Abonnieren
Teilen
Teilen
Einbetten
Du trägst Verantwortung, aber hast nie Zeit? Im Zeitnutzer Podcast erfährst du, wie du durch strategisches Zeitmanagement von reaktivem Abarbeiten zu bewusstem Gestalten kommst. Statt oberflächlicher Produktivitäts-Hacks bekommst du hier Impulse, die dir helfen, die Kontrolle über deine Zeit zurückzuerobern und gezielt voranzukommen.
Für Selbstständige, Unternehmer und Führungskräfte, die nicht noch mehr tun, sondern endlich das Richtige tun wollen.
Getreu meinem Motto: "Nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder."
Der Block steht im Kalender, die Zeit ist reserviert und trotzdem passiert darin
nicht das, wofür er eigentlich gedacht war.
Genau darum geht es heute im Zeitnutzer-Podcast. Ich bin Ivan Blatter, schön, dass du da bist.
Vermutlich hast du schon einmal in einem Meeting gesessen, bei dem eigentlich alles gepasst hat.
Der Termin stand seit Wochen im Kalender, alle waren pünktlich da,
der Raum war gebucht und der Zoom-Link oder der Teams-Link waren verschickt.
Nur eines hat gefehlt. Eine Tagesordnung, eine Agenda.
Und dann passiert etwas ziemlich Vorhersehbares. Die ersten zehn Minuten gehen
für die Frage drauf, worum es denn heute eigentlich gehen soll.
Dann bringt jemand ein Thema ein, das ihm gerade unter den Nägeln brennt.
Und am Ende hat man über das gesprochen, was am lautesten war.
Das, wofür das Meeting ursprünglich gedacht war, kommt dann nächste Woche dran. vielleicht.
Am Termin lag es nicht, der Termin war ja da. Es fehlte aber die Entscheidung,
was in diesen Termin hineingehört.
Mit den Blöcken, die wir uns für die eigene Arbeit in den Kalender setzen,
ist es manchmal oder leider oft ganz genau so.
Die meisten Menschen, mit denen ich arbeite, die haben ja alles Naheliegende schon ausprobiert.
Die setzen sich längst Blöcke im Kalender, zumindest stellenweise.
Vielleicht mal ein Vormittag für ein bestimmtes Projekt oder zwei Stunden für
Konzeptarbeit oder vielleicht haben sie sogar einen festen Slot am Freitagnachmittag.
Wenn ich da fragen würde, ob die wichtigen Aufgaben im Kalender stehen,
dann würden viele nicken und das sogar zu Recht.
Und trotzdem bewegt sich das Wichtige oft nicht so, wie man es sich vorgenommen hat.
Schau dir mal an, wie diese Blöcke
heissen. Oft steht da Fokuszeit oder Projektarbeit oder einfach Konzept.
Das klingt gut und es ist ja auch ehrlich gemeint. Aber was genau in diesem
Block passieren soll, wird erst entschieden, wenn er beginnt.
Und dann läuft es häufig so. Der Block startet, du öffnest deine Liste,
um zu schauen, womit du anfängst. Du überlegst kurz.
Dabei fällt dir auf, dass noch eine Antwort an einen Kunden offen ist,
die ja sowieso schnell geht. Also kurz ins E-Mail-Programm.
Und wenn du dann wieder auftauchst, ist der Block halb vorbei.
Oder der Block wird ganz leise zu dem Platz, an dem das Dringende erledigt wird,
weil er ja schön frei ist.
Das Blöde ist der Schluss, den man danach zieht. Er ist sogar noch härter als
ohne Blöcke, nämlich «nicht mal mit Blöcken kriege ich es hin».
Letzte Woche habe ich in meinem Podcast darüber gesprochen, dass das,
was wehtut, selten die Ursache ist.
Das Symptom zeigt nur, wo es herausläuft, nicht wo das Leck ist.
