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Dein To-Do-System sabotiert dich und zwar jeden Tag ein kleines bisschen. Nicht, weil du zu wenig diszipliniert bist, sondern weil du nur auf der operativen Ebene arbeitest. Eine To-Do-Liste allein reicht nicht. Was du brauchst, ist ein System, das deine Aufgaben mit deinen Zielen verbindet.
In dieser Folge spreche ich darüber, warum eine übervolle Liste kein Problem ist, solange du das Richtige tust. Ich zeige dir, welche typischen Saboteure dein Aufgabenmanagement lahmlegen – vom Sammelmonster über den Kontrollfreak bis zum Visionär ohne Kompass – und wie du sie erkennst.
Das Ziel ist klar: Du sollst wieder führen statt getrieben zu sein. Dafür brauchst du keine neue App, sondern einen besseren Bauplan. Ich erkläre dir, wie du mit drei einfachen Routinen mehr Fokus und Klarheit in deinen Alltag bringst.
Wenn dich dein To-Do-System stresst, liegt das Problem nicht an der Liste, sondern an der fehlenden Verbindung zwischen deinen Aufgaben und deinen Zielen.
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Hallo, hier spricht Ivan Blatter, dein Begleiter für strategisches Zeitmanagement. Hier findest Du Klarheit, Fokus und Ruhe im Arbeitsalltag, damit Du wieder führst, statt getrieben zu sein. Heute zeige ich dir, warum dein To do System dich sabotiert. Ich mache jetzt diesen Job seit 17 Jahren, seit 2008 und in all dieser Zeit habe ich nicht einen einzigen Kunden getroffen, der keine To do Liste führt. Jeder hat irgendeine Form der Aufgabenliste, sei es auf Papier oder vielleicht sogar nur im Kopf.
Ivan Blatter:Letzteres ist definitiv die schlechteste aller Möglichkeiten. Oder sei es in einem ausgefeilten Tool oder, oder, oder. Die Frage ist doch nicht, ob du eine Aufgabenliste hast, ob du eine To do Liste hast, sondern die Frage ist, ob dir dein To do System wirklich hilft oder ob es dich ausbremst. Und wenn du jetzt genau zugehört hast, hast du vielleicht bemerkt, dass ich plötzlich nicht mehr von To do Liste, sondern von To do System gesprochen habe. Weil ich glaube, das ist 1 der Probleme, 1 der Dinge, die uns bei der Erledigung der Aufgaben sabotieren kann, nämlich dass wir kein System haben, sondern einfach nur eine Liste.
Ivan Blatter:Das ist 1 von vielen Problemen, die wir irgendwie in den Griff bekommen müssen. Ja, und du kennst das wahrscheinlich. Deine Liste wird ziemlich sicher voll sein und dann ist der Tag vorbei. Und das Gefühl bleibt, du hast nichts Wichtiges erledigt. Und da hilft dir nicht eine Liste raus, sondern eben nur ein System.
Ivan Blatter:Schau, in meinen Vorträgen und in meinen Workshops zeige ich gerne ein Bild, das ich mithilfe 1 KI zusammengebastelt habe. Klammerbemerkung, das war ein ziemlicher Kampf und ein ziemlicher Krampf, bis es einigermaßen akzeptabel war. Aber die Idee ist folgende. Du siehst da einen Mann am Boden knien mit einem Mob in der Hand und der versucht verzweifelt, das Wasser, das auf dem Boden ist, eben aufzuwischen. Wo kommt das Wasser her?
Ivan Blatter:Oben aus dem Waschbecken Und das Waschbecken, das läuft einfach über und es läuft über und es läuft über. Und genauso verhalten wir uns im Alltag. Wir versuchen, das Wasser verzweifelt aufzumobben, aber es wird immer mehr und immer mehr, kommen aber nicht auf die Idee, aufzustehen und einfach mal den Wasserhahn zuzumachen, damit nicht ständig neues Wasser aus dem Waschbecken heraus tropft. Und genauso ist doch unser Alltag. Da versuchen wir, eine noch bessere To do Liste zu machen.
Ivan Blatter:Wir versuchen, eine noch bessere Methode zu finden. Wir probieren es mit dem Bullet Journal und mit GTAD und mit Freestyle und mit Meister Geier was. Aber wir kommen nicht auf die Idee, eine Stufe höher zu gehen und zu schauen, ob wir vielleicht die Ursache beseitigen können, weshalb wir eben in dieser Misere drinstecken. Wir kommen nicht auf die Idee aufzustehen und einfach mal den Wasserhahn zu schließen. Und deshalb ist nicht die To do Liste das Problem.
