, wo man seine Aufgaben im Griff hat.
Man schafft alles, was man unbedingt noch bis zum Urlaub tun muss.
Alles andere delegiert man oder man weiss, man kann es jetzt für zwei Wochen liegen lassen.
Das ist eigentlich der Moment, wo die meisten Menschen die beste Übersicht haben.
Deshalb habe ich hier dieses Beispiel nur vom verlängerten Wochenende gewählt.
Und da war es so einfach. Als ich mir überlegt habe, will ich diesen Freitag
und kommenden Montag frei machen, genügte mir ein Blick, um entscheiden zu können, ja oder nein.
Zufällig hatte ich an beiden Tagen auch keinen Termin. Das kam natürlich auch
noch dazu, wobei ich Montag so gut wie nie Termine habe, aber am Freitag eben schon.
Also der Blick in den Kalender hat mir schon gezeigt, ja, das dürfte gehen.
Und dann ein Blick auf die Aufgabenliste und ich wusste, es geht.
Ich habe genug Zeit, um alles vorher erledigen zu können und direkt danach folgt
nichts, was jetzt irgendwie passiert.
Irgendetwas, was am Dienstag um 8 Uhr hätte fertig sein müssen.
Und als ich dann am Dienstag wieder mit der Arbeit begann, irgendwie halb neun
oder sowas, da war ich sofort wieder drin.
Ein Blick auf die Aufgabenliste und ich war wieder drin.
Das war kein grosser Moment. Ich habe zumindest keine Fanfarenklänge gehört,
es war kein Durchbruch, es war keine Erleuchtung, kein «Ah, jetzt habe ich es!» Nix.
Es war leise, fast unauffällig, so als wäre plötzlich ein Geräusch weg,
das vorher immer da war und erst durch die Stille ist mir überhaupt aufgefallen, dass es je da war.
Stell dir vor, du bist in einer Bar mit Freunden, ihr habt einen tollen Abend.
Irgendwann gehst du nach Hause, trittst auf die Strasse und merkst,
Mann, war das laut in dieser Bar. Das ist ja furchtbar.
Und genau so ging es mir. Ich konnte einfach sagen, ich mache das jetzt einfach und fertig.
Und das ist ja das Bemerkenswerte an dieser ganzen Sache.
Ich rede ja im Zeitmanagement ständig über die Schmerzpunkte,
die volle Liste, das Gefühl, nie fertig zu sein, dass ich müsste mal,
dass einem noch um 22 Uhr im Kopf herumgeistert, besonders wenn du selbstständig oder Unternehmer bist.
Und das ist ja auch richtig, weil das ist die Realität, in der viele Menschen
stecken, Tag für Tag, Jahr für Jahr.
Aber was wir eben viel zu selten beschreiben, ist, wie es sich anfühlt,
wenn das alles weg ist. Wenn wir aus der Bar kommen und wenn es so still ist.
Oder wenn es sehr leise geworden ist.
Weil das Gegenteil vom Chaos ist ja nicht einfach noch mehr Produktivität,
sondern es ist etwas ganz, ganz anderes.
Im Zeitmanagement ist es doch so. Die Leute, die fangen an, an ihrem System
zu arbeiten. Und das ist richtig.
Sie bauen etwas auf, sie halten durch, sie erwarten eine bestimmte Veränderung.
Und dann kommt etwas ganz anderes.
Das, was die meisten erwartet haben, war wahrscheinlich, ich werde mehr schaffen,
ich werde produktiver, ich werde endlich die 200 offenen Themen abarbeiten,
die ich seit Monaten mitschleppe oder vor mir herschiebe.
Das ist doch das, was man sich vornimmt, wenn man an seinem System arbeitet.
Aber was wirklich passiert, ist etwas ganz anderes. Plötzlich merkt man,
dass man nicht mehr so viel zu tragen hat.
Und genau das ist der Punkt, um den es mir heute geht.
Das ist doch das eigentliche Geheimnis eines funktionierenden Aufgabensystems.
Und ich glaube, das wird in anderen Podcasts, in anderen Büchern,
in anderen Trainings selten so klar gesagt.
Ein gutes Aufgabensystem, das kauft dir nicht unbedingt mehr Zeit,
sondern es kauft dir einen freien Kopf mehr.
Und diese Veränderung, das ist die grösste Veränderung, die wirklich passiert,
das ist nicht, dass du etwas Neues plötzlich hast, sondern etwas ist weg, was vorher da war.
Es ist die Abwesenheit von etwas anderem, von diesem permanenten Hintergrundrauschen,
dieses «habe ich etwas vergessen» Gefühl,
dieses Aufschrecken mitten in der Nacht um zwei Uhr nachts, weil dir plötzlich
eine Mail einfällt, die du noch nicht geschrieben hast oder eine Zusage,
die du fast verpasst hättest.
