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Du trägst Verantwortung, aber hast nie Zeit? Im Zeitnutzer Podcast erfährst du, wie du durch strategisches Zeitmanagement von reaktivem Abarbeiten zu bewusstem Gestalten kommst. Statt oberflächlicher Produktivitäts-Hacks bekommst du hier Impulse, die dir helfen, die Kontrolle über deine Zeit zurückzuerobern und gezielt voranzukommen.
Für Selbstständige, Unternehmer und Führungskräfte, die nicht noch mehr tun, sondern endlich das Richtige tun wollen.
Getreu meinem Motto: "Nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder."
Hallo, hier spricht Ivan Blatter, dein Mentor und Coach für strategisches Zeitmanagement.
Ich helfe dir, deine Zeit so zu nutzen, dass dein Business läuft,
ohne dass du dich verlierst.
Heute jedes um ein Wort, bei dem viele Menschen innerlich sofort zumachen. Struktur.
Sag jemandem, er bräuchte mehr Struktur in seinem Arbeitstag und schau, was passiert.
Meistens folgt ein höfliches Nicken und dann passiert genau nichts.
Weil im Kopf entsteht sofort ein Bild. Regeln, Vorgaben, ein Plan,
der jede Viertelstunde einteilt, eine Ablage mit 43 Ordnern,
in der man erstmal nachschauen muss, wo etwas hingehört.
Struktur klingt nach mehr Verwaltung und nach weniger Spielraum.
Sie klingt nach einem Kleidungsstück, das eng anliegt und dir vorschreibt,
wie du zu atmen hast. Nach einem Korsett.
Du hörst ja diesen Podcast nicht zufällig, sondern du bist ja grundsätzlich
interessiert, in deinen Arbeitstag mehr Struktur reinzubringen.
Aber mal ganz ehrlich, siehst du das nicht manchmal ein bisschen ähnlich?
Hast du nicht auch diesen Reflex, dass Struktur dich vielleicht sogar einschränken könnte?
Und dieser Reflex ist ja auch irgendwo verständlich. Also gerade wenn du selbstständig
bist oder viel Verantwortung trägst,
dann hast du dir ja eine gewisse Gestaltungsfreiheit hart erarbeitet.
Du tust, was du tust, weil du Freiheit willst, weil du gestalten willst.
Du willst entscheiden, woran du arbeitest. Du willst entscheiden,
wann du daran arbeitest.
Und das war ja für viele auch der Grund, überhaupt diesen Weg zu gehen.
Und jetzt soll ausgerechnet ein System, eine Struktur kommen und dir all das wieder wegnehmen?
Von daher ist es schon verständlich, dass man da vielleicht skeptisch ist oder sogar ganz abwinkt.
Aber das Problem dabei ist ein anderes. Dieser Reflex schützt dich vor genau
dem, was dir die Freiheit zurückgeben würde.
Weil das Gegenteil von Struktur nicht Freiheit ist, sondern Aufwand.
Stiller, unsichtbarer Aufwand, den du jeden Tag bezahlst, ohne dass er je auf
einer Rechnung auftaucht.
Struktur schafft Freiheit. Struktur verhindert keine Freiheit.
Das lässt sich sehr gut an deinem eigenen Arbeitstag beobachten.
Denk doch nur mal daran, wie oft du an einem Tag eine Entscheidung triffst,
die du im Grunde schon hundertmal getroffen hast.
Wo lege ich dieses Dokument ab? Woran arbeite ich als erstes?
Jetzt, wo ich am Schreibtisch sitze.
Ist diese Mail jetzt dringend oder kann sie warten? Wo habe ich nochmal diese Notiz gespeichert?
Jede dieser Fragen, jede dieser Entscheidungen ist winzig. Keine davon kostet
dich mehr als höchstens ein paar Sekunden.
Aber es sind eben nicht nur zwei, drei solche Entscheidungen,
die du treffen musst, sondern es sind Dutzende und Dutzende.
Und zwar jeden Tag. Sie kommen morgen wieder und übermorgen auch.
Am Abend bist du dann müde und weisst gar nicht so recht, wovon eigentlich.
Nicht unbedingt von der schwierigen Arbeit, sondern davon, dass du den ganzen
Tag lang Kleinkram immer wieder neu entscheiden musstest.
Und diese Rechnung, dieser Zeitaufwand, der taucht nirgendwo auf.
Keine dieser Mikroentscheidungen steht in deinem Kalender.
Keine davon würdest du bei einer ehrlichen Zeiterfassung als Aufgabe notieren.