Ivan Blatter:Auch nicht du bist das Problem, sondern dein System ist falsch aufgebaut oder du hast vielleicht gar kein System. Und das ist der Grund, weshalb dich deine To do Liste in dein To do System sabotiert, nämlich weil du vielleicht gar kein System hast oder weil Du dir ein System aufgebaut hast, das eigentlich gegen dich arbeitet. Und heute, heute will ich dir zeigen, wie Du deine To do Liste wieder auf deine Seite holst. Ganz grundsätzlich, du brauchst kein neues Tool. Das ist die gute Nachricht oder vielleicht die schlechte, je nachdem, wie du tickst, aber du brauchst definitiv kein neues Tool, egal was du hast.
Ivan Blatter:Sofern du deine To dos nicht einfach im Kopf versuchst zu organisieren, brauchst du kein neues Tool. Du hast ein total zerfleddertes altes Notizheft? Kein Problem, es genügt. Du hast das beste und tollste und teuerste Tool auf der ganzen Welt? Kein Problem, das funktioniert.
Ivan Blatter:Du hast irgendein extrem mühsames und langsames und umständliches CRM- oder Ticketing System. Kein Problem, auch das kann funktionieren, wobei wir dann hinten raus bei der Effizienz vielleicht bisschen Schwierigkeit bekommen. Aber all das funktioniert. Du brauchst kein neues Tool, Du brauchst einen besseren Bauplan. Das Problem bei diesem sabotierenden System oder meinem System, das nicht funktioniert oder nicht das Problem, vielleicht die Symptome, wie du erkennst, dass du wirklich auch in dieser Falle steckst, als ob du das nicht schon längst wüsstest, aber so Symptome sind, die Liste wächst schneller, als sie schrumpft.
Ivan Blatter:Ich weiß nicht, ob das wirklich ein Symptom ist oder einfach eine natürliche Entwicklung der To do Liste. Das ist gut möglich. Ich glaube, das Problem ist eher, wenn du keine Zeit hast, die wirklich wichtigen Aufgaben, die dich vorwärts bringen, nicht zu erledigen. Eine lange To do Liste ist nie ein Problem. Es ist egal, ob du 200 Aufgaben draufstehen hast, 500 oder 1000, das ist völlig egal.
Ivan Blatter:Solange du wichtige Aufgaben erledigt bekommst, die einen Unterschied machen, ist das egal. Und sofern es dir gelingt, immer nur einen Teilausschnitt von diesen 1000 Aufgaben zu sehen, dann ist es auch nicht mehr so überfordernd. Ich glaube, ich habe auf meiner To do Liste irgendwo zwischen 300 und 400 Aufgaben stehen und das überfordert mich ganz genau 0. Weil ich niemals diese 400 Aufgaben auf einen Schlag sehe, sondern nur die Aufgaben, die ich jetzt gerade sehen muss. Weiteres System 1 Systems, das dich sabotiert, ist, verschieben wird zur Gewohnheit.
Ivan Blatter:Ich unterscheide ja zwischen aufschieben und verschieben. Aufschieben ist, Du willst etwas nicht machen, obwohl Du es müsstest und machst etwas anderes, etwas weniger Wichtiges. Halt eben nicht die Steuererklärung, sondern Du putzt deine Scheiben oder so was. Verschieben ist grundsätzlich ein legitimes Mittel im Zeitmanagement. Du entscheidest dich nämlich bewusst, jetzt mach ich nicht das, was hier aufm Zettel steht, sondern ich verschiebe das auf morgen, weil ich jetzt etwas Wichtigeres plötzlich habe.
Ivan Blatter:Dann ist es okay. Sobald aber dieses Verschieben zur Gewohnheit wird und zum Standardmodus Operandi, dann ist es ein Problem. So wandern Aufgaben Tag für Tag weiter. Das klarste Symptom ist natürlich, wenn wichtige Aufgaben liegen bleiben. Vielleicht sind es sogar wichtige Aufgaben ähnlicher Art, die immer wieder liegen bleiben, aber in jedem Fall, wenn wichtige Aufgaben liegen bleiben, dann hast du ein Problem.
Ivan Blatter:Dringendes frisst Wichtiges. Dann hast du ein Problem. Oder wenn du eine sehr hohe kognitive Last hast, also wenn du sehr viel Zeit aufwenden musst, den Überblick zu behalten oder überhaupt zu gewinnen und dadurch natürlich weniger Zeit hast, die Aufgaben zu erledigen. Und das ist dann so ein Paradoxon. Je mehr organisiert du bist, je komplexer du versuchst, deine Organisation aufzubauen, weil es ist so viel und so weiter, desto unfreiiger fühlst du dich.
Ivan Blatter:Das sind alles so Symptome oder Zeichen, woran du merken kannst, irgendwas ist nicht gut. Dein System produziert Arbeit, aber es reduziert sie nicht und das ist definitiv ein Warnsignal. Oder genauso schlimm, dein System bringt dir nichts. Du hast zwar eine nette To do Liste, aber sie hilft dir nicht, im Alltag die Aufgaben schnell, zeitnah, stressfrei, gezielt und vor allem die wichtigen Aufgaben zuerst zu erledigen. Das sind so Warnsignale, Symptome 1 Systems, das dich dann eben eher sabotiert, als dass es dir hilft.