Und dieses Leck liegt oft an einer Nahtstelle, also am Übergang zwischen zwei
Bereichen deiner Arbeitsorganisation.
Heute in dieser Folge schaue ich mir den Übergang zwischen deiner Aufgabenliste und deinem Kalender an.
Und am eigenen Umgang mit Zeit lässt sich da etwas sehr Interessantes beobachten.
Bei vielen fehlt dieser Übergang nämlich gar nicht. Sondern er ist halb gebaut, aber eben nur halb.
Der Block steht zwar im Kalender, die Zeit ist reserviert.
Aber die Aufgabe selbst, die ist nicht mitgekommen. Die steht immer noch auf
der Liste und wartet darauf, dass jemand sie abholt.
Übergang von der Liste in den Kalender passiert nicht in dem Moment,
in dem du einen Block anlegst.
Er passiert in dem Moment, in dem du entscheidest, was in diesen Block hineinkommt.
Ein Block ohne Inhalt ist ein Termin mit dir, aber ohne Tagesordnung, ohne Agenda.
Und da gilt genau dasselbe wie im Meeting vom Anfang. Wenn nicht entschieden
ist, wenn überhaupt nichts entschieden ist, dann gewinnt das,
was am lautesten schreit.
Und in deinem eigenen Block ist das lauteste fast immer dein E-Mail-Programm
oder das Telefon oder die Kleinigkeit mit der Frist.
Das heisst aber auch, wer sich dann mehr Blöcke setzt, der löst das Problem damit nicht unbedingt.
Er verschiebt die Entscheidung nur auf einen Zeitpunkt, an dem sie schwerer fällt.
Und dann gibt es noch einen zweiten Punkt. Der Kalender hat eine Aufgabe,
die wir oft unterschätzen.
Er zeigt dir gar nicht so sehr, wann du etwas tust.
Er zeigt dir vor allem, ob es überhaupt passt.
Schau, deine Aufgabenliste, die hat kein Ende. Du kannst 40 Dinge draufschreiben
und alle sind heute fällig.
Und sie wird dir nie sagen, das ist zu viel.
Eine Woche hingegen hat ein Ende. Und sobald du das Wichtige gegen diese Woche
hältst, dann siehst du es. Dann siehst du, ob es noch Platz hat oder nicht.
Ich hatte einen Mentoring-Kunden mit einer festen, wiederkehrenden Recherche-Aufgabe.
Das waren nicht nur eine Stunde, das waren viele, viele Stunden.
Und die brauchten einen längeren Block am Stück. Ein paar Minuten zwischendrin,
das reicht einfach nicht.
Lange hat er gehofft, irgendwann Zeit
dafür zu finden und hat zuerst alles abgearbeitet, was eine Frist hatte.
Zur Recherche kam er so nie.
Besser wurde es, als er konkrete Blöcke dafür eingetragen hat.
Aber das Spannende war eigentlich etwas anderes.
Er hat vor allem früh genug gesehen, wenn es nicht reicht.
Also, diese Woche geht sich das nicht aus, dann plane ich nächste Woche mehr ein.
Und genau das finde ich so wertvoll.
Der Kalender sagt dir am Montag die Wahrheit. Die Liste sagt sie dir am Freitagabend.
Wenn das so ist, und ich hoffe, das ist auch einleuchtend, dann warum bleiben
dann die Blöcke trotzdem so oft leer?
Ich glaube, dafür gibt es Gründe, und zwar gute Gründe. Erster Grund, Flexibilität.
Viele lassen bewusst offen, was im Block passieren soll, weil sie je nach Energie
und Tagesform entscheiden wollen.
Und das macht ja irgendwo auch Sinn. Es gibt Tage, an denen ein kreatives Konzept
einfach nicht geht und eine Fleissarbeit viel besser passt.
Zweiter Grund, wenn ein Block beginnt, kommt man fast immer gerade aus etwas anderem.
Aus einem Termin, aus einem Telefonat, aus dem Postfach.
