Etätyötä yksin, yhdessä, tunteella ja taidolla

Tässä etätyöjaksossa Verkkoaseman Jyrki Sundström Verkkoasemalta ja Mari Saikkonen Axiell Mediasta kertovat mitä oman työn ja etätyön johtaminen vaativat yksilöltä ja työyhteisöltä. Miten voi myydä etänä? Miten yhteisöllisyyttä rakennetaan ja ylläpidetään ja miten tuloksellisuutta seurataan? Näihin ja moniin muihin kysymyksiin tulee vastauksia Päivi Lohikosken vetämässä Etätyö My Studiossa.

Creators & Guests

Host

Kerttu Saalasti Institute

@UniOuluKSI Kerttu Saalasti Institute – international research institute providing evidence-based knowledge and education on micro-enterprises.

What is My Studio - Mikroyrittäjän podcast?

MY Studio (Mikroyrittäjän studio) avaa uusia näkökulmia yrittäjyyteen,
osaamisen kehittämiseen ja yrityksen johtamiseen. MY Studio -podcasteissa
ääneen pääsevät yrittäjät, tutkijat, yrityspalvelutoimijat sekä muut elinkeinoelämän vaikuttajat.
Podcastit ovat osa mikroyrittäjyyden verkko-opintojen oppimateriaaleja, jotka tuotetaan
suomalaisten mikroyritysten kasvun ja kilpailukyvyn vahvistamiseksi.

[äänite alkaa]

Kertoja [00:00:00]: My Studio avaa uusia näkökulmia yrittäjyyteen, osaamisen kehittämiseen ja mikroyrityksen johtamiseen. Näissä podcasteissa kurkistetaan mikroyrittäjien arkeen ja mikroyritysten yhteiskunnalliseen vaikuttavuuteen. Ääneen pääsevät professorit, tutkijat, mikroyrittäjät ja yrityspalvelutoimijat.

Päivi Lohikoski [00:00:22]: Nyt teillä on tässä etätyön johtamisen podcastissa Jyrki Sundström Verkkoasemalta ja Mari Saikkonen Axel Mediasta ja Mari on myös yrittäjänä vieraana ja minä olen Päivi Lohikoski Kerttu Saalasti -instituutista ja mulla on oma studio podcast ja tänään meillä olisi tässä tarkoitus tosiaan puhua luottamuksesta ja siitä mitä huonoja puolia ja hyviä puolia etätyöhön liitty. Teidän tausta on tosiaan ihan loistava. Mari on Axel Medialla neljä päivää viikossa ja yhden päivä viikossa sitten yrittäjänä, e-kirjoja, erilaisia myyntitehtäviä, sales manager. Haluatko itse kertoa vielä lisää tästä sinun roolista ja tekemisestä?

Mari Saikkonen [00:01:14]: Kyllä, voin sen verran kertoa, että olen kaksi vuotta ollut nyt Axel Media-nimisessä ruotsalaisessa yrityksessä. Meillä on pääkonttori Tukholmassa ja minä vastaan meillä Suomen asiakkuuksista, oikeastaan koko e-kirja tuotantoketjuun liittyen tai jakeluketjuun liittyen eli kirjastot, kustantamot ja jälleenmyyjät ovat minun asiakkaitani. Yhden päivän viikossa teen muita töitä ja teen oikeastaan tällä hetkellä. Siitä voin kertoa myöhemmin, miten kun vuokraa työhuoneen, niin sitten nämä työhuonekaverit saattavatkin tulla sillä tavalla enemmänkin kuin tällaisiksi työtuttaviksi. Teen oman yrityksen toiminimen kautta sitten tällaisia myynnin konsultoinnin töitä.

Päivi Lohikoski [00:02:04]:Kyllä, entäs Jyrki. Voitko lyhyesti kertoa sinun etätyötaustasta?

Jyrki Sundström [00:02:09]: Kyllä, etätyötaustahan on lyhyt. [naurahtaa 00:02:11] sinänsä. Verkkoasemalla tosiaan ollut -97 firma on perustettu silloin opiskeluaikaan ja -98 eka palkan nostanut. Nyt 20 tai 23 vuotta oltu töissä. Vaikka mekin on oltu tämän teknologian ja softan ja kaiken kanssa paljon tekemisissä, niin tuossa reilu vuosi sitten alettiin vasta kunnolla miettiä etätyöhommia. Ja tietenkin tämä korona toi sitten sen kerralla silloin maaliskuun alussa esille. Se tapahtui sitten rysäyksessä, kun alettiin siirtymään tänne kotikonttoreille reilummin.

Päivi Lohikoski [00:02:57]:Kyllä, mitä se teidän firmassa tarkoitti tämä etätyöhön siirtyminen?

Jyrki Sundström [00:03:00]: Alkuunhan se tarkoitti sitä, että piti kiireen vilkkaa, vaikka oli jo vpn:t ja muut toiminnassa, niin ne piti parannella. Teams oli jo vähän tuttu meille. Me aloitettiin silloin -19 loppupuolella myyntipalaverit hoitamaan ja myytiin etänä. Niin silloin ei tarvinnut enää ihan kaikkea opetella uudestaan. Myynti meillä on aika hyvin, ja onkin tosi hyvin hoidettu myyntikoneisto etänä. Prosessi on kuvattu tosi tarkkaan, että ketkä hoitaa mitkäkin vaiheet ja miten etenee tämmöinen meidän tyyppinen p to p myynti siellä.

Päivi Lohikoski [00:03:46]: Onkos siinä eroa, miten myyntiä tehdään face to face tai verkon yli.Onko mahdollista luoda suhteita asiakkaaseen sillälailla? Mitä mieltä te olette?