Ivan Blatter:Und das ist genau das Problem. Wir tänzeln hier auf der operativen Ebene herum und versuchen das irgendwie zu lösen, indem wir halt die überfälligen Aufgaben in Rot und Fett hinschreiben und denken, ja, dann sehe ich sie eher, dann mache ich sie eher oder plötzlich mit Prioritäten anfangen und mit Emojis und weiß der Geier was. Das ist alles gut und nett, aber das schwebt im komplett luftleeren Raum, solange du keine Strategie hast, solange Du das Übergeordnete nicht siehst. Oder anders gesagt, Aufgaben, die beantworten ja nur das Was. Aber wir brauchen doch auch noch das Warum oder das Wozu.
Ivan Blatter:Und diese Rolle übernehmen deine Ziele und deine Prioritäten. Jetzt habe ich zu Beginn gesagt, in meinen 17 Jahren Berufserfahrung als als Wegbegleiter zu einem besseren Zeitmanagement hatte ich noch nie einen Kunden, der noch keine To do Liste hat. Ich hatte auch ganz, ganz wenige Kunden, die auch gar keine Ziele hatten. Das ist die ganz große Ausnahme, zumindest ab einem gewissen Level an Erfolg. Also wenn du doch schon ein paar Schritte vorwärts gemacht hast, doch schon einen gewissen Erfolg im Leben, im Berufsleben auch erfahren hast, dann hast du ziemlich sicher Ziele, Jahresziele, Monatsziele, Quartalsziele oder Tagesziele, Wochenziele, egal, aber du weißt ungefähr, wohin du willst.
Ivan Blatter:Vor allem, wenn du selbstständig bist oder Unternehmer, weil es geht ja gar nicht ohne, schlicht und einfach. Die Ziele mögen gut sein, die Ziele mögen konkret sein, die Ziele mögen etwas schwammig sein, aber ich glaube, in jedem Fall hast du Ziele. Aber das Problem ist die Verbindung vom Warum zum Was. Du hast vielleicht Ziele. Dir sind vielleicht deine grundsätzlichen Prioritäten klar, auch deine Vision, aber im Alltag spielt das keine Rolle.
Ivan Blatter:Und dann hast du auf der einen Seite das Was, das sind eben die Aufgaben, die 397 Aufgaben auf deiner To do Liste und irgendwo in OneNote oder in Obsidian oder in einem wunderschönen, in Leder eingebundenen Notizbuch wunderschön mit Fülly hingeschrieben, stehen deine Ziele. Aber die haben nichts miteinander zu tun. Ohne diese Verbindung vom Warum zum Was verliert dein System automatisch deinen Fokus oder den Fokus. Und das ist genau das, was ich auch in meinem Zeitnavigator versuche darzustellen. Da gibt es eine operative Ebene, da haben wir die Aufgaben, die Zeitplanung, der Umgang mit Wissen und Informationen und darüber haben wir die Ziele und Prioritäten.
Ivan Blatter:Ziele und Prioritäten, das lässt sich unterteilen in Vision, Ziele, Rollen und eben Prioritäten im Sinne von, was ist dir wichtig? Vielleicht Geschwindigkeit, Freiheit, Effizienz, Transparenz und so weiter und so fort. So deine Standards, könnte man auch sagen. Und damit die 3 Ebenen in der Mitte auf der operativen Ebene, eben Aufgaben, Zeitplanung und Wissen und Informationen, dass die überhaupt gut funktionieren und performen können, braucht es das Dach. Das Dach gibt einen Schutz, verbindet auch alles, sonst bricht unten alles auch zusammen.
Ivan Blatter:Ich glaube, das stimmt nicht ganz vom Baumanagement her, aber du weißt, was ich meine. Also, zunächst mal brauchen wir eine Richtung, dann brauchen wir einen Rhythmus, dann brauchen wir eine Routine. So. Und genau das ist das wahre Problem. Wir haben keine Verbindung von unseren Zielen und Prioritäten zu den Aufgaben beziehungsweise zu dem, was ich eben heute tun will.
Ivan Blatter:Oder glaubst Du mir nicht? Dann beantworte mal ganz spontan für dich die Frage, welches sind deine Top 3 Aufgaben für diese Woche, die dich zu deinem wichtigsten Ziel bringen? Kannst Du das spontan nennen? Vielleicht nicht. Vielleicht schon.
Ivan Blatter:Nun super, gratuliere. Aber vielleicht nicht. Oder hast Du eine klare Entscheidungsregel, was heute auf die Liste kommt und was nicht? Also was Du heute tun willst und was nicht? Wenn die Antwort ist, ja, ja, wenn es aufpoppt, weil es fällig ist, dann tue ich es.
