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Du trägst Verantwortung, aber hast nie Zeit? Im Zeitnutzer Podcast erfährst du, wie du durch strategisches Zeitmanagement von reaktivem Abarbeiten zu bewusstem Gestalten kommst. Statt oberflächlicher Produktivitäts-Hacks bekommst du hier Impulse, die dir helfen, die Kontrolle über deine Zeit zurückzuerobern und gezielt voranzukommen.
Für Selbstständige, Unternehmer und Führungskräfte, die nicht noch mehr tun, sondern endlich das Richtige tun wollen.
Getreu meinem Motto: "Nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder."
Hallo, hier spricht Ivan Blatter, dein Mentor und Coach für strategisches Zeitmanagement.
Ich helfe dir, deine Zeit so zu nutzen, dass dein Business läuft,
ohne dass du dich verlierst.
Heute habe ich ein Thema für dich, das vermutlich ziemlich viele kennen und
bei dem ich dir heute einen Gedanken mitgeben will, der dich vielleicht überrascht.
Nehmen wir mal an, du setzt dich hochmotiviert an den Schreibtisch und du weisst
eigentlich ganz genau, was heute dran wäre.
Dieses eine Konzept, das du schon seit Tagen vor dir herschiebst.
Oder dieser eine strategische Block, den du dir fest vorgenommen hast.
Und dann, ping, die erste Nachricht. Eine kurze Frage von einem Kunden.
Dann eine E-Mail, die dringend ist. Dann ein Anruf. Und bevor du dich versiehst, sind zwei Stunden rum.
Du hast viel gemacht, ja, ja. Ja, aber nichts davon stand auf deiner Liste.
Und so geht es weiter. Den ganzen Tag. Frage hier, Rückfrage da,
eine kleine Aufgabe, die nur 5 Minuten dauert.
Aber am Ende waren es halt 30 solcher 5 Minuten Sachen.
Und das Verrückte ist, am Abend sitzt du da und denkst, ich war doch den ganzen
Tag beschäftigt, wirklich beschäftigt.
Aber dieses eine Konzept, das liegt immer noch da.
Der strategische Block, nicht passiert.
Stattdessen hast du den ganzen Tag Feuer gelöscht, Fragen beantwortet,
Dinge erledigt, die andere auf deine Liste gesetzt haben.
Das Problem ist nicht, dass du nichts tust, sondern das Problem,
dass nicht du entscheidest, was du tust.
Die Aufgaben regieren und du reagierst nur noch.
Ja und das Blöde daran, je mehr du reagierst, desto mehr kommt nach.
Weil alle merken, bei dir geht's schnell.
Du antwortest sofort, du lieferst sofort. Und damit setzt du einen Standard,
den du selbst nicht mehr einholen oder erfüllen kannst.
Die Erwartungshaltung steigt, aber deine Zeit, die bleibt natürlich gleich.
Gleich lang. 24 Stunden. Und davon willst du vielleicht nicht alle bei der Arbeit
verbringen. Hoffentlich nicht.
In jedem Fall landest du in einem Teufelskreis.
Und was passiert dann? Ja, irgendwann merkst du, ich komme nicht mehr hinterher.
Und dann kommt dieser Gedanke, ich muss einfach disziplinierter sein.
Ich muss mich einfach mehr zusammenreißen. Ich muss früher aufstehen,
länger arbeiten, härter priorisieren.
Aber das ist ein Denkfehler.
Und genau das begegnet mir immer und immer wieder und, seien wir ehrlich,
ab und zu mal auch bei mir selber. Dieses Muster.
Menschen, die wirklich viel arbeiten, die definitiv nicht faul sind,
aber trotzdem das Gefühl haben, hinterher zu rennen.
Und fast alle denken zuerst, es liegt an mir, an meiner Disziplin,
an meiner Willenskraft oder vielleicht sogar, ich habe nicht die richtige Methode
gefunden, ich habe nicht die richtige App gefunden.
Aber es liegt nicht daran, es liegt nicht mal an dir, sondern es liegt eine
Stufe tiefer oder höher, je nachdem wie du willst.
Es liegt am System oder genauer gesagt daran, dass kein System da ist, das dich schützt.