All das verschwindet. Vielleicht nicht komplett, okay, aber wesentlich in grossen Teilen.
Und plötzlich ist da Platz, plötzlich ist da Luft, wovor kein Platz und keine Luft war.
Und dieser Platz, diese Luft ist das eigentliche Ergebnis, wenn du so willst,
das eigentliche Geschenk.
Ja, lass mich das etwas konkreter zeigen.
Denn kopffrei, das klingt zunächst mal ziemlich abstrakt und wenn du eben Getting
Things Done kennst, das ist ja da auch ein wesentlicher Teil,
dass man eben alles aufschreiben sollte, damit eben der Kopf frei wird und mehr
Raum, mehr Luft zum Denken hat.
Aber was heisst denn das konkret? Was ändert sich wirklich? Was spürst du? Was siehst du?
Ich will dir das an vier Ebenen zeigen. Auf allen Ebenen verschiebt sich etwas,
wenn du ein System hast, das wirklich sitzt und für dich funktioniert.
Und ich bin ziemlich sicher, dass du bei jeder dieser Ebenen ein Stück wiedererkennst.
Vielleicht bist du ja schon da auf einer gewissen Ebene oder vielleicht spürst
du, was dich erwartet, wenn du das erreichst.
Die erste Ebene, das ist das, was sich eben im Kopf ändert.
Also dieses Grübeln. Dieses Grübeln hört auf. Nicht komplett.
Aber dieses spezifische Arbeitsgrübeln, das dich sonst bis in den Schlaf begleitet,
das wird schon deutlich, deutlich leiser. Warum?
Weil du weisst, dass alles aufgehoben ist. Du bist dir sicher.
Es ist dieses Gefühl von Sicherheit, dass alles am richtigen Platz ist.
Und wenn dir mal am Sonntagnachmittag etwas einfällt, dann weisst du,
das ist an einem Platz und der Platz ist nicht mein Kopf.
Ich kann das loslassen, ich kann am Montag schauen.
Natürlich, wenn es eine neue Idee ist, dann ist es etwas anderes,
aber wenn dir am Sonntagnachmittag einfällt, oh, am Montag muss ich ja noch,
dann kannst du loslassen.
Und damit kommt etwas Zweites einher.
Vertrauen, Sicherheit. Du fängst an, deinem System zu vertrauen.
Und das wird häufig sowas von unterschätzt. Vertrauen ins System heisst nicht,
dass du irgendwie die Macht abgibst oder die Fäden loslässt oder sowas,
sondern es heisst, dass du nicht mehr wachen Auges prüfen musst,
ob du etwas übersehen hast.
Du, dein Kopf, dürfen ausschalten, weil du, weil dein Kopf weiss,
das System hat übernommen.
Und das führt dann zum dritten Punkt auf dieser Ebene. Klarheit.
Du weisst, was heute dran ist. Nicht, weil du alles im Kopf hast,
sondern weil du einen Ort hast, an dem das sichtbar ist.
Und das ist genau das, was ich mit der kleinen Story mit meinem verlängerten
Wochenende versucht habe zu erzählen.
Ich habe vorher sehr schnell schauen können, was steht an. Und wenn ich zurück
war, wusste ich sofort, was ist heute dran?
Und ist dieses verlängerte Wochenende überhaupt möglich? Und das ist ein riesiger
Unterschied zu dem Gefühl, morgens aufzuwachen und zu denken,
wo fange ich bloß an und womit und warum und so weiter und so fort.
Klarheit, Vertrauen, Sicherheit.
Die zweite Ebene, was sich im Alltag ändert.
Hier wird es so richtig konkret. Hier spürst du plötzlich die Veränderung.
Der erste Punkt, es gibt einen Feierabend.
Das heisst, du arbeitest nicht einfach, bis du nicht mehr kannst und bis du
erschöpft bist, sondern du arbeitest bis zu einem bestimmten Punkt und dann hörst du auf.
Und dieser Punkt, der ist nicht willkürlich. Er ergibt sich,
weil du weisst, was heute fertig werden sollte.
Und wenn das fertig ist, dann ist fertig.
Natürlich kannst du auch mal ein bisschen länger arbeiten, kein Problem.
Aber es gibt einen ganz klaren Schluss.
Das klingt irgendwie selbstverständlich. Aber wenn du ehrlich bist,
dann ist Feierabend doch oft gar kein Zustand, sondern nur eine Uhrzeit.
Du bist nach Hause gegangen, aber im Kopf warst du noch im Büro.