Ivan Blatter:Und wenn nicht, dann nicht. Dann haben wir ein grundsätzliches Problem, weil dann lässt du dich treiben von Fälligkeiten, von Dringlichkeiten, von scheinbaren Dringlichkeiten. Aber das ist genau das Gegenteil von einem selbstbestimmten, eigenverantwortlichen, gezielten Vorgehen. Wenn du jetzt bei beiden Fragen leicht errötet bist und gedacht hast, der blatter wieder, natürlich ist genau das. Er trifft den Nagel auf den Kopf.
Ivan Blatter:Dann ist er gut. Dann wissen wir schon, du siehst die Quelle des Problems und jetzt können wir uns an die Lösung machen. Lass uns noch mal ein bisschen bei der To do Liste an sich bleiben, mal diese Systemebene verlassen und mal überlegen, welche so 3 typische Saboteure im Aufgabenmanagement sind. Auch das habe ich schon x-mal im Podcast erwähnt. Ich staune ja immer wieder, ich bewundere meine Kunden auch, wie viel sie über Zeitmanagement wissen und was sie schon alles ausprobiert haben und wie clever sie zum Teil auch ihre Aufgabenlisten aufbauen und mit allen Schikanen und was weiß ich.
Ivan Blatter:Leider besteht es dann am Schluss den Lackmustest nicht, nämlich hilft es wirklich mal, dakt dir, du genug Zeit für die wichtigen Dinge hast, das funktioniert dann eben manchmal doch nicht. Aber doch haben sie zum Teil sehr elaborierte Aufgabenlisten. Es gibt zum Beispiel die Sammelmonster, ich nenne die mal ganz liebevoll so, alles wird erfasst, alles. Sei es in 1 Inbox direkt auf der To do Liste oder im Notizbuch, dann sind wir im Bereich Wissen und Informationen, Alles wird aufgeschrieben und erfasst. Jeder Artikel, der irgendwann spannend sein könnte, wird erfasst.
Ivan Blatter:Jeder Gehirnfurz würde mein Freund André Nüninghoff sagen. Jeder Gehirnfurz wird aufgeschrieben, weil das könnte ja sich zu 1 genialen Idee entwickeln und so weiter, aber nichts wird entschieden. Und am Schluss haben die Sammelmonster riesige Eingangslisten, volle Notizbücher, ein volles Obsidian, ein volles OneNote, viele, viele, viele Listen, aber kaum klare Ja und Nein, sondern ein Berg, ein Berg an unsortierten Informationen, die dich nicht weiterbringen. Hier wäre die erste Gegenmaßnahme definitiv, sammeln vom Entscheiden zu trennen. Also so ganz klassisch, wie geht ihr dir das auch kennt, der Getting Things Done?
Ivan Blatter:Also das Sammeln konsequent vom Entscheiden zu trennen und dann täglich so einen Entscheidungsslot mit festem Zeitpunkt in deinen Kalender einzutragen. Das habe ich zum Beispiel, ich habe ja jeden Morgen meinen Morgen Preview und abends habe ich ein Evening Review, wo ich auf den Tag zurückblicke. Und da bei diesem Evening Review gehe ich zum Beispiel durch meine Eingänge, also in meinem Notizbuch, auf meiner To do Liste etc. Und das mache ich jeden Tag, kostet mich 7 bis 8.3 Minuten, länger wahrscheinlich nie. Dafür habe ich das Sammelmonster in mir im Griff.
Ivan Blatter:Der zweite Saboteur ist der Kontrollfreak. Und da fühle ich mich ein bisschen ertappt, ehrlicherweise. Die Kontrollfreaks, die planen jede Kleinigkeit minutiös. Es gibt kaum Luft für Überraschungen oder auch Abweichungen. Also die machen dann eben sehr starre Tagespläne, Mikroplanung und das ist das Entscheidende, was ich zum Glück nicht habe.
Ivan Blatter:Sie sind dann frustriert bei Abweichungen. Ja, ich bin ein bisschen ein Kontrollfreak, aber ich bin nicht so frustriert bei Abweichungen. Damit kann ich sehr, sehr gut umgehen. Andere können das nicht. Das sind dann die reinen Control Freaks.
Ivan Blatter:Hier hilft die klassischste Gegenmaßnahme des Zeitmanagements überhaupt, nämlich nur 60 bis 70 Prozent der Zeit zu verplanen. Vielleicht sogar 50 Prozent, wobei ein Control Freak sich niemals auf 50 Prozent einlassen würde. Deshalb sagen wir 60 bis 70 Prozent deiner Zeit sollte verplant sein, der Rest ist Puffer. Und so haben wir den Tagesfokus klar, ohne in die Detailplanung zu gehen. Ein dritter Saboteur, das ist der Übrigens, ich fühle mich bei allen Saboteuren ein bisschen ertappt, ehrlich zu sein.