Und genau das ist der Punkt, der mir wichtig ist und der vielleicht auch ein
bisschen wehtut, ich weiss es nicht. Aber vielleicht ist er genau deshalb so wichtig.
Also, reagieren, dieses ständige Abarbeiten von dem, was gerade reinkommt,
das fühlt sich nach Arbeit an.
Es fühlt sich sogar nach besonders viel Arbeit an, weil du ständig in Bewegung bist.
E-Mail beantworten, Haken dran. Kurze Frage gelöst, Haken dran.
Nachricht zurückgeschrieben, Haken dran.
Das fühlt sich gut an, wirklich gut.
Und seien wir ehrlich, es gibt natürlich auch Jobs, wo das genau der Inhalt
ist. Also wenn du vielleicht als Assistenz arbeitest oder in einem sehr,
sehr reaktiven Job, wo alles vorgegeben ist.
Schau, ich war diese Woche bei einem Arzt und er hat mich gefragt,
was ich beruflich mache.
Und dann habe ich ihm das so ein bisschen erzählt und dann sagt er so.
Aha, Zeitmanagement-Mentor, Zeitmanagement-Coach, ja was ist denn das eigentlich
ganz genau? Was machen Sie da eigentlich den ganzen Tag?
Und dann habe ich realisiert, das Problem hat er ja wahrscheinlich gar nicht.
Er hat von morgens bis abends Patienten, wenn er gut gebucht ist. Und das ist er.
Er ist ein Morgen-Spezialarzt. Also der ist natürlich gut gebucht.
Er kommt morgens in die Praxis.
Er schaut sich auf die Liste an, wie er heute alles so eintrudelt.
Und wenn er Zeit hat, bereitet er sich auch ein bisschen vor.
Vielleicht macht er das, vielleicht auch nicht. Aber wie auch immer.
Und wenn keine Patienten mehr da sind, dann geht er halt nach Hause.
Das ist ein bisschen schwarz-weiss gemalt, ich weiss, Ärzte machen auch andere Dinge.
Aber ich kann gut nachvollziehen, dass er mit dem Begriff Zeitmanagement und
Zeitmanagement-Coach nichts anfangen kann, weil er einen vor allem reaktiven Job hat.
Wenn es aus irgendeinem Grund mal einen Tag gibt, an dem er keine Patienten
hat, dann hat er nicht wahnsinnig viel zu tun.
Auch hier male ich wieder ein bisschen sehr schwarz-weiss, aber du weisst,
was ich meine. Also es gibt Jobs, wo dieses Reagieren oder das Abarbeiten von
dem, was halt da rumliegt, der Job an sich ist.
Aber deiner ist das ziemlich sicher nicht. Wenn du selbstständig bist,
wenn du Unternehmer bist, wenn du Führungskraft bist, wenn du jemand mit viel
Verantwortung bist, der einen klassischen Bürojob hat, dann ist das eben bei dir nicht der Fall.
Im Gegenteil, es ist sogar eine Falle. Denn jedes Mal, wenn du so eine kleine
Aufgabe erledigst, dann passiert ja etwas in deinem Gehirn.
Du wirst belohnt, eine Mini-Belohnung bekommst du auch einen kleinen Dopaminschub.
Geschafft, erledigt, weiter.
Und dein Gehirn liebt das natürlich. Diese schnellen Erfolge,
diese Quick-Wins, diese kurzen Zyklen von Problem erkannt, Problem gelöst.
Das ist ja auch irgendwo toll, fühlt sich im Moment gut an.
Und dann gibt es noch die andere Art von Arbeit, die sehr wichtig ist bei dir,
die vielleicht sogar zentral ist.
Die hat ein Arzt natürlich auch, aber bei dir sollte das einen grossen Teil
deiner Zeit in Anspruch nehmen.
Eben dieses Konzept, das du schreiben wolltest oder diese strategische Planung,
die du vor dir herschiebst.
Das alles dauert natürlich länger. Und diese Aufgaben sind natürlich unbequem.
Da gibt es keinen schnellen Haken dran, sondern du musst nachdenken,
du musst dich reinarbeiten, vielleicht musst du auch Entscheidungen treffen,
die nicht besonders einfach oder sogar unangenehm sind und da gibt es auch keine schnelle Belohnung.