Mari Saikkonen [00:03:54]: No, minä voin kommentoida. Se varmaan riippuu toimialasta, ehkä myös siitä, kuinka hyvät verkostot ovat entuudestaan. Esimerkiksi itselläni on. Olen fyysisesti tavannut heitä. Tosiaan, kun työskentelen oikeastaan suomalaisten kustantajien ja kirjastojen kanssa. Niin silloin kun siirryin näihin tehtäviin, niin tietysti asiakastyötä tein vielä silloin, kun se oli mahdollista, niin aika pitkälti fyysisesti. Se on jollain lailla myynnissä ollut kulmakivi, että asiakkaat tavataan kasvokkain ja mennään sinne asiakkaan luokse. Se on ollut vähän niin kuin kunnianosoitus asiakasta kohtaan. Siinä minun oli helppo sitten siirtää kaikki verkkoon, kun on tavannut ne asiakkaat. Suurin osa asiakkaista on näissä kirjasto- ja kustantamopiireissä. Niin piirit ovat pienet ja kaikki tuntee kaikki. Kaikki tuntee apinan ja tässä tapauksessa apinakin tuntee kaikki. Silloin on ollut helppo hypätä myymään ja esittelemään palveluita ja oikeastaan meillä ei ole sellaista uusasiakashankintaa juurikaan. Aika paljon tutuista asioista puhutaan. Ja kaikki tietävät palvelut ja tietävät mistä on kysymys. Näiden asioiden hoitaminen on huomattavasti helpompaa, kuin uuden palvelun esitteleminen. Ja mitä isompaan kauppaan mennään, niin tuntuu, että olisi aika haastavaa sellaisiauseiden kymmenien- tai satojentuhansien diilejä ihan puhtaasti tapaamatta tehdä. Mutta tämä on tietysti vaan minun mutu. Ehkä Jyrkillä on tästä enemmän ja teillä on varmaan enemmän kokemusta, missä te teette uusasiakashankintaa. Kerro sinäkin.

Jyrki Sundström [00:05:46]: Kyllä, siis nimenomaan tuo, että mistä aloigtin puhumaan, niin se oli nimenomaan sitä uusasiakashankintaa. Olemassa olevien asiakkaiden kanssa se toiminta siirtyi tosi luontevasti. Ja olihan sitä jo hoidettu muutenkin etäpalavereina. Mutta sitten se uusasiakashankinta, niin kyllähän se on hiukan erilaista verkon yli. Ei ne tulokset ole, miten sen sanoisi sen heikompia. Päinvastoin ne voivat olla jopa parempia. Palavereita tarvitaan aika paljon uuden asiakkaan kanssa ja nekin nyt sitten käytännössä, kun ne caset on sitten ehkä niin kun niitä kymppitonneja, niin huomattiin siinä alussa varsinkin, että pitää löytää semmoisia pienempiä kokonaisuuksia, joilla lähteä liikkeelle. Se luottamus sitten sen asiakkaan kansa syntyy loppujen lopuksi vasta sen tekemisen kautta. Sinä et voi siinä palaverissa oikein hirveänä vakuuttaa sillä osaamisella ja sitä aikaa ei ole niin paljon. Sinä et voi elehtiä tai osoittaa tai jotain. Puuttuu se fyysinen kontakti siitä tilanteesta ja se mitä me on itse huomattu, niin osalla [naurahtaa 06:58] on vähän vähäistä se tällä lailla oleminen. Se ei ole yhtään luonnollista. Sitten kun sivusta kuuntelee, niin toinen olisi kuin maansa myynyt, kun koettaa selittää jotain asiaa. Ehkä pitää olla niin kun pikkusen sellainen, vähän semmoinen ylikorostuneempi, jotta se välittyy se tunne sinne kameran taa. En tiedä. Tämmöisiä havaintoja meillä on ollut siitä.

Päivi Lohikoski [00:07:20]:Kyllä, tuo oikeastaan tukee vähän teoriaakin.Ensinnäkin luottamus on vähän niin kun pääomaa, että sitä voi kerryttää. Ja yleensä on hyvä lähteä semmoisesta pienestä odotuksesta ja pienistä lupauksista liikkeelle. Ja sitten kun ne saavutetaan, niin se luottamus alkaa kasvaa ja kehittyä. Sillä tavalla asiakassuhteet perustuvat monesti sellaiseen pitkäkestoiseen ja isoon luottamuspääomaan mitä ei semmoiset pienet pettymykset tai erimielisyydetkään sitten kaada. Oletteko te tällaisen havainnut siellä omassa verkostossa?