Der Kopf ist noch so halb dort.
Und genau in diesem Moment soll man jetzt eine gute Entscheidung treffen,
welche von 20 Aufgaben die richtige für diesen Block hier ist.
Das ist eigentlich ziemlich viel verlangt, nicht wahr?
Und dritter Grund, grosse Aufgaben sind oft unscharf. Konzept.
Was heisst das konkret? Womit fange ich an?
Wenn das nicht klar ist, dann greift man eben zu dem, was klar ist.
Und das ist meistens das Kleine und häufig auch das etwas Unwichtigere.
Und beim Abgleich, ob das Wichtige überhaupt in die Woche passt, kommt noch etwas hinzu.
Wer sieht, dass es nicht passt, muss eine Entscheidung treffen.
Etwas verschieben, etwas absagen, vielleicht jemandem Nein sagen.
Das ist anstrengend, das ist unbequem. Es ist doch einfacher und bequemer,
nicht so genau hinzuschauen und zu hoffen, dass das schon irgendwie aufgeht.
An dieser Stelle möchte ich aber auch deutlich sagen, worum es mir hier nicht geht.
Ich mag ja Timeblocking und ich habe in vielen Folgen, in früheren Folgen auch
darüber gesprochen und ich bin persönlich ein Fan davon, den Kalender lückenlos zuzublocken.
Aber ich weiss gleichzeitig, dass das nicht für alle funktioniert.
Für mich funktioniert das recht gut.
Aber das Problem ist, ein Kalender, in dem jede Stunde verplant ist und jede
Abweichung den ganzen Tag umwirft, ist auch ein Extrem und das funktioniert
bei vielen Menschen eben nicht.
Timeblocking ist eine Möglichkeit, mit dem Kalender zu arbeiten.
Es ist aber nicht die einzige und vor allem ist Timeblocking kein Selbstzweck.
Wer mit einer kurzen Liste für den Tag gut fährt, der braucht vielleicht gar keine Blöcke.
Der Kern ist bei beiden Wegen derselbe. Die Entscheidung, woran du arbeitest,
fällt vorher und nicht im Moment, in dem du eigentlich schon anfangen solltest.
Und du schaust ehrlich hin, ob das Wichtige in deine Woche passt.
Was kannst du also tun? Wie immer habe ich dir ein paar Ansätze mitgebracht
und wie so oft sind es auch wieder vier.
Keiner davon verlangt, dass du mehr in den Kalender quetschst oder mehr planst als bisher.
Es geht um das kleine Stück zwischen Liste und deinem Kalender und mehr nicht.
Erster Ansatz. Schreib den nächsten Schritt hin, bevor der Block beginnt.
Das ist wirklich eine Kleinigkeit, die aber einen Unterschied macht.
Wenn du einen Block anlegst oder spätestens am Tag davor, dann schreib den konkreten
nächsten Schritt hinein.
Nicht Konzept, sondern Gliederung für das Konzept skizzieren.
Nicht Projektarbeit, sondern das, womit du anfängst, wenn der Block beginnt.
Das kostet dich keine Minute. Und es funktioniert auch in einer vollen Woche,
weil du nichts zusätzlich planst.
Du triffst die Entscheidung nur zu einem Zeitpunkt, an dem du noch einen klaren Kopf hast.
Und wenn dir die Flexibilität wichtig ist, die bleibt natürlich.
Wenn du an dem Tag merkst, dass die Energie für etwas anderes besser passt, dann tauschst du.
Aber du tauschst bewusst und fängst nicht bei Null an.
Zweiter Ansatz, wenn etwas dazwischen kommt, dann tausche bewusst.
Das gibt es natürlich. Es gibt Tage, an denen ein Kundennotfall reinkommt und
dann gewinnt natürlich der Notfall. Ja, natürlich.
So ist der Alltag eben und daran ist auch überhaupt nichts falsch.