Ja und was macht dein Kopf, was macht dein Gehirn? Es wählt den Weg des geringsten Widerstands.
Es wählt die E-Mails, die Nachrichten, die kurzen Fragen.
Nicht weil du undisziplinierst wärst oder so, sondern weil dein Gehirn einfach
nicht anders kann. Es funktioniert halt so.
Und deshalb könnte man sogar sagen, Reagieren ist die eleganteste Form der Prokrastination.
Denn das Reagieren ist ja getarnt als Produktivität. Es fühlt sich an wie Leistung.
Aber in Wahrheit vermeidest du dabei genau die Aufgaben, die den grössten Unterschied machen würden.
Und das nennt sich Prokrastination.
Aufschieben. Das machst du natürlich nicht bewusst, nicht absichtlich.
Aber das Ergebnis ist dasselbe.
Das ist einfach die Realität, wie unser Gehirn arbeitet.
Und wenn du das einmal verstanden hast, dann verändert sich wirklich etwas.
Denn dann hörst du vielleicht auch auf, dir Vorwürfe zu machen oder ein schlechtes
Gewissen zu haben und du fängst an, ein System zu entwickeln,
ein System zu bauen, das dieser Dynamik eben etwas entgegensetzt.
Also, warum passiert das Ganze
eigentlich? Warum rutschen wir so leicht in diesen Reaktionsmodus ab?
Abgesehen von dem Dopaminkick, den ich da vorhin beschrieben habe,
gibt es, oder sehe ich zumindest, drei wesentliche Ursachen.
Die erste Ursache, es gibt keine klare Unterscheidung zwischen dringend und wichtig.
Ja, ja, Eisenhower dringend, nicht dringend, wichtig, nicht wichtig,
kennen wir alle und das ist auch schwer, dieses Prinzip zu operationalisieren.
Aber hier ist es wirklich nützlich, denn alles fühlt sich gleich an.
Jede Nachricht, jede Aufgabe hat gefühlt die gleiche Priorität, nämlich sofort.
So steht auf meiner To-Do-Liste ab und zu mal, nämlich einmal pro Woche, Pflanzen gießen.
Und gleich daneben steht dann eben vielleicht neues Marketingkonzept entwickeln oder sowas.
Jede dieser beiden Aufgaben, beide Aufgaben, die fühlen sich gleich an.
Das ist einfach eine Zeile auf meiner To-Do-Liste.
Natürlich weiss ich, dass Pflanzen gießen eine andere Wichtigkeit und Dringlichkeit
hat als das Marketingkonzept. Aber das ist natürlich nicht immer so.
Und wenn alles gleich dringend wirkt, dann gewinnst du nie den Raum für das,
was wirklich wichtig ist.
Und dann kommt noch das nächste Problem dazu. Das Wichtige ist selten laut.
Es drängelt sich nicht vor. Es wartet leise und das wird irgendwann zum Problem,
weil du es zu lange ignoriert hast.
Die Pflanzen, die ich dann eben nicht gegossen habe, und dann gehen sie ein.
Das Dringende aber, das schreit. Das Wichtige, das flüstert.
Und im Alltag gewinnt meistens das Schreien.
Mein Beispiel mit dem Pflanzen- und dem Marketingkonzept holpert ein bisschen,
aber ich glaube, du weisst ganz genau, wovon ich hier spreche.
Die zweite Ursache, es gibt keinen verlässlichen Ort für deine Aufgaben.
Viel zu viel schwirrt noch in deinem Kopf herum. Oder die Aufgaben stehen auf
drei verschiedenen Listen.
Eine im Notizbuch, eine in der App, eine als Zettel auf dem Schreibtisch oder
noch eine irgendwo in einer Software, die du halt für deinen Job brauchst oder
brauchen musst und so weiter.
Und dann gibt es noch ein paar in deinem E-Mail-Posteingang,
die du noch schnell erledigen wolltest und so weiter. Und am Schluss,
da vertraust du deinem eigenen System nicht.
Und wenn du deinem System nicht vertraust, dann musst du alles im Kopf irgendwie behalten.
Zumindest die Übersicht oder die Fäden versuchst du dann im Kopf in der Hand zu halten.