Ivan Blatter:Aber der Dritte, der ist auch gut. Das ist der Visionär ohne Kompass. Das ist eben der, der viele Ideen hat und das ist ja großartig, gerade als Selbstständiger, als Unternehmer, als Mensch mit Verantwortung und der Dinge entscheiden muss, brauchst du auch viele, viele, viele Ideen. Aber vielleicht hast du keine Auswahlregeln. Und dann wechselst du vielleicht ständig den Kontext von einem zum nächsten.
Ivan Blatter:Du springst immer auf das Neue, weil das Neue ist immer besser als das Alte. Du hast viele, viele offene Projekte, die nicht abgeschlossen sind und so weiter und so fort. Ich glaube, das ist sehr verbreitet bei Selbstständigen. Hier kannst du als Gegenmaßnahme einen klaren Prioritätsfilter setzen. Also da musst du wirklich deine Ziele sehr klar haben und dann bei jeder neuen Idee sozusagen deine Zielefolie darüber legen und überlegen, passt das zu einem der Ziele?
Ivan Blatter:Hat das wirklich eine Wirkung? Wie ist der Aufwand? Ist das Timing gut? Und so weiter und so fort. Du siehst, ich habe bei der To do Liste begonnen, bin dann zum System gegangen, habe das beklagt, dass wir häufig kein System haben und dass wir eben nicht zur Ursache hingehen.
Ivan Blatter:Und hier haben wir jetzt eine gute Ausprägung, wie eben diese To do Listen, die nicht funktionieren, entstehen können. Es gibt noch mindestens 97 weitere Saboteure, davon bin ich überzeugt. Keine Angst, die werde ich dir jetzt hier nicht alle aufzählen, aber das sind so 3 typische, die wir tatsächlich haben. In jedem Fall ist es eigentlich das Learning über alle 3 Saboteure, Sammelmonster, der Kontrollfreak und der Visionär ohne Kompass, das Entscheidende ist überall gleich. Ohne Auswahlregel, ohne Filter, ohne Prioritätsfilter wird jede Liste zu lang.
Ivan Blatter:Und genau da sollten wir auch anfangen. Wir sollten immer top down vorgehen. Nicht bei dir, wenn es darum geht, überhaupt mal die Übersicht zu gewinnen. Da empfehle ich eher ein Bottom-up Vorgehen. Aber wenn du mal eine einigermaßen funktionierende Übersicht hast, dann solltest du im Alltag immer top down vorgehen.
Ivan Blatter:Das heißt, überleg dir immer, welches ist eigentlich das Ziel? Was ist das Ziel der Woche? Was ist das Ziel des Tages? Und so weiter. Wie du das machst, ich glaube, das ist dann wieder individuell.
Ivan Blatter:Bei mir funktionieren zum Beispiel Wochenziele so mäßig, aber Tagesziele funktionieren ganz, ganz hervorragend, Quartalsziele übrigens auch. Also da musst du schauen, welche Flughöhe für dich passt, welche dich wirklich auch zum Handeln bringt. Aber die Grundbotschaft ist klar, ohne Ziele keine Effizienz und keine Effektivität. Also überleg dir immer, was Du eigentlich machen möchtest. Und dann wähle anhand dieser Ziele deine Aufgaben aus Und nicht irgendwie umgekehrt.
Ivan Blatter:Und ich hatte diese Woche, ich erzähle ja gerne aus meinem Alltag, diese Woche hatte ich ein Coaching mit einem sehr lieben Kunden, der hatte für den Tag, hat er, glaube ich, 11 Aufgaben geplant, die es in sich hatten. 11 Aufgaben klingt nicht nach viel. Wenn das 5 Minuten Aufgaben sind, dann sind das 55 Minuten, mehr nicht. Aber diese 11 Aufgaben, das waren nicht nur 5 Minuten Tasks, sondern die waren ein bisschen größer. Also es war ohnehin von vornherein eigentlich zu viel.
Ivan Blatter:Und dann hatte er noch ein Ziel. Etwas, ein Ziel, das er unbedingt bis Ende Jahr erreichen muss, weil sonst hat er ernsthafte Probleme. Also dann kriegt er so richtig 1 auf den Deckel und wenn nicht sogar noch schlimmeres. Also wenn er dieses Ziel nicht erreicht, das kann ihn Kopf und Kragen kosten. So.