Sondern sie verschwimmen einfach, sie fallen einfach so an, zwischendurch.
Und deshalb halten wir sie auch häufig für normal.
Sie sind aber nicht der Preis für selbstständig sein. sondern sie sind der Preis
dafür, dass an dieser Stelle bei dir noch nichts entschieden ist.
Und je mehr Verantwortung du trägst, desto teurer wird das.
Es heisst ja häufig, Zeit sei die knappste Ressource, die wir haben.
Das stimmt nicht, sondern deine Aufmerksamkeit ist die knappste Ressource,
die du hast. Viel knapper als deine Zeit.
Zeit hast du eigentlich ziemlich viel. Jeden Tag 24 Stunden und jeden Tag genau gleich viel.
Aber die Fähigkeit, klar zu denken und gute Entscheidungen zu treffen,
die nimmt im Laufe des Tages ab.
Wenn du davon einen erheblichen Teil an Fragen verbrauchst, die eigentlich schon
lange beantwortet sein könnten, dann fehlt dir dieser Teil genau dort, wo es darauf ankommt.
Bei der Entscheidung, die dein Business wirklich weiterbringt,
bei dem Gespräch, das Aufmerksamkeit verdient, bei der Arbeit,
für die dich deine Kunden bezahlen.
Und jetzt lass mich da ein kleines Bild zeichnen, das mir bei diesem Thema sehr,
sehr weitergeholfen hat.
Ich habe vor Jahrzehnten, ich war noch, ich glaube ich war Teenager oder knapp
Teenager, da hatte ich eine Rückenoperation und ich musste danach Wochen oder
sogar Monate ein Korsett tragen.
Das war nicht lustig, aber es gab meinem Körper Form. Es war wichtig,
dass ich dieses Korsett den ganzen Tag trug und auch die ganze Nacht.
Und das Lustige war ja, das war im Sommer.
Damals war der Sommer noch nicht ganz so heiss wie jetzt, aber doch heiss genug,
um dieses Korsett zu hassen. Aber es gab meinem Körper Form.
Es gibt aber noch etwas anderes, was deinem Körper auch Form gibt, nämlich dein Skelett.
Und jetzt lass uns das mal anschauen. Das Korsett oder ein Korsett, das kommt von aussen.
Natürlich ist es massgeschneidert in der Regel, so dass es dir wirklich passt.
Aber es kommt von aussen.
Es drückt. Es lässt dich nur so atmen, wie es das eben erlaubt.
Und du spürst es den ganzen Tag bei jeder Bewegung. Aber es gibt Form.
Dein Skelett gibt dir aber genauso Form. Es ist sogar viel starrer als jedes
Korsett, weil es besteht ja aus Knochen.
Aber niemand würde auf die Idee kommen zu sagen, mein Skelett schränkt mich aber heute ein.
Im Gegenteil, es ist doch das, was Bewegung überhaupt erst möglich macht.
Ohne Skelett kannst du dich nicht strecken, nicht greifen, nicht gehen.
Du liegst also ein Haufen Fleisch auf dem Boden.
Beides gibt Form, beides ist fest. Der Unterschied ist die Richtung.
Das eine drückt von aussen, das andere trägt von innen.
Und genau das ist der Punkt.
Wenn sich eine Struktur bei dir wie ein Korsett anfühlt, dann liegt das ziemlich
sicher nicht daran, dass es Struktur ist, sondern es liegt daran, woher sie kommt.
Ich habe das kürzlich übrigens selbst erlebt an einer Stelle,
an der ich es nicht erwartet hätte, und zwar irgendwo in einem privaten Thema.
Ich habe im Zeitnutzerclub hatten wir im Juli 2026 den Schwerpunkt das digitale
Büro aufräumen und ich habe mich da mit der Struktur meiner Fotoverwaltung beschäftigen wollen.
Und ich habe im Laufe der Jahre doch so zwei, drei Fotos geschossen.
Und ich spreche nicht von Erinnerungsfotos, sondern als Hobbyfotograf von echten
Sujets, von echten Motiven.
In jedem Fall hat es da um die 80.000, 90.000 Bilder.
Und ich habe eben vor kurzem mein Programm für diese Fotoverwaltung gewechselt.
Für die Insider von Lightroom Classic zu Lightroom.
Gleicher Hersteller, fast gleicher
Name und trotzdem eine völlig andere Philosophie, die dahinter steht.
Als ich das neue Programm eingerichtet habe und alles migriert habe,
habe ich genau das, was wohl die meisten tun würden.