Wichtig ist nur, was danach mit dem Schritt passiert, der im Block stand.
Er bekommt einen neuen Platz. Vielleicht morgen, vielleicht übermorgen.
Er fällt nicht einfach zurück auf die Liste, wo er wieder darauf wartet,
dass zufällig Zeit frei wird und er abgeholt wird.
Wenn du einen Kundentermin verschieben musst, sagst du auch nicht einfach ab
und meldest dich nie wieder, sondern verschiebst eben den Termin.
Dritter Ansatz, mach einmal pro Woche einen Abgleich.
Dieser dritte Ansatz nutzt die zweite Aufgabe des Kalenders.
Nimm dir einmal pro Woche, zum Beispiel wenn du auf die kommende Woche schaust,
die drei wichtigsten Aufgaben vor.
Und dann halte sie gegen die Zeit, die in dieser Woche wirklich frei ist.
Nach allen Terminen, nach allem, was ohnehin feststeht.
Du musst dafür nicht jede Stunde verplanen. Du kannst, aber du musst nicht.
Es geht nur um diese drei wichtigsten Aufgaben.
Passen sie überhaupt in deine Woche hinein?
Und wenn du nicht genau weisst, wie lange etwas dauert, dann schätze lieber grosszügig.
Unsere Planung ist häufig deutlich zu optimistisch und mir geht es da ja auch kein bisschen besser.
Deine Fristen, deine Rechnungen, deine Zusagen an Kunden, die laufen dabei ganz
normal weiter, so wie bisher.
Die haben ihre eigene Uhr, wenn du so willst. Du schaust nur,
ob neben ihnen noch Platz für das bleibt, was dir wirklich wichtig ist.
Vierter Ansatz. Wenn es nicht passt, ist das eine Information.
Nicht mehr und nicht weniger.
Natürlich wirst du manchmal feststellen, es passt nicht. Die Woche ist voll, sie ist zu voll.
Und das fühlt sich im ersten Moment ja auch frustrierend an.
Aber eigentlich ist es ein Geschenk. Denn jetzt weisst du es.
Du weisst es am Montag und nicht erst am Freitagabend.
Und dann kannst du bewusst entscheiden.
Entweder muss diese Woche etwas anderes weichen, damit Raum entsteht.
Oder die Aufgabe wandert ganz bewusst in die nächste Woche, mit einem Platz,
der dort schon für sie reserviert ist.
Beides ist okay, beides ist in Ordnung.
Wie du Raum schaffst und deine Woche so aufbaust, dass das Wichtige zuerst drin
ist, das ist dann schon der nächste grössere Schritt.
Für heute reicht es, ehrlich hinzuschauen.
Lass mich das zusammenfassen. Viele Blöcke, viele haben die Blöcke längst,
aber was oft fehlt, ist die Entscheidung, was reinkommt.
Der Übergang von der Liste in den Kalender passiert erst, wenn die Aufgabe im
Block steht und nicht nur der Block im Kalender.
Und der Kalender kann dir etwas sagen, was die Liste nie sagt,
nämlich ob es überhaupt passt. Früh genug, um noch etwas zu ändern.
Wenn du heute etwas mitnehmen willst, und das willst du, hoffentlich,
dann diese zwei Fragen für deine Woche.
Wenn du am Wochenende zuhörst, dann nimm einfach die kommende Woche.
Erstens, steht in deinen Blöcken schon drin, woran du konkret arbeitest?
Und zweitens, passen die drei wichtigsten Aufgaben überhaupt in diese Woche?
Wenn die Antwort Nein ist, dann
entscheide jetzt, was weichen muss und was wandert. nicht erst am Freitag.
Und denk an das Meeting vom Anfang. Gut wird es nicht durch den Termin,
sondern durch die Tagesordnung, durch die Agenda.
Vielen Dank, dass du mir zugehört und oder zugeschaut hast.
Und bis wir uns wiederhören, nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder. Dein Ivan Blatter.