Mari Saikkonen [00:08:02]: No ehkä tuossa on havainnut sen. Jos minä ajattelen ihan suhdetta omaan työyhteisöön. Minä olen sitä siitä lukenut tutkimuksia, koska tämä asia kiinnostaa minua, kun yrittäjähommia teen tällaisten työympäristöjen kanssa. Olen siinä konsultoinut minun kollegoitani vähän tuotteistamaan ja sitä kautta olen saanut perehtyä ja kaivaa tietoa siitä, mitä tästä tällaisesta etäkohtaamisista tiedetään. Ja aika paljon se vahvistaa sitä ihan omaa kokemusta, jota minä mietin suhteessa omaan työyhteisööni. Tuossa vähän ennen kuin aloitettiin tämä podcast, niin tul mainittua, että minun pääkonttori on tosiaan Tukholmassa ja miten sitten sinne saada luotua, itse asiassa vieraaseen kulttuuriin. Meillä on yllättävän erilaiset työkulttuurit suomalaisilla ja ruotsalaisilla, vaikka vois kuvitella, että ollaan naapurikansoja ja hyvin samanlaisia, mutta on hyvin erilainen tapa kommunikoida, hyvin erilainen tapa lähestyä asioita. Aluksi oli vaikeata, kun oli pelkästään, silloin ei oikeastaan ollut hirveästi kokemusta vielä isommin Teamsin tai me käytettiin aluksi, taidettiin käyttää Skype for Businestä, ennen kun se sitten Teamsiksi muuntui. Ei ollut sillä tavalla, että me, kukaan ei pitänyt kameroita auki ja ei nähnyt ihmisiä. Niin siellä ihmiset ehkä kenties isossa ryhmähuoneessa juttelemassa niin, että mä en näe kenenkään kasvoja ja ei näe kuka puhuu siellä jonkun koneella vaan niin kun läppärin kansi auki ja minä olen niin kun sellainen sininen pallo jonkun näytöllä. On vaan se läsnäolo tai läsnäolemattomuus niin käsinkosketeltavaa, että ei saanut millään lailla yhteyttä siihen. Oli tosi vaikeaa lähteä sellaista luottamusta rakentamaan oman tiiminsäkään kanssa, kun ei oltu koskaan tavattu kasvokkain. Oikeastaan minusta tuntuu, että ehkäasiakassuhteessa se luottamus syntyy helpommin, koska silloin se on aika suoraviivasta. Mulla on jonkinlainen lupaus siitä tuotteesta, mitä minä olen myymässä tai mitä minä edustan. Meillä on varmaan jonkinlainen skitsi olemassa, minulla on hissipuhe, muinulla on kolme bullettia, kolme hyvää asiaa, mitä tämä minun edustamani palvelu tai minun yritykseni voi sinulle tuoda. Mutta kun puhutaan, että sinun pitäisi integroitua tiimiin ja vieläpä vieraalla kielellä ja vieraassa kulttuurissa. Tämä oli minulle ensimmäinen kertaa, kun teen töitä vieraalla kielellä, vaikka toki englannin kielentaito minulla oli ihan hyvää, saati sitten, kun välillä keskustelu heittäytyi ruotsiksi, tukholmaksi siellä toisessa päässä, niin se oli vaikeata ja se vaati sen, että kun siellä kävi fyysisesti muutamia kertoja, niin istui niiden ihmisten kanssa ja istui myös iltaa eli vietti tavallaan vapaa-aikaa. Se oli aika tärkeätä sen luottamuksen syntymisessä.Jos me olemme koko ajan siinä työkontekstissa, niin siinä joutuu koko ajan etsimään sitä paikkaansa, mutta heti, kun me pääsemme vapaalle, niin me voimme riisua sen meidän roolin ja emme ole silla lailla vastakkaisissa asetelmissa.

Jos minä ajattelen, että minulla on kollega Ruotsissa, joka tekee vastaavaa työtä, niin hän ehkä kokee jollain tavalla asemansa uhatuksi, kun tulee toinen ihminen ja näiden asioiden setviminen etänä, pelkästään virallisten palavereiden yli, on lähes mahdotonta. Ja mitä minä perehdyin tutkimukseen, niin huomasin siellä esimerkiksi, että jotkut tällaiset kansainväliset lääketiimit ovat voineet tehdä jo vuosia verkostomaisesti etänä töitä. He lentävät, heillä on ollut aina tapana, tai tämä on tietenkin aikana ennen koronaa, että he lentävät kerran vuodessa vähintään viikoksi jonnekin, johonkin päin maailmaa viettämään aikaa yhdessä, jotta se työ ja luottamus työssä tai siinä tiimissä voi syntyä. En tiedä Jyrki, onko teillä kokemuksia? Varmaan nyt, kun on uusia ihmisiä, jos teille on tullut korona-aikana tiimiin, niin tämä on ollut niin kun se haaste.

Jyrki Sundström [00:11:54]: On, juuri niin, uusien ihmisten sisäänajo, varsinkin sitten, kun otetaan ns. treeni taso, silloin pitäisi olla vähän kädestä pitämässä ja muuta muuta. Etänä on vähän erilaista hommaa ja nyt sitten on mietitty vähän uudet mallitsiihen, että täytyy jonkin verran olla konttorilla, kun ei ole nyt aivan kiellettykään sitä, niin on vaan tehtävään tutustuttava jne. Tuo oli kanssa jännä mitä sanoit tästä että sinä olet yksin täällä ja sitten porukka samassa neuvotteluhuoneessa keskustelee keskenään, niin sehän tulee jo meilläkin esille, että jos me pidetään firman info ja toimistolla on joku puolenkymmentä ihmistä ja 15 sitten vaikka etänä, niin kyllähän se keskustelu on aika paljon, varsinkin jos se vetäjäkin on siellä neuvotteluhuoneessa sen viiden kuuden ihmisen kanssa, niin se alkaa pyöriä siinä ympärillä. Etänä se osallistuminen ei ehkä ole niin luonnollista sitten kuitenkaan. Ja pitäisi huomioida niitä etänä olevia ja kysyä mielipiteitä ja oikein tingata sieltä asiaa ja että osallistutaan siihen [naurahtaa 13:04].

Päivi Lohikoski [00:13:05]: JKyllä. Eli palaverikäytäntöjen pitäisi olla erilaiset riippuen siitä onko kaikki etänä vai osittain. Mutta tosiaan tuosta luottamuksesta, haluan palata vielä siihen mitä Mari sanoi, että sille löytyy myös tutkimuksesta tausta, että luottamusta on useammalla tasolla. Työyhteisössä on tosi tärkeätä ensinnäkin pikaluottamus, mikä syntyy tuossa projektin alussa.Sitten on semmoinen affektiivinen luottamus, mikä tarkoittaa semmoista sitoutumista ja hyvää tahtoa ja sellaista kollegiaalisuuden tunnettakin, joka perustuu siihen osaamiseen ja ammatilliseen kompetenssiin ,ja on sellainen kunnioitus toisen know how: ta kohtaan. Omissa tutkimuksissa kävi ilmi, että oli kiinalais-amerikkalaisia tuotekehitystiimejä, jotka aloitettiin ja oli päämääränä tehdä, suunnitella tällaisia tuotteita.Siellä vain ei ne hommat lähteneet käyntiin enne kuin ne ihmiset olivat tavanneet toisensa face to face ja oli pidetty team-buildingit ja oli chek offit. He vaan tavallaan nraportoivat, että kaikki toimii. Ja näennäisesti kaikki rullasi, mutta mikään ei edistynyt. Ja tätä ehti kulua noin puoli vuotta ennen kuin projektipäälliköt ja program managerit sen ymmärsi, että porukan täytyy nyt oikeasti bondautua ja tavata. Sitten kun ne oli kunnolla käyneet läpi hankkeen tavoitteet ja etapit ja oli jaettu roolit ja vastuut ja kun oli syöty ja juotu yhdessä ja käyty ulkona ja muuta, niin sitten se käynnisty se työ. Ihminen on kumminkin sellainen kokonaisvaltainen olento, joka haluaa kuulua siihen joukkoon.Etätyö vähän haastaa.