Dann kontrollierst du ständig nach. Und dann hast du auch dieses nagende Gefühl,
etwas vergessen zu haben.
Und dann bleibst du eben in diesem Reaktionsmodus, weil das wenigstens das Gefühl
gibt, nichts zu verpassen.
Der Kopf fährt zur Aufgabenliste, zum Ort der Koordination und das ist eigentlich
der schlechteste Ort dafür, den es überhaupt gibt.
Und dann gibt es noch eine dritte Ursache. Es gibt keine bewusste Entscheidung,
was heute wirklich dran ist.
Der Tag passiert. Einfach so.
Du öffnest den Laptop, schaust was reinkommt und dann arbeitest du das halt ab.
Stück für Stück, von oben nach unten. Was zuerst da ist, wird zuerst erledigt.
Ohne je bewusst gesagt zu haben, das hier sind heute meine zwei,
drei wichtigen Dinge und alles andere muss warten.
Klingt einfach, aber die meisten machen es nicht, weil es eine Entscheidung
erfordert und Entscheidungen kosten Energie.
Dann lieber, das hier sind die 97 wichtigsten Dinge, die ich heute unbedingt erledigen muss.
Alles andere muss warten. Und das ist natürlich kompletter Blödsinn.
Die gute Nachricht, genau hier liegt der Hebel. Es geht gar nicht darum, mehr zu schaffen.
Niemand braucht 87 wichtigste Aufgaben des Tages, sondern es geht auch nicht
darum, irgendwie effizienter durch die Meils zu rasen, sondern es geht darum,
bewusster zu entscheiden, was du tust und was du eben nicht tust. Zumindest nicht heute.
Ja, und was heisst das jetzt? Also Butterweidefische, was kannst du jetzt konkret tun?
Ich habe vier Strategien für dich, vier Dinge, die du umsetzen kannst,
ohne dass du alles auf den Kopf stellen musst und dein ganzes Leben umkrempeln musst.
Erste Strategie, erkenne das Muster.
Das ist übrigens ein Grundsatz bei mir. Wenn du ein Problem hast,
schau immer, ob ein Muster dahinter ist und erkenne das zunächst mal.
Das mag banal klingen, aber ist es meistens nicht. Sondern meistens merken wir
ja gar nicht, dass wir im Reaktionsmodus sind, weil es sich ja so nach Arbeit anfühlt.
Es ist ja nicht so, dass du nichts tust, dann wäre es ja einfach.
Nein, nein, du tust sogar ziemlich viel.
Aber die entscheidende Frage ist, wer hat denn eigentlich entschieden,
dass du das tust? Du oder die Umstände?
Mach dir das mal bewusst. Frag dich abends einfach mal, habe ich heute reagiert oder agiert?
Und dann sei ehrlich mit dir selber, sei ehrlich mit dieser Antwort.
Du musst das niemandem erzählen. Aber allein dieses Bewusstsein,
diese kurze Reflexion am Abend, das verändert schon etwas.
Nämlich, du fängst an, das Muster zu sehen. Und was du erkennst, kannst du verändern.
Die zweite Strategie. Setz auf ein System statt auf Willenskraft.
Das heisst, du brauchst einen, einen Ort, einen verlässlichen Ort,
dem du wirklich vertraust, wo alles reinkommt, jede Aufgabe,
jede Idee, jeder offene Punkt, wo nichts verloren geht, wo du nicht drei verschiedene
Listen abgleichen musst.
Ob das ein digitales Tool ist oder ein analoges Notizbuch, das ist völlig zweidrangig.
Entscheidend ist, dass du sagst, hier ist alles.
Und wenn es nicht hier steht, dann existiert es nicht.
Das klingt radikal, aber genau darum geht es. Dein Kopf muss wissen,
ich muss mir nichts mehr merken. Es steht alles da.
Und das allein nimmt schon einen riesigen Druck raus, weil dein Gehirn einfach
aufhört, im Hintergrund zu scannen und zu kontrollieren und endlich Kapazität
hat für die Arbeit, die wirklich zählt.
Und wenn ich das hier noch ein bisschen weiter differenzieren darf und mir vielleicht
selber widersprechen darf, ja, ein Ort wäre ideal.