Ich habe meine alte Ordnung einfach übernommen und nachgebaut.
Dieselbe Ordner, dieselbe Logik, alles genauso wie vorher. Ist ja eigentlich schlau, oder?
Aber das hat nicht funktioniert. Das hat überhaupt nicht funktioniert.
Weil die Art, wie man in diesem Programm Bilder ablegt, aussucht und verwaltet,
eine komplett andere ist als im anderen Programm.
Obwohl ja beide vom selben Hersteller kommen und beinahe gleich heissen.
Erst als ich das kapiert habe oder realisiert habe, bin ich anders herangegangen.
Ich bin vom Workflow hergekommen, vom System her und habe die Struktur daraus
abgeleitet, statt sie vorher festzulegen.
Seither läuft es rund. Ich habe mich gefragt, wie ist das eigentlich mit dem
Fotografieren? Also wenn ich Fotos mache und die sind dann auf einer Karte in
meiner Kamera, was geschieht eigentlich dann?
Und vor allem auch, was mache ich mit meinen alten Fotos? Was mache ich mit
meinen Fotos aus 2007 oder 2015 oder so?
Und da habe ich dann den Workflow entwickelt bzw. erkannt, den gibt es ja schon lange.
Und eben daraus habe ich die Struktur abgeleitet.
Und das war die eigentliche Lektion für mich. Ich habe eine Struktur kopiert,
ohne das System mitzunehmen, aus dem sie mal entstanden ist.
Struktur ist ja das Ende der Kette, des Workflows, des Prozesses. Das, was du siehst.
Die Ordner, die Listen, die Blöcke im Kalender, die Namen.
Das System ist aber das, was darunter läuft.
Der Weg, den eine Sache bei dir tatsächlich nimmt. Von dem Moment an,
wo sie reinkommt, bis zu dem Moment, wo sie erledigt ist.
Und in meinem Zeitnavigator betone ich ja das auch. Es gibt diese vier Bereiche,
die sehr schnell verständlich sind, also wie Ziele und Standards,
wie Aufgaben, Zeitplanung, Wissen und Informationen.
Das ist alles gut und richtig und wichtig.
Aber entscheidend sind die Übergänge zwischen diesen Bereichen.
Und genau das ist das, was ich hier jetzt auch anspreche.
Wenn du jetzt nur das Ende übernimmst, das Sichtbare, zum Beispiel von einem
Kollegen, aus einem Buch, aus einem YouTube-Video, dann bekommst du eine Struktur, ja klar.
Aber diese Struktur passt zu jemandem, der einen anderen Weg hat.
Und dann plötzlich kämpfst du täglich gegen deine eigene Ablage.
Du legst etwas ab und weisst schon beim Ablegen, dass du es in Zukunft niemals dort suchen wirst.
Du hältst Regeln ein, die dir aber nichts geben.
Das ist ein Korsett und dein Widerstand dagegen ist völlig berechtigt.
Und das ist ja dann auch der Grund, warum so viele Systeme nach zwei,
drei Wochen wieder einschlafen.
Und dann höre ich von Menschen sagen, ich habe einfach keine Disziplin.
Aber das ist es gar nicht. Der Grund ist viel schlichter. Das System hat nie
zu dem gepasst, was du tatsächlich tust.
Ein System, das zu dir passt, das brauchst du nicht durchzuhalten.
Du benutzt es, weil es der beste Weg ist, weil es der bequemste Weg ist.
Sobald du dich zwingen musst, ist das ein ziemlich verlässliches Signal,
dass irgendwo eine fremde Struktur eingebaut ist. Und das geht so nicht.
Nur die Konsequenz ist jetzt eben nicht, auf Struktur zu verzichten,
sondern die Konsequenz ist, sie aus der richtigen Richtung zu bauen.
Und das ist zum Glück weniger Aufwand, als es klingt, weil du den grössten Teil
dieser Arbeit ja schon längst gemacht hast.
Du hast ja schon Wege, du machst ja schon Dinge, du machst ja schon fast alles jeden Tag ähnlich.
Nur sind diese Wege bei den meisten nirgends festgehalten, sondern liegen im
Kopf verstreut herum oder du machst es einfach, weil du es immer so machst,
vielleicht sogar unbewusst.
Und diese Wege sichtbar zu machen, ist der eigentliche Schritt. Mehr nicht.
Aber lass uns doch mal anschauen, wie das konkret geht. Ich habe insgesamt vier
einfache Ansätze für dich, die du sofort umsetzen kannst. Du brauchst kein Tool
und niemand verlangt, dass du dein ganzes Arbeitsleben umstellst.