So in dieser grauen Zone, du warst nicht mehr im Büro physisch, gedanklich schon.
Aber du warst auch nicht zu Hause bei der Familie, weil du eben im Kopf noch im Büro warst.
Mit einem funktionierenden Aufgabensystem ändert sich das. Feierabend wird zu Feierabend.
Der zweite Punkt, Pausen ohne schlechtes Gewissen.
Du weisst, du bist dir sicher, dass du vorankommst. Du weisst,
dass die wichtigen Dinge laufen.
Und deshalb darfst du auch mal eine Pause machen, ohne dass dich gleich die
Schuld überfällt. Und das ist eine grosse Sache.
Das merkt man oft erst, wenn du das mal machst.
Das können kleine Pausen im Laufe des Tages sein, das kann eine Mittagspause
sein oder das kann eben mal ein
mehr oder weniger spontanes verlängertes Wochenende sein, so wie bei mir.
Da habe ich mich, glaube ich, eine Woche vorher dafür entschieden,
weil ich gedacht habe, hey, ich bin auf Kurs, alle Ampeln stehen auf grün,
ich mache jetzt einfach dieses verlängerte Wochenende.
Und vor allem, ich wusste, dass es so ist, ich sah es. Das war nicht nur ein
Gefühl oder eine Hoffnung, ich wusste es.
Und der dritte Punkt, Projekte bewegen sich.
Das ist natürlich schon sehr, sehr sichtbar. Projekte, die seit Monaten irgendwie
so halbfertig sind, die kommen plötzlich an.
Nicht, weil du jetzt doppelt so schnell arbeitest oder irgendwie doppelt so
produktiv wärst oder sowas, sondern weil du nicht mehr ständig zwischen 20 offenen
Themen hin und her springst.
Du hast einen Ort, der dir zeigt, wo du dran bist und dann arbeitest du das ab, Stück für Stück.
Und dann gibt es noch einen vierten Punkt. Du entscheidest bewusst statt reaktiv.
Du lässt dich nicht mehr von jedem E-Mail pingen, von jedem hast du kurz Zeit,
von jedem spontanen Einfall komplett aus der Bahn werfen, sondern du prüfst
ganz bewusst, ob das jetzt wirklich Priorität hat.
Und wenn nicht, dann wandert es wohin? Ins System.
Und du arbeitest weiter an dem, was dran ist. Das ist eine Riesenveränderung.
Es gibt noch eine dritte und eine vierte Ebene. Die dritte Ebene,
das ist das, was sich in deiner Energie ändert.
Und das ist ein Punkt, der kommt ja im Zeitmanagement häufig zu kurz.
Nämlich, abends sind wir ja häufig komplett leer. So richtig, richtig leer.
Nur noch Couch, kein Gespräch mehr, keine Lust auf irgendwas.
TV-Delirium oder Netflix-Delirium oder wie auch immer.
Und das hast du jetzt nicht mehr. Das ist eine riesige Veränderung. Was passiert da?
Eigentlich ist es ganz einfach. Ballast. Der ganze mentale Ballast,
der vorher den ganzen Tag an dir gezerrt hat, ist weg.
Diese unnötigen Steine in deinem Rucksack sind plötzlich weg.
Dieses ständige, ich müsste noch, ich habe noch, verdammt, was war nochmal? Das kostet Energie.
Mentale Energie. Das ist mentaler Ballast. und das wird häufig unterschätzt,
weil es irgendwo so im Hintergrund läuft.
Es ist immer nur so ein Gedanke, oh Mist, ich müsste noch und sowas und weg ist er.
Aber das kostet, das geht so richtig an die Substanz.
Und wenn das wegfällt, dann merkst du auf einmal, dass du abends nicht mehr
komplett auf dem Hund bist, nicht mehr ganz am Boden bist, sondern plötzlich hast du wieder Lust.
Lust auf Dinge, auf einen Spaziergang, auf ein Gespräch, auf ein Hobby,
das du seit Monaten nicht mehr gepflegt hast, weil du dachtest, du hättest keine Zeit.
Dabei war es das gar nicht. Du hattest keine Energie mehr.
Und der Montag, der wird auch anders. Nicht wie so ein Berg,
der auf dich zubewegt und du denkst schon, um Gottes Willen,
wie soll ich das schaffen, sondern es ist einfach ein Tag.
Ein ganz normaler Tag mit Aufgaben, klar, mit Engagement natürlich,
aber nicht mit einem Erdrutsch, der dich komplett überrollt und den du dann
wegräumen musst, bevor du überhaupt anfangen kannst.
Und dann gibt es noch die vierte Ebene, nämlich was sich langfristig ändert.