Jyrki Sundström [00:14:50]: Kyllä tässä täytyy todeta, että yksi isompi case alkoi viime syksynä ja asiakas halusi, että meiltä tiimi tulee käymään sinne ja pitämään sen ensimmäisen workshopin siellä. Ja niin sitä sitten mentiin ja olin siinä mukana. Ja kyllähän se oli jälkikäteen todella loistojuttu nähdä se koko asiakkaan väki siellä ja jutella niitä näitä, vaikka mitään illanviettoa ei järjestetty. Mutta kuitenkin se, että jos ollaan samassa tilassa oltu ja syöty ja aloitettu se case, se projekti siinä, niin kyllä se sujuu paljo luontevammin sen jälkeen kuin että sinä olet koko ajan tavannut vaan etänä. Minulla on yksi esimerkki tuolta vuodelta miekka ja kypärä, että meidän yksi isoin asiakas, silloin kun oltiin vähän pienempiä, joka toi varmaan neljänneksen tai jopa kolmanneksen meidän liikevaihdosta neljä viis vuotta, niin me teimme projektia sinne. Minä tapasin sen asiakkaan, sen edustajan ensimmäisen kerran vasta neljän vuoden jälkeen. Siihen asti ja silloin ei ollut vielä Teamsiä tai muuta vaan se oli puhelinpalavereita aina se projektin [ naurahtaa 16:02] hoitaminen. Mutta sujui se silloinkin. Mutta kyllä se asiakaspuolellakin, jos työntekijäpuolellakin, se edesauttaa pikkasen sitä, että tavataan nokatusten edes kerran siinä, kun aletaan palvelua tuottamaan.

Päivi Lohikoski [00:16:24]:Kyllä. Miten te sitten työntekijöihin olette pitäneet niitä suhteita. Jyrki, sanoit että teille on tullut uuttakin henkilöstöä, Miten tämä on hoidettu?

Jyrki Sundström [00:16:32]: No, kyllä se alkuperehdytys on tapahtunut toimistolla. Siellä on sitten se esimies ja ne, jotka ne tietyt asiat perehdyttävät, ne on olleet siellä. Mutta se on ehkä päivä tai kolme eikä sen pitempään. Eikä siinä ihan töihin pääsekään käsiksi. Mutta meillä on sitten jonkin näköisiä kahvitteluhetkiä tuolla Teamsissä. Nyt ei viitsitty, niin kun yleensä ollaan ruukattu pitää after-joulut porukalla. No, nyt ei pidetä. Ollaan jo helmikuun puolella. Perjantaina on sitten kaamoksen kaatajaiset, käytännössä etänä. Porukalle tarjottavat saa hakea toimistolta ja sen jälkeen tiettyyn kellon aikaan Teamsiin ja siellä on toivottavasti inspiroiva puhe joltakin tunnetulta puhujalta ja muuta tämmöistä juttua. Pidetään sillä tavalla sitä henkeä yllä koko porukalle.

Päivi Lohikoski [00:17:38]: Ja miten teillä on nämä etäkahvit järjestyneet? Onko teillä niitä kuinka usein?

Jyrki Sundström [00:17:44]: No niitä näyttäisi olevan kaksi kertaa viikossa. Minä olen vissiin sen verran yksinäinen susi, että minä en ole oikein usein osallistunut niihin. Tuntuu, että ei sinne ihan hirveän moni aina osallistu. Voisi olla jopa järkevää, että olisi sitten tämmöisiä yhteisiä infoja ehkä enempikin tai tämmöisiä tilaisuuksia, johon sinun kuuluu tulla. Pitäisi väelle sanoa, että vaikka osa sanoo, ettei huvita eikä ehdi. Aina on tietenkin ne omat työt siellä, ettei millään ehtisi vaikka puoleksi tunniksi tulla. Mutta niin, voisihan se olla kuitenkin tehokkaampaa käydä välillä tuulettumassa ja juttelemassa joistakin muistakin asioista kuin justiin niistä omista projekteista tai omista asiakkaista.