Der erste Anfang ist, fang beim Weg an. Nicht beim Ordner.
Und das ist genau die Lektion aus meinem Fotobeispiel hier, Leidrum,
was ich vorhin erzählt habe.
Wenn du irgendwo Ordnung schaffen willst, ist der Reflex fast immer,
sich eine Struktur zu überlegen.
Welche Kategorien brauche ich? Wie benenne ich die? Wie sortiere ich das? Und so weiter.
Dreh doch die Reihenfolge um. Frag zuerst, wie läuft die Sache bei mir tatsächlich durch?
Wo kommt sie rein? Was passiert dann damit? In welchem Moment brauche ich sie
wieder? und woran denke ich in diesem Moment?
Wenn du diesen Weg kennst, dann ergibt sich die Struktur fast von selbst und
vor allem ergibt sie sich richtig.
Struktur ist das Ergebnis, nicht der Anfang.
Der zweite Ansatz. Such die Entscheidung, die du immer wieder neu triffst,
obwohl du das nicht tun müsstest.
Das ist eigentlich die eindeutigste Stelle, um überhaupt anzufangen.
Eine Struktur, die sich nach Korsett anfühlt, versucht meistens alles auf einmal zu regeln.
Fang stattdessen bei einer einzigen Entscheidung an, die sich bei dir dauernd
wiederholt und die du trotzdem jedes Mal frisch triffst. Wo lege ich die Rechnungen ab?
Was ist am Montagmorgen das Erste, was ich tue?
Wie gehe ich mit Anfragen um, die per Messenger kommen?
Jede dieser Entscheidungen, die du einmal grundsätzlich triffst,
triffst du danach nie wieder.
Und das ist der eigentliche Gewinn eines Systems. Es entscheidet für dich,
damit du deinen Kopf frei für die Dinge hast, bei denen es wirklich auf dich ankommt.
Und die schönste Nebenwirkung davon ist, dass du diese Entscheidungen einmal
in aller Ruhe treffen kannst.
Nicht aus der Hitze des Gefechts, sondern mit klarem Kopf, mit etwas Abstand,
statt nebenbei um halb fünf am Nachmittag zwischen zwei Terminen.
Entscheidungen, die du in aller Seelenruhe triffst, werden besser als die,
die du unter Druck triffst.
Du triffst sie also nicht nur seltener, sondern du triffst sie auch klüger.
Der dritte Ansatz, ein ganz praktischer Ansatz, nimm überall dieselben Namen.
Das klingt banal und es ist auch banal, aber der Effekt ist riesig davon.
Ich mache das bei mir konsequent so. Der Ordner in meinen Notizen heisst genau
gleich wie der Ordner auf der Festplatte und der heisst gleich wie das Projekt
auf meiner Aufgabenliste.
Und übrigens auch, wo diese Ordner sind.
Also in welchem anderen Ordner steckt denn dieser Ordner und wie heissen diese
ganzen Unterordner? Der Pfad ist immer absolut identisch.
So schaue ich jetzt auf die Notizen, die ich mir für diese Podcast-Folge hier geschrieben habe.
Und der Ordner, wo die drin liegen, plus der Pfad, wo diese Datei drin liegt,
heisst ganz genau gleich wie der Ordner auf meiner Festplatte,
wo dann die Audiodatei landet.
Und auf meiner To-Do-Liste steht genau der gleiche Name, wie die Notiz heisst,
wie der Ordner heisst und so weiter.
Wo es geht, verlinke ich die Sachen natürlich noch miteinander,
aber das geht halt nicht immer.
Aber allein durch die gleichen Namen springe ich von der Aufgabe direkt zum
passenden Ordner auf der Festplatte zum Beispiel, ohne zu suchen und ohne zu
überlegen, wo ich denn das abgelegt habe oder zur Notiz.
Heute wusste ich, ich will diese Podcast-Folge hier aufzeichnen.
Ich habe das auf meiner To-Do-Liste auch gesehen und ich hatte die Notizen,
auf die ich jetzt schaue, wenn ich hier in mein Mikrofon reinspreche,
die hatte ich innerhalb von, keine Ahnung, einer halben Sekunde gefunden.
Was heisst ihr gefunden? Ich muss ja gar nicht suchen. Das war so logisch, wo das ist.
Es gab nichts zu überlegen, weil überall dasselbe steht.
Ja, das mag ein simples Beispiel sein, ja. Aber es nimmt mir jeden Tag Entscheidungen ab.