Ivan Blatter:Und dann habe ich ihn gefragt, ja, wo sehe ich denn das jetzt auf dieser To do Liste an den Dingen, die du heute tun musst? Ja, eben, ich habe ja keine Zeit mehr dafür. Ja, aber ist das nicht das falsche Vorgehen? Du hast hier eine Liste mit 11 Dingen, von denen ein paar vielleicht wichtig sind, keine Frage oder vielleicht sogar auch dringend. Aber ich bin sicher, dass mindestens 80 Prozent dieser Dinge hier nicht besonders interessant sind und wenn du die nicht heute machst oder überhaupt nicht, würde wahrscheinlich nicht viel passieren.
Ivan Blatter:Wenn du aber das Ziel dann nicht erreichst, es kostet dich Kopf und Kragen. Und da haben wir so diesen klassischen Gap. Die Aufgabe, die ich heute nicht erledige, da ruft vielleicht morgen der Kunde an und sagt, hey, wo ist hier das Ergebnis dieser Aufgabe? Das Ziel, für das ich noch 3 Monate habe? Nein, nicht mehr ganz.
Ivan Blatter:Was haben wir jetzt Mitte Oktober zweieinhalb Monate habe? Ja, ob ich damit heute oder morgen anfange, kaum macht doch keinen Unterschied. Und genau das ist der Trugschluss. Und dann habe ich ihm gesagt, okay, jetzt nimm diese 11 Aufgaben und zeig mir mal, Aufgaben hier musst du heute jeden Preis machen. Wenn du die heute nicht erledigst, dann bekommst du ziemlich 1 auf den Deckel.
Ivan Blatter:Und dann hat er 2 identifiziert, die auch nicht ganz klein waren übrigens, aber eben sehr, sehr wichtig. Die musste er heute jeden Preis machen, sonst hätte er irgendeine negative Konsequenz erfahren müssen, nicht im Sinne von jemand hebt den Zeigefinger und sagt, mai, mai, sondern wirkliche Konsequenzen. Und das waren 2 von diesen Elfen. Und dann haben wir in den Kalender geschaut und mit den Terminen genau das Gleiche gemacht. Welchen dieser Termine, die du da heute hast, musst du unbedingt wahrnehmen und welchen kannst du schwänzen oder deinen Stellvertreter hinschicken oder sonst jemanden?
Ivan Blatter:Und das war dann weniger ergiebig. Die Termine, die er hatte, musst du ja alle wahrnehmen. Aber nichtsdestotrotz hat er plötzlich, ich glaub, irgendwie anderthalb oder 2 Stunden gefunden oder soll ich sagen, sich geschaffen an dem Tag, eben an seinem Ziel zu arbeiten, das noch mal, wenn das nicht reicht, ihn Kopf und Kragen kosten kann. So geht man doch vom Ziel voran. Also wenn Du morgens ins Büro kommst oder abends deinen nächsten Tag planst, schau nicht auf deine Aufgabenliste im ersten Schritt, sondern schau im ersten Schritt auf deine Ziele und überleg dir, was kann ich heute tun, meinen Zielen näher zu kommen?
Ivan Blatter:Oder vielleicht sogar, was muss ich heute tun, damit ich die Ziele überhaupt erreiche? Dafür brauchst du natürlich Ziele. Ich glaub schon, dass du die hast, prüf's aber lieber noch nach. Schau mal auf deine Jahresziele. Ja, es ist Mitte Oktober, das Jahr ist nicht mehr wahnsinnig lang und vielleicht hast du an deinen Jahreszielen noch nicht wirklich gearbeitet, macht aber nix.
Ivan Blatter:Auch wenn du jetzt nur einen Teil davon erledigst, die Ziele waren ja irgendwann mal wichtig für dich. Und auch wenn du jetzt nur einen Teil davon erreichst, ist es besser als nix. Vielleicht hast du auch Monatsziele und überleg dir in jedem Fall, was du diese Woche oder heute erreichen möchtest und leite daraus deine Aufgaben ab. Und wenn dir die Ziele so wichtig sind, tja, dann kümmere dich als erstes die. Nicht erst, wenn ich dann Zeit habe, wenn ich hier das dringende, wenn ich hier das Tageszeugs erledigt habe, dann kümmere ich mich dann meine Ziele.
Ivan Blatter:Nein, umgekehrt. Deine Ziele sind ja das Wichtigste. Das ist ja das, was du willst. Da hast du dich irgendwann mal hingesetzt, bist ein Commitment mit dir eingegangen, hast das Ganze hingeschrieben und gesagt, dieses Jahr, diesen Monat, diese Woche will ich ABC erreichen. Ja, was ist jetzt wichtiger?
Ivan Blatter:Irgendwie den Anruf, den Rückruf erledigen oder mit diesem Ziel arbeiten? Hör genau zu. Ich hab nicht gesagt, was ist wichtig? Ich hab gesagt, was ist wichtiger? Der Rückruf kann kann gut wichtig sein, keine Frage.