Mari Saikkonen [00:18:27]: Tämän olen huomannut. Minulla on tosiaan vuodesta 2015 ollut tämä etätyöhön liukuminen tapahtunut. Aluksi kävin toisen työnantajan palveluksessa Helsingissä töissä ja silloin aina kun tuli niitä vakituisia konttoripäiviä, niin pystyi sitä kollegoihin yhteydenpitoa hoitamaan niinä konttoripäivinä. Mutta sitten kun se tuossa pari vuotta sitten jäi kokonaanja varsinkin siinä vaiheessa, nyt kun tuota korona iski, niin sitten kun koko muukin porukka sieltä konttorilta joutui pois, niin kun minä tuossa myös totesin, että tämä on minulle parasta työntekijänä mikä on voinut tapahtua, että on ollut korona, koska se on pistänyt meidät samanlaiseen tilanteeseen eli siellä ei muu porukkakaan pysty näkemään. Aikaisemmin tunsin koko ajan jollain tavalla semmoista ulkopuolisuutta. Hyvin usein näissä yhteisissä infoissa, kun kaikki muut ovat siellä konttorilla ja minä tosiaan olen siellä jossain jonkun läppärillä pieni piipittävä ääni, niin se ei niin kun millään tavalla lisännyt sitä tunnetta, että minä kuulun jotenkin tasavertaisena joukkoon. Meillä on ollut ihan ehdottomia sellaisia sääntöjä, jotka meille tuli, ihan päätettiin management-tasolla ja sen jälkeen johto alkoi itse käyttää tätä eli kamerat aina päälle. Tiedän työpaikkoja, joissa kukaan ei pidä kameraa päällä. Tiimipalaverit, isot palaverit, kaikki palaverit pidetään niin, että kamerat ovat pois päältä ja monet ihmiset kommentoi, että meillä ei sitä tarvita ja ihmiset ovat jotenkin kamalan tietoisia siitä omasta ulkonäöstään ja jotenkin se on ollut este. Mutta se on ollut yksi isoimmista päätöksistä, että täytyy nähdä ne muut ihmiset. Ja sitten se mitä tässä viimeisen vuoden aikana on tajunnut, että kun puuttuu se semmoinen kokousten välinen aika, kun pyörii konttorilla vähän niin kuin pitämässä semmoista vähän taukoa. On ehkä lopettanut jonkun, kirjottanut jonkun ison sähköpostin asiakkaalle, vastauksen reklamaatioon tai mitä hyvänsä. Sen jälkeen kaipaa jotain muuta. Konttorilla saattoi lähteä harhailemaan. Vähän käydä hakemassa kahvia, jutella jollain tavalla työkontekstisia asioita työkavereiden kanssa. Se ei välttämättä ole semmoista tauon pitämistä, kahvitauon pitämistä. Se on semmoista orientoitumista, vähän tietojen vaihtoa, vähän omaa tuulettamista. Kun se puuttuu kokonaan ja oikeastaan meillä ainakin aluksi oli pelkästään, että kaikki kokoukset olivat tosi tiukkoja. Niissä on jotenkin tämmöisessä Teams-ympäristössä niin jotenkin täytyy olla melkein se kahvitauko, että se voi harhautua se kokous niin kun semmoiseen vapaamuotoisempaan keskusteluun siitä työn tiimoilta, mitä tapahtuu konttorilla oikeastaan joka päivä ja ihan hirveen herkästi. Niin siihen piti ihan varata aikaa. Minulla on tietenkin itselläni semmoinen rooli, että minä olen melkein kaikkien, meillä on aika pieni yritys, meitä on 16. Minulla on hyvin monta ihmistä kenen kanssa minä olen tekemisissä, niin meillä on tämmöisiä weeklejä, niin kun one to one minun oman esimiehen kanssa ja ne on tunnin palavereita. Ei meillä välttämättä tunniksi riitä ihan tiukkaa asiaa, mutta sitten se loppu on jotenkin semmoista vähän vapaamuotoisempaa työn äärellä puhumista. Näin voisi ehkä sanoa. Ja tämmöisiä minulla on monen muunkin minun kollegan kanssa, että yritetään puristaa aina semmoinen, että on ne tärkeät, läpikäytävät asiat mistä halutan puhua, vaikka tehdä päätös. Niin sitten vähän niin kuin juoruillaan siitä työstä. Se on tosi tärkeätä. Se on tosi, tosi tärkeätä. Siinä syntyy ja se ei ole ehkä pelkästään sitä kahvikoneella törmäämistä. Vaan se on jotain vähän enemmän kuin sitä semmoista kahvihuoneen lätinää, mutta jotain vähän vähemmän sellaista, että ollaan kokouksessa, missä on esityslista ja jota noudatetaan ja puheenjohtaja nuijii.

Päivi Lohikoski [00:22:26]: Kyllä ja minä olen jossain esimerkiksi seminaareissa ja koulutuksissa huomannut sen, että kun ollaan tiukalla agendalla suunnittelemassa ja tekemässä jotain, niin siellä tehdään ne tietyt asiat ja sitten kun siirrytään lounaalle tai kahville, niin sitten ihmiset kertovat mitä ne oikeasti siitä asiasta ajattelevat ja miten se oikeasti kannattaisi tehdä ja ruvetaan vähän niin kun out of the box pallottelemaan niitä asioita. Se on semmoista vapaampaa, ehkä ideointiakin niistä työkuvioista. Tuo on varmasti riskissä jäädä pois, jos ei erikseen varata aikaa etätyössä. Miten Jyrki, oletko sinä kokenut eristyneisyyden tunteita tai sellaista että tämmöinen niin kun vapaamuotoinen keskustelu jää pois. Kaipaatko sinä sellaista?

Jyrki Sundström [00:23:08]: JKyllä, ilman muuta. Juuri tuommoinen mitä Marikin kuvas tuossa, että töissä ,konttorilla niin sanotusti siinä on väkeä ja sinä lähdet liikkeelle. Vaikka se ei ole kuin minuutti tai kaksi kun jonkun kanssa porisee vaikka ihan muusta , niin sitä kuitenkin tapahtuu. Kun täällä etänähän sitä ei tapahdu. Sitä ei tule asiasta tehden jollekin soiteltua, tuosta painettua luuria ja soitettua työkaverille ja alkaa jostakin ihan hassusta asiasta puhumaan. Not gona happen. Se vaatii vähän jotenkin kunnolla sitä face to face olemista ja minä kyllä tykkäisin pari kolme päivää viikossa koettaa käydä tuolla toimistolla, koska siellä on muutama vakkari , jotka tykkäävät tehdä siellä. Eli nyt ei olla sillain ajateltu, että se olisi niin kova riski näin korona-aikaankaan sitten se , että siellä se puolenkymmentä ihmistä on siellä kohtuullisen isoissa tiloissa käymässä. Mutta osasta sitten tuntuu, että ne eivät halua. Tuo kamerajuttuhan meillä kanssa päätettiin, että pitäisi olla aina päällä. Mutta nyt kun meidän firmassa jaetaan softatiimi ja dimatiimi. Niin dimatiimi on jostakin syystä se digitaaliseen markkinointiin sosiaalisempi. Niillä kyllä siellä viikkopalavereissa ja tiimipalavereissa kaikilla näyttäisi olevan kamera päällä. Jostain syystä tässä devas-tiimin ja tekki-tiimin puolella se on vähän vähempää. Mutta kyllä ne sitten ovat, jos sanotaan, että nyt olisi syytä vähän näyttää sitä omaakin nokkaasi siellä. Se vaati pikkasen totuttelua. Asiakkaiden kanssa totta kai aina. Ja sitten kyllä minä, jos joku myy minulle jotain niin kyllä minä koitan olla vähän kohteliaampi ja pitää kameran päällä ja arvostaa sitä työtä mitä työtä mitä itsekin jonkun verran tekee. Kun näyttää naamans, sujuu se keskustelu paremmin.