Weil im Laufe des Tages arbeite ich an, keine Ahnung, an 10 Dingen.
Nachher werde ich irgendwas an meiner Webseite verändern. Dann werde ich einen
Termin von nächster Woche vorbereiten und so weiter.
Und das sind alles kleine Entscheidungen, kleine Fragen.
Wo habe ich jetzt das Konzept für diesen Termin? Ah, wo ist eigentlich,
keine Ahnung, wo sind die Texte für meine Webseite oder sowas?
Diese Fragen, die stellen sich bei mir gar nicht, weil alles überall gleich heisst.
Und dann gibt es noch einen vierten Ansatz und es mag sein, dass der dich überrascht,
weil der heisst, lass lücken.
Eine Struktur, die jeden denkbaren Fall abdecken will, die wird ziemlich sicher zu einem Korsett.
Denn dann brauchst du ja für jede Ausnahme eine Regel und für die Ausnahme von
der Ausnahme noch eine Regel und irgendwann verwaltest du nur noch dein System, statt zu arbeiten.
Eine gute Struktur deckt die häufigsten Fälle ab, mehr nicht.
Für den Rest darfst du einfach von Hand entscheiden und das ist ausdrücklich
so gewollt. Perfektion braucht hier niemand.
Ein Skelett hat ja auch nicht für jede mögliche Bewegung einen eigenen Knochen,
glaube ich zumindest, sondern es gibt dir die Grundform vor,
alles weitere macht dann die Beweglichkeit dazwischen.
Praktisch heisst das, wenn du dich beim Aufbauen einer Struktur,
eines Systems dabei erwischst, wie du dir Sonderfälle ausdenkst und dir denkst, ja, was mache ich, wenn?
Und ich meine wirklich nur die Sonderfälle, nicht die Regelfälle.
Wenn dir das passiert, also Dinge, die vielleicht irgendwann mal eintreten können, dann hör auf.
Bau für das, was jede Woche passiert. Der seltene Fall darf dich stören, wenn er kommt, klar.
Er kostet dich dann ein paar Minuten, ja, aber die Regel, die du für ihn vorsorglich
baust, kostet dich viel mehr und bringt dir nicht wahnsinnig viel.
Und wenn du mal wissen willst, ob deine Struktur trägt oder drückt,
dann gibt es dafür einen ziemlich einfachen Test.
Nämlich, merkst du sie noch?
Eine Struktur, gegen die du täglich anrennst, die meldet sich ständig. Da gibt es Reibung.
Aber eine, die zu dir passt, die verschwindet aus deiner Wahrnehmung. Du benutzt sie einfach.
Dein Skelett spürst du auch nur, wenn etwas nicht stimmt. Wenn du dir ein Knochen brichst oder sowas.
Fassen wir zusammen. Erstens, wir haben festgestellt, dass ich kein Mediziner
bin und ich hoffe, dass ich das Skelettbild nicht zu sehr strapaziert habe.
Zweitens, Struktur fühlt sich nach Korsett an.
Wenn sie von aussen kommt und nicht zu deinem Weg passt, dann drückt sie zurecht.
Wenn sie aber aus der eigenen Arbeitsweise gewachsen ist, dann wird sie eben zum Skelett.
Fest, ja klar, aber genau deshalb trägt sie dich und macht Bewegung erst möglich.
4 Ansätze, die dich dorthin bringen. Fang beim Weg an, nicht beim Ordner.
Such die eine Entscheidung, die du dauernd neu triffst und triff sie ein für allemal.
Nimm überall die selben Namen und lass bewusst Lücken.
Und wenn du diese Woche eine Sache mitnehmen willst und sofort umsetzen willst,
dann sollte es diese sein.
Notiere dir sieben Tage lang, welche Entscheidung du in deinem Alltag immer
wieder neu triffst, obwohl sie sich eigentlich ständig wiederholt.
Mehr nicht. Einfach mitschreiben, wenn es dir auffällt. Am Ende der Woche hast
du eine Liste vor dir und das ist die genaueste Landkarte, die du bekommen kannst,
denn jeder Punkt darauf ist eine Stelle,
an der ein System dir Arbeit abnehmen könnte und wird.
Struktur schafft Freiheit. Das klingt vielleicht nach einem Widerspruch und,
es beschreibt aber einfach nur die Reihenfolge.
Zuerst kommt das Skelett, dann die Bewegung.
Schön, dass du mir zugehört hast und bis wir uns wiederhören,
nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder. Dein Ivan Blatter.