Ivan Blatter:Kannst Du vielleicht sogar sehr wichtig sein. Und manchmal ist er auch wichtiger, als jetzt an diesem Ziel zu arbeiten, keine Frage. Aber nichtsdestotrotz haben doch deine Ziele eine höhere Priorität als Alltagsaufgaben. Und das muss das Mindset sein, mit dem dann diese Dinge rangehst, sonst wird das überhaupt nichts. Und das muss sich in deiner To do Liste zeigen.
Ivan Blatter:In deiner To do Liste muss es irgendwo eine Liste haben oder ein Projekt, das genauso heißt wie dein Ziel, sonst macht doch das keinen Sinn. Wenn du irgendwo in 1 schönen Power Point oder irgendwo in One Note oder in Miro oder weiß der Geier wo, wenn du schön deine Ziele aufgeschrieben hast und dann noch eine schöne Abkürzung, die motivieren ist und so was. Und dann schaue ich auf deine Aufgabenliste und sehe davon nichts. Das kann es doch nicht sein. Bei mir auf meiner To do Liste hat es sogar einen ganzen Bereich, der sich nur die Ziele dreht.
Ivan Blatter:Und rate mal, wo dieser Bereich ist. Ganz unten. Nein, natürlich nicht. Der ist ganz oben. Der kommt direkt neben Eingang.
Ivan Blatter:Der ist halt ganz oben, der Eingang. Da kann man halt nichts machen. Dann kommen die Ziele, Zielsetzung. Und da stehen im Moment 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11. 11 Ziele drin.
Ivan Blatter:Die sind alle miteinander verknüpft. Also es sind nicht 11 Ziele im Sinne von Umsatz verzehnfachen. Nein, nein, es ist eigentlich ein Ziel, das in 11 Teilziele heruntergebrochen ist, mehr oder weniger, was ich dieses Jahr noch erreichen möchte. Aber die sind in meiner To do Liste ganz oben. Und danach kommen die Aufträge, die Workshops, die ich mache, die Monatsthemen im Zeitnutzer Club und so weiter und so fort.
Ivan Blatter:Danach kommt der Content und danach kommen die weiteren Businessprojekte. So ist meine Priorität. Und bei den Businessprojekten, da hat es dann halt so Dinge wie, weiß nicht, die Berechnung der Reisekosten möchte ich mal genauer anschauen oder irgendwie, keine Ahnung, Follow-up Mails für irgendwas, für Leads schreiben oder sowas. Das ist mir alles auch wichtig und viele dieser kleineren Projekte und Aufgaben, die zahlen auch auf die Ziele ein. Aber die Priorität ist bei mir glasklar.
Ivan Blatter:Ziele, Aufträge, Content, restliche Projekte. Wenn ich jetzt morgen einen Workshop hätte und den hätte ich noch nicht vorbereitet, Selbstverständlich bereite ich den jetzt vor, bevor ich halt irgendwie an meinen übergeordneten Zielen arbeite. Oder auch jetzt. Ich meine, ich habe noch 11 offene Ziele. Jetzt könnte man ja sagen, ja, schau jetzt aber, der Blattere plappert hier ins Mikrofon, der müsste doch jetzt eigentlich an seinen Zielen arbeiten, wenn man das richtig ernst nimmt.
Ivan Blatter:Das heißt ja nicht, dass Du sämtliche Zeit mit deinen Zielen verbringen musst, sondern Du hast natürlich viele Verpflichtungen und viele Ansprüche an deine Zeit von dir selber oder von außen, Commitments, die Du schon eingegangen bist und die Du natürlich erfüllen musst oder möchtest, keine Frage. Aber es geht mir hier das Mindset und es geht mir die konkrete Planung. Und wenn ich morgens mit der Arbeit beginne, dann schaue ich nicht als Erstes ganz weit unten, was muss ich denn in diesem kleinen Projektline Layout Interviews neu gestalten machen? Nein, ich schaue zuerst oben in meine Zielprojekte. Und dann kann ich entscheiden, okay, gibt es irgendwelche Commitments, die ich heute noch erfüllen muss, weil ich die schon eingegangen bin?
Ivan Blatter:Und das ist bei mir eine hohe Priorität. Du erinnerst dich, Ziele und Prioritäten. Was ich versprochen habe, halte ich. Und dann, wenn ich dann noch sehe, doch, ich hab da Luft, dann arbeite ich an meinen Zielen. So muss das gehen.
Ivan Blatter:Und plötzlich wird die To do Liste zu einem Instrument, das dich zu deinen Zielen bringt. Übrigens genauso in meinem Notizbuch. Ist die gleiche Struktur. Ziele, Notizen zu Zielen, die sind sehr, sehr weit oben, auch direkt unterhalb des Eingangs, da kommen die schon. Und dann kann ich draufklicken und meine Ziele nachlesen oder Notizen, die ich dafür brauche, finde ich sehr einfach und schnell.