Päivi Lohikoski [00:25:01]: Kyllähän se estää vähän sitä repsahdusta sitten, että monihan on sanonut, että monesti jää tukka kampaamatta ja on kalsareissa koko työpäivä. Sitten kun on se kamerapakko niin ainakin sitten tulee laitettua kuosiin työpäiväksi. Mutta joo miten te sitten työn organisoinnin näette etänä? Että kun sanotaan että tämmöinen vapaa matkustajuus lisääntyy helposti virtuaalitiimissä , että on muka kiireinen joka puolella mutta sitten mikään ei hoidu. Niin miten te niin kun varmistatte , että ne omat tehtävät tulee hoidetuksi ja sitten vielä, teidän ympärillä, teidän tiimissä tulee tehtävät hoidetuksi? Miten sitä työtä voi tavallaan valvoa etänä?

Jyrki Sundström [00:25:43]: Jos minä aloittaisin tästä aiheesta. Entistä tärkeämmäksi me huomasimme sen, kun me vaihdoimme sitten meidän meidän järjestelmää, jolla tehtäviä laitetaan väelle ja projekteja hoidetaan, että se on niin kun sillä lailla läpinäkyvää, että sinne kirjataan huomattavasti pienempiä tehtäväkokonaisuuksia. Vaikka mitä tehdään asiakkaalle ja muita.Se niin kun vaatii sitä, että niitä seurataan ja kun ihmisillä on paljon tekemistä, yleensä liikaa ja priorisoidaan niitä tehtäviä, että ne on kaikki kirjattu johonkin ja suunnilleen kaikki pystyy käymään kurkkimassa, että onko ne tehty ja näin päin pois. Ja selkeästi siinä tuli, kun siirryttiin siihen etätyömoodiin, niin joillakin tuli ongelmia. Tuntu tosiaan , että mitään ei tehdä ja mitään ei saada aikaan ja sitten huomaa, että onhan se tietenkin haastavampaa, jos siellä kotona on ne pienet lapset ja muut, niin tehdä niitä juttuja. Itsellä ei niistä tarvitsee enää huolehtia. Se on ihan erityyppistä sitten se tekeminen. Mutta kyllä minä sanoisin näin, että se hyvä tuotantoprosessi ja sitä tukevat järjestelmät auttaa aika paljon siinä, että tulee hommat hoidetuksi. Sitten se kuka vastaa niistä, pystyy valvomaan paremmin sitä, että ne tulee tehdyksi. Me ei olla vielä ainakaan niin itseohjautuva tiimi, että ne itsekseen hoituisi ilman sen kummempaa. Ei olla semmoiseen yrityskulttuurin vielä päästy niin kun tuota valvontaa ja tekemistä, niin ne pienetkin detaljit ja tehtävät, ettei kaikki vaan siirtyisi tekemään niitä juttuja, jotka ovat oikein kivoja kellekin.

Päivi Lohikoski [00:27:33]: Kuinka usein teillä tehdään semmoisia tsekkejä tai stand up palavereja, jossa seurataan sitä etenemistä?

Jyrki Sundström [00:27:37]: No, totta kai kerran viikossa meillä on tällä hetkellä tiimipalavereja, mutta me ollaan tekemässä pikku muutosta. Me vähän pienennetään tiimejä tai aletaan tehokkaammin sitten niitä yhdessä katsomaan. Sehän on tiimin vetäjän tai asiakasvastaavan tai projektipäällikön tehtävä sitten valvoa, että se oma homma etenee siitä. Että vaikka se terminä voi kuulostaa se valvonta tympeältä, mutta kyllä sitä osa ihmisistä odottaakin. Että ollaan niin kun oikeasti kiinnostuneita siitä, mitä minä teen. Ja niin näin.