Die Realität sieht manchmal anders aus. Du hast vielleicht eine Branchensoftware,
wo dann all die offenen Aufträge drin sind und dann hast du dann eben eine persönliche
To-Do-Liste, die du in der Branchensoftware nicht abbilden kannst oder nicht
möchtest, weil die so mühsam ist und so weiter.
Das ist okay, wenn die Abgrenzung glasklar ist und wenn es so wenige Orte wie möglich gibt.
Sagen wir mal, zwei Orte dürfte noch funktionieren, wenn die Trennung klar ist.
Bei mehr Orten wird es langsam mühsam, unübersichtlich und schwierig.
Dann die dritte Strategie. Triff jeden Morgen eine bewusste Tagesentscheidung.
Einfach nur für diesen Tag, für heute.
Bevor du den E-Mail-Posteingang öffnest, bevor du die Nachrichten liest,
schau auf deine Liste und frag dich, was sind heute die ein,
zwei, maximal drei Dinge, die wirklich zählen.
Nicht die dringendsten, sondern die wichtigsten.
Nicht die, die ohnehin fällig sind, die musst du ja sowieso machen.
Sondern die, die dich weiterbringen, die wirksam sind. Und das ist ein Unterschied.
Und dann leg genau damit los. Nicht mit dem Kleinkram, nicht mit den Quick Wins,
nicht mit den fälligen Aufgaben, nicht mit den Aufgaben, die sich gut anfühlen,
aber nichts bewegen, sondern mit dem, was einen Unterschied macht.
Das ist oft nicht das Einfachste. Es ist oft sogar ziemlich unbequem.
Vielleicht hast du nicht mal Lust drauf, du bist nicht motiviert, das zu tun.
Aber es ist das, was deinen Tag am Ende wirklich wertvoll macht.
Und ja, dafür brauchst du manchmal vielleicht sogar 5 Minuten Stille am Morgen.
5 Minuten, in denen du nicht reagierst, sondern nachdenkst. Aber das sind die
wichtigsten 5 Minuten des ganzen Tages.
Und ja, es gibt Tage, da brauchst du nur eine solche Sache, weil der Tag schon so gefüllt ist.
Aber mehr als 3 dürfen es in jedem Fall nicht sein.
Und dann noch die vierte Strategie. Schaffe dir Schutzräume.
Blockiere dir aktiv Zeit für die wichtigen Aufgaben, bevor der Alltag zuschlägt
und du darin untergehst.
Und mit blockieren meine ich, ja, Timeblocking, Kalenderblock.
Nicht, ja, ich nehme mir dann vor, das irgendwann zu machen,
sondern Dienstag 9 bis 11.
Konzeptarbeit, Punkt. Und zwar dieses Konzept in diesem Gebiet und so weiter.
Nicht einfach nur Fokuszeit, sondern schreib hin, was du dann tun willst.
Und in dieser Zeit, und das ist eben auch wichtig, keine Nachrichten,
keine E-Mails, keine kurzen Fragen.
Also Benachrichtigungen aus, Tür zu, Fokus an.
Ja, das fühlt sich am Anfang vielleicht ungewohnt an. Ich will doch da sein
für meine Kollegen. Ich will doch da sein für meine Kunden.
Vielleicht fühlst du dich auch ein bisschen egoistisch. Und vielleicht hast
du auch das Gefühl, nicht erreichbar zu sein und das fühlt sich falsch an. Aber das ist es nicht.
Und vielleicht denkst du, ja nein, jetzt bin ich gerade mitten in einer Arbeit,
jetzt kann ich mich nicht zwei Stunden zurückziehen für Konzeptarbeit oder sowas. Tu es trotzdem.
Es ist ein wichtiger Termin, nimm den ernst.
Zwei Stunden ist vielleicht ein bisschen viel, dann setzt ihr halt das nächste
Mal nur einen einstündigen Block.
Aber es ist die Voraussetzung dafür, dass du langfristig gute Arbeit ablieferst.
Und wenn du dir nicht ein paar Mal pro Woche eine oder zwei Stunden herausbrechen
kannst, Mein Gott, was hast du denn für einen Job?
Bist du komplett fremdbestimmt?
Es gibt solche Jobs