Ivan Blatter:Und so muss doch das sein. Wenn dir diese Denkweise ganz fremd ist, dann starte mit 3 einfachen Routinen. Erstens, am Montagmorgen als Erstes, bevor du in den Posteingang schaust und bevor du einen Kaffee ziehst und bevor du das Fenster aufmachst zum Lüften, überleg dir, was willst du diese Woche erreichen? Was sind die Wochenziele? Was ist das Wichtige diese Woche?
Ivan Blatter:Schreib davon höchstens 3 Stück auf, maximal 3 Wochenziele. Zweitens, wenn du deinen Tag startest und es ist nicht Montag, also Dienstag bis und Mitfreitag oder auch Wochenende von mir aus. Wenn du deinen Tag startest, auch wieder bevor du in die Mail schaust und bevor du einen Kaffee ziehst und das Fenster aufmachst, überleg dir, was dein Tagesfokus ist. Was ist der das Wichtigste, was du heute erledigen kannst? Die eine Sache, dein Tagesfokus.
Ivan Blatter:Und bei mir heute war es klar, ich habe so ein paar Ideen, was ich noch in den nächsten Monaten machen möchte, auch was Angebote betrifft. Und das war heute mein Fokus. Bloß ein paar Dinge, die ich tun muss, die ich tun möchte. Ich musste noch einen Vortrag vorbereiten. Ich hatte Termine.
Ivan Blatter:Ich wollte diese Podcastfolge hier aufzeichnen und so weiter. Aber mein Tagesfokus lag auf diesen neuen Angeboten. Und dann, dritte Routine, gewöhne dir an, am Ende der Woche zurückzublicken und zu schauen, was von diesen Zielen hab ich erreicht? Was hab ich gelernt? Was muss ich nächste Woche anders und besser machen?
Ivan Blatter:Also Wochenstart am Montag, Wochenziele festlegen, Tagesstart, Tagesfokus definieren und dann Wochenrückblick am Freitag. Was habe ich gelernt? Was habe ich erreicht? Was mache ich nächste Woche anders? Das sind ein paar gute Tipps, wie Du die Ziele, die Du bestimmt schon irgendwie hast, in deinen Alltag verankern kannst und sozusagen herunterbrechen kannst.
Ivan Blatter:Weil wenn ich nochmal dieses Bild von diesem Zeitnavigator dir in Erinnerung rufe, wir hatten ja die operative Ebene mit Aufgaben, Zeitplanung, Wissen und Informationen und darüber eine Art Dach mit den Zielen und generell Prioritäten. Die meisten Menschen sind recht gut bis sehr gut in den einzelnen Bereichen, aber unglaublich schlecht in der Verbindung dieser Bereiche. Es muss doch alles irgendwie Hand in Hand gehen. Auch Wissen und Informationen, alles, was du irgendwo aufschreibst und was du liest und so, das muss doch eine Verbindung haben zu deinen Zielen, zu deinen Aufgaben, zu deiner Planung und so weiter. Und diese Verbindungen, das ist da, wo wir meistens nicht so gut sind oder, wenn ich es in Coachingssprache nennen müsste, wo wir noch Potenzial haben.
Ivan Blatter:Ja, das sind so ein paar Ideen gewesen. Löse dich von der To do Liste, denk in einem To do System und versteh das ganze System als ein Mitarbeiter, der dich entlasten soll, der dir helfen soll, bessere Entscheidungen treffen zu können und der auch Prioritäten sichtbar macht. Wenn dich deine To do Liste stresst, hat das wahrscheinlich gar nix mit der To do Liste zu tun, sondern mit dem System, mit dem Bauplan. Und dann beginne mit diesen 3 einfachen Routinen, die ich dir vorhin gesagt habe. Wenn Du jetzt beim Zuhören gemerkt hast, dass und wo es hakt, aber irgendwie fehlt dir so der neutrale Blick von außen, dann komm in meine Zeitlupe.
Ivan Blatter:Da schauen wir auf deinen Bauplan, da machen wir diese unsichtbaren Reibungen auch sichtbar und Du gehst mit klaren nächsten Schritten heraus. Du findest den Link zur Zeitlupe in den Shownotes oder falls Du dir gut Dinge merken kannst, Zeitlupe mit Bindestrich Zeitlupe Punkt c h und dann landest Du auf der richtigen Seite. Ja, und damit danke ich dir, dass Du mit dabei warst. Ich hoffe, ich hoffe wirklich, Du nimmst heute etwas mit, das dir hilft, deinen Alltag klarer und gelassener zu gestalten. Wenn Du tiefer einsteigen willst, dann hör in meinen Zeit Nutzer Premium Podcast rein.
Ivan Blatter:Den findest Du unter ivan Blatter Punkt Link Schrägstrich Premium oder natürlich auch in den Shownotes. Bis bald und vergiss nicht, nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder. Dein Ivan Blatter.