Mari Saikkonen [00:28:12]: Ehkä tuohon voisin jatkaa. Meillä on tietysti hyvin erityyppinen tiimi ja itsellä on niin kun hyvin semmoinen toisenlainen rooli, jossa on aika iso vastuu ja sitä ehkä minun roolin kautta odotetaankin , että minun pitää olla aika itseohjautuva. Mutta sitten minulla ainakin auttaa se, että minulla on ihan tämmöiset weeeklit, one to one palaverit minun esimieheni eli meidän toimitusjohtajan kanssa, jossa me käydään läpi vähän isommalla tasolla, että mitä tapahtuu. Totta kai, jos meillä tulee iso kilpailutus, niin kyllä minun täytyy se ihan itsenäisesti huolehtia, että kilpailutukseen tulee vastattua ja kasattua se tiimi siihen. Mutta se tälllalailla yksilötasolla on vaatinut aika paljon opettelua.Varsinkin kun itse näkisin sen että, toimisto on semmoinen helppo paikka. Sinne kun menee, niin jotenkin sitä menee semmoiseen työmoodiin. Että vaikka tympisi eikä huvittaisi mikään niin kun ajattelee menneisyyttä ja entisiä aikoja, niin kun minulla on ollut toimistotyö niin sitä vaan vaan vetää vaatteet niskaan ja pesee hampaat ja juo kupin kahvia ja menee toimistolle. Siellä alkaa syntymään jollain tasolla se työ, kuin itsestään. Siellä on sellainen kognitiivinen, niin kun triggeri, että nyt ollaan tässä työmoodissa. Nyt tultiin tänne työpaikalle ja vaikka se joskus sujuu hitaammin ja joskus paremmin, niin se kuitenkin se paikka mahdollisti semmoisen työnteon. Ja nyt minä olen huomannut, että tähänhän on monenlaisia ratkaisuja. Mutta täysin kotona tehtävä työ, että ollaan vain kotitoimistolla, itseasiassa aika harvalle varmaan ihan puhtaasti sopii.Tästä syystä minä olen vuokrannut itselleni tavallaan tämmöisen hyvin pienessä toimistossa olevan työpöydän tai työtilan, työhuonepalvelun oikeastaan virallisesti eli minä käyn paikassa. Minä menen sellaiseen paikkaan, joka on minulle toimisto, vaikka siellä ei ole minun tiimiä. Minä saatan olla ihan yksin siellä. Minulla on siellä kaksi kollegaa, työhuonekollegaa, jotka toimivat tosiaan ihan eri alalla ja joiden kanssa sitten aina minun yrittäjäpäivänä tehdään , teen heidän kanssaan hommia. Mutta muuten saatetaan siellä törmätä ja se paikka on minulle semmoinen, mikä sitten joskus saattaa olla, että monta päivää on isoja asioita, joita pitäisi aloittaa, isoja projekteja, pitäisi miettiä Kuten miten otetaan vaikka uusi crm- järjestelmä käyttöön ja se on sellaista vähän yläpilveä. Kun että ei ole kauheasti sellaisia konkreettisia tehtäviä, niin silloinhan tämmöinen yksin puurtaja, jota ei kovin tarkasti valvota, sortuu siihen, että alkaa järjestelemään omia sähköpostejaan tai käymään läpi to do -listaa ja sieltä niitä sellaisia helpoimpia ja nopeampia pikkuvoittoja. Ja niihin isoihin, sellaisin valtaviin strategisiin pohdintoihin, niihin on kamalan vaikea joskus tarttua. Silloin saattaa auttaa se, että menee sinne toimistolle ja sitten alan kuuntelemaan. Minä olen myös paljon lukenut, että sinä voit kouluttaa aivosi, alan kuuntelemaan sellaista focus- keskittymismusiikkia ja se niin kun liittyy minulla semmoisten tietynlaisten vaikeiden asioiden tekemiseen. Niin sitten huomaan, että minä rentoudun. Minä olen siinä paikassa mikä on pyhitetty työlle, missä minä en tee muita asioita. Koska kun on tämmöinen vaikean ja ison asian aloittaminen kotona yksin, niin minulla alkaakin yhtäkkiä häiritsemään tiskipöydällä olevat tiskit tai ihan hirveästi tulee semmoinen olo, että minun pitää imuroida tuo eteinen eli sitä on ihan niin kuin opiskeluaikoina. Alkaa lykkäämään jakun pitäisi semmoista vaikeata asiaa alkaa tekemään, niin silloin voi tehdä tämmöisiä. Toisilla, jos ei ole omaa työhuonetta, niin voi olla ihan hyvä vinkki mennä, no nyt tietenkin korona-aikana on vähän haastavaa löytää semmoisia, mutta jos tuntuu että kahviloissa on tilaa ja maski päällä haluaa käydä muutaman puoli tuntia näpyttelemässä siellä jossakin nurkkapöydässä , jossa on väljää, niin kun etsii semmoisia paikkoja, missä se semmoisen jonkun asian aloittaminen on helpompaa.

Päivi Lohikoski [00:32:20]: Eli oman työn johtamiseen tullaan, että se on tosi tärkeätä.

Mari Saikkonen [00:32:28]: Siihen ei oikein saa koulutusta oikeastaan mistään eikä hirveästi tukeakaan. Että kaikki on pitänyt niin kun vähän kantapään kautta oppia. Ja yliopistossa ei ole ollut, niin silloin kun minä ole käynyt, niin oman työn johtamisen kursseja. Ja sitä olisi ehkä kaivattu.

Päivi Lohikoski [00:32:41]: Kyllä. Se on niin helppoa tarttua niihin kiireellisiin tehtäviin ja jättää semmoiset tärkeät sitten taka-alalle ja semmoiset vaikeat. Tuo on varmasti tosi tyypillistä. Jos Jyrki ja Mari nyt haluaisitte lopuksi vielä tiivistää semmoisia top kolme asioita , että miten voi tehdä hyvää etätyötä, semmoisia periaatteita ja hyviä käytäntöjä. Mitkä ne teidän mielestä vois olla?

Mari Saikkonen [00:33:10]: Minä voin aloittaa. Minä näitä mietin jopa etukäteen. Päivi ohjeisti etukäteen, että tämmöisiä voi miettiä.

Jyrki Sundström [00:33:18]:Kyllä, aloita vaan. [naurua 33:18]