Und jetzt wird es wirklich interessant. Ich glaube, das habe ich über alle vier
Ebenen gesagt, aber es ist wirklich interessant.
Weil das, worüber ich jetzt spreche, das passiert nicht von heute auf morgen.
Das passiert nicht, wenn du das neue Tool endlich gut eingerichtet hast.
Das passiert auch nicht in einem Monat. Das braucht Zeit, vielleicht ein paar
Monate, vielleicht auch länger.
Aber es wird passieren, wenn das System sitzt und du dran bleibst.
Deine Identität verändert sich nämlich. Nicht als ganze Person, keine Angst.
Deine Familie wird dich schon noch kennen, aber ein Stück weit verändert sich deine Identität.
Du wirst langsam Schritt für Schritt zu jemandem, der das schafft, was er sich vornimmt.
Und das ist ein riesiger Unterschied, weil wir ja oft, sogar jahrelang,
jahrzehntelang mit dem Gegenteil leben.
Ich nehme mir was vor, ich schaffe es halb, Ich bin enttäuscht,
ich nehme mir neu etwas vor und so weiter.
Und das ist ein Kreislauf, der im Kopf wirklich etwas anrichtet.
Das nagt am Selbstvertrauen jede Woche ein kleines Stücklein.
Und wenn dieser Kreislauf plötzlich weg ist, wenn der bricht,
dann verändert sich etwas ganz, ganz Tiefes.
Du traust dich vielleicht an Größeres, an Projekte, die du vorher nicht angefasst
hättest, weil sie zu viel Kopf gebraucht hätten.
Oder du traust dich an Ziele, die dir vorher zu riesig vorkamen,
weil du weisst, ich kann das. Mein System trägt das.
Ich muss das nicht alles im Kopf ausmachen. Ich habe ein System.
Und dann machst du dir plötzlich Platz für das Wichtige. Es klingt so wie ein
Marketing-Spruch, ich weiss. Aber es stimmt trotzdem.
Wenn all das Kleine seinen Platz hat, dann wird auf einmal Raum frei für die
Dinge, die eben wirklich zählen.
Für deine Familie, für dein Lieblingsprojekt, für dein Hobby,
für die stillen Stunden, in denen du mal wieder etwas durchatmen kannst,
wieder etwas denken kannst, nachdenken kannst, was länger als drei Minuten dauert.
Und das bringt mich zu dem, was ich dir wirklich heute mitgeben möchte oder
hoffentlich schon ein Stück weit mitgegeben habe.
Wenn du jetzt gerade dabei bist, dein Aufgabensystem aufzubauen oder wenn du
vielleicht einen Rückschlag hast oder wenn du dir nicht sicher bist,
ob sich das überhaupt lohnt, dann möchte ich sagen, doch, es lohnt sich.
Und zwar nicht, weil du dann am Ende 10% mir schaffst. Das ist gar nicht der Punkt.
Das kann auch sein, aber das ist nicht der Punkt. sondern weil sich etwas Grundlegendes,
ganz Grundsätzliches verändert.
Auf allen vier Ebenen, die ich angesprochen habe. Im Kopf wird es leiser,
im Alltag kommt der Feierabend zurück, in der Energie hast du plötzlich wieder
Luft und langfristig wirst du zu jemandem,
der seine Zeit gestaltet, statt von ihr getrieben zu werden.
Die Arbeit an deinem System ist nicht Arbeit gegen etwas. Sie ist Arbeit für
etwas, für einen Zustand, den viele gar nicht mehr kennen und der eigentlich,
eigentlich der Normalzustand sein sollte oder wäre.
Und das Schöne ist, diese Veränderungen, die kommen schichtweise, nicht alle auf einmal.
Ein Stück Kopffreiheit, dann ein Abend, der anders war, dann eine Woche,
die sich anders anfühlt, dann ein Projekt, das du plötzlich einfach abschließt,
obwohl du dich vor drei Monaten noch nicht herangetraut hast.
Und irgendwann merkst du, ah ja, ah, ha, so geht es auch.
Deshalb bleib dran, auch wenn es manchmal zäh wirkt, auch wenn du denkst, es bewegt sich nichts.
Doch, es bewegt sich. Nur oft an einer Stelle, auf die du jetzt gerade nicht schaust.
Vielen Dank, dass du mir heute zugehört hast. Ich bin sicher und ich hoffe es
für dich, dass du heute etwas mitnimmst.
Ein bisschen Treifen, ein bisschen Motivation, ein bisschen Feuer dran zu bleiben.
Irgendetwas, das dir hilft, deinen Alltag klarer und gelassener zu gestalten.
Bis bald und vergiss nicht, nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder. Dein Ivan Blatter.