Mari Saikkonen [00:33:18]: Minulle oikeastaan top kolme on, ensimmäinen liittyy tähän oman työn johtamiseen. Ja minä tiivistin nämä. Tässä on itse asiassa kaksi asiaa. Mutta nämä ovat, kun suunnittele etukäteen kolme asiaa, jotka haluat saada tänään, joita haluat edistää tänään. Jos lähtee päivään ilman sitä toimistoa, ilman niitä työkavereita, jotenkin ihan yksin, vähän väsyneenä, maanantai aamuna, on hirveän vaikeaa saada mistään kiinni. Jotenkin tuntuu, että haluaisi, että viikonloppu jatkuisi vielä yhden päivän. Niin jos sinä päivänä tai oletkin etukäteen, vaikka sunnuntai-iltana tai maanantai aamuna, käytät siihen 10 minuuttia aamukahvia juodessa. Kirjoitat kolme asiaa ylös mitä sinä haluat tänään edistää ja viivaat ne yli sitä mukaa kun olet ne saanut edistettyä. Joskus se riittää. Joskus tuntuu, että kun olisi ne miettinyt etukäteen, niin siitä olisi tullut hyvä. Ja jokaisen työpäivän jälkeen, mieti, kirjaa ylös ne muutama asia mitä sait edistettyä. Ettei ole sellaista tunnetta että työ- ja vapaa-aika liukuu ja liudentuu yhteen kun sinä olet aina kotona, luurit korvassa ja mitään ei saa aikaseksi. Eli se on semmoisen oman työn johtamisen kannalta ihan äärimmäisen tärkeätä. Kakkosvinkki on se, että kun kotona ajantaju katoaa. Ja välillä minä huomaan, että minä olen yhdeksän aikaan viritellyt työaseman sohvalle ja 16.30 mulla on outo olo, mulla kivistää, mulla on vessahätä, mulla on nälkä ja mä olen siinä samalla sohvalla kyyristyneenä itseeni ja koneen, läppärin päälle ja tuota, kun ei tule niitä semmoisia mitä tulisi siellä toimistolla. Että joku tulee sanomaan, että lähdetään lounaalle. Toimistolla jotenkin lounasaika, se on niin, että siitä vois virittää kellonsa. Mutta kotona sitä ei tapahdu. Eli laita puhelimeen hälytykset: pidä se kahvitauko, pidä se lounastauko, käy kävelemässä ulkona, tee happihyppely, koska se itsestä huolehtiminen siellä omassa kodissa tuntuu olevan haasteellista. Ainakin minulle. Ja kolmas neuvo on se, että luo uusia rutiineja työkavereiden kanssa. Pitäkää after workeja. Jos tuota viinit maistuvat, niin ottakaa lasilliset viiniä Teamsissa. Luokaa sitä luottamusta vahvistamalla niitä henkilökohtaisia siteitä niiden työkavereiden ja kollegoiden kanssa, koska muuten voi tuntua, se niin kun vähentää sitä eristyneisyyden tunnetta, ihan sitten siinä arjessakin. Ja tähän niin kun tämmöinen plus vinkki . Sopikaa yhteiset käytännöt sitten kun palataan ehkä joskus normaaliin, joka on varmaan tämmöinen yhdistelmä etätyötä ja konttorilla oloa. Että kuinka pidetään palaverit, kun osa on konttorilla ja osa on etänä. Onko silloin kuitenkin parempi, että kaikki on luurit päässä siellä Teamsissa, että siitä kohtaamisesta tulee hyvä. Se vaatii sellaista omanlaistaan suunnittelua. Miten yhdistetään ihmiset, jotka ovat yhdessä paikassa, niihin etäilijöihin. Siinä mun vinkit.

Jyrki Sundström [00:36:30]: [naurua 36:30]

Päivi Lohikoski [00:36:30]: Kiitos Mari. Päivi Lohikoski [00:36:38]: Mari Saikkonen [00:36:38]: Jyrki Sundström [00:36:38]: [naurua 36:38]

Päivi Lohikoski [00:36:45]: Entäs Jyrki?

Jyrki Sundström [00:36:45]: Riittääkö jos sanon, että sama? [ naurua 36:45]

Jyrki Sundström [naurua 00:36:45] No ei. Kyllä minulla on. Minulla on ennenkin ollut tämä työpiste täällä kellarissa. Vaimo tekee tuossa keskikerroksessa ja sitten nuo lukiolaiset tuolla, nyt kun ovat etänä olleet, niin tuolla ylimmässä kerroksessa sitten tehneet hommia. Se, että on joku työpiste mihin tulla. Minä ennen tein aika paljon hommia sillain että , ennen tätä varsinaista etäilyn aloittamista, että minulla oli tuossa olohuoneessa sitten tai on edelleenkin läppäri. Ja minä siinä sitten nökötin ja katsoin TV:tä ja tein iltaisin niitä tiettyjä hommia. Nyt se on jäänyt tässä kotietäilyssa kyllä iltaisin oikeastaan aika lailla pois. Se on jollain lailla intensiivinen se päivä tässä omalla työpisteellä. Yksi vinkki voisi olla se, että on se yksi paikka missä tekee niitä töitä. Laittaa siihen kaikki setit niin hyvin, kun pystyy. Jos tarvitsee omassa hommassa kolmea ruutua tai jotain muuta, niin sitten ne vaan hommataan, että on muutakin, kun vaan se yksi läppäriruutu. Tosin osa tykkää ja pystyy silläkin tekemään hommia. Sitten toinen on tämä vähän tuohon suunnitteluun mitä Marikin sano tuossa. Itsellä on se tapa, että minä sunnuntaina katson viikon kalenteria ja sitten minä katson vähän crm:tä, että mitä minun pitäisi tehdä tuossa myyntipuolella, koska seon aika tärkeä näin, että firma pyörii ja a asiakkaat maksavat laskunsa ja työntekijät saavat palkkansa. Sinne minä lyön ihan kalenteriin kiinni tunnit. Tee tuo tarjous, käytä tuo tunti siihen, että edistät joitakin asioita. Minä lyön ne ihan kalenteriin kiinni, että kukaan ei pukkaa minulle sinne sitten palavereita, koska muuten tuo kalenteri täyttyisi. Aika lailla sitten semmoisista asioista jää sitten se oma työ tekemättä. Ja tuota ehkä kolmantena, että koettaa aloittaa sen päivän niin kun lähtisi töihin. Että minulla ei ainakaan aivan hirveänä vaihtele se, että mihin aikaan, silloin kun minä täällä kotona olen, niin konkoilen tähän koneen ääreen etänä tai menen toimistolle, niin suunnilleen samoihin aikoihin pidän niin kun ne rutiinit. Se että konttorilla nykyään jatkuu mielellään jopa paljon pitempään, koska siellä on välissä paljon hauskaakin.[naurua: 38:58] ja lätisee ihmisten kanssa ja tehdään jotain muutakin kuin sitä intensiivistä työtä. Ehkä tässä vuoden aikana on pikkuisen päässyt eroon mitä alussa oli varsinkin kävi, että oli tosi intensiivisiä päiviä, että se saattoi se kymmenenkin tuntia hurahtaa niin kun aika lailla ja kuuden aikaan sitten konkoili tuonne oikeaan asumiskerrokseen sitten tässä talossa. Mutta ehkä siinä nyt meikäläisen kolmas olisi.

Päivi Lohikoski [00:39:30]: Kyllä, kiitoksia loistavaa. Ja tosiaan etätyön johtamisen kurssille voi Oulun yliopistopalvelun kautta ilmoittautua ja kurssi pyörii ihan non stoppina tämän vuoden ajan. Että tervetuloa mukaan.

[äänite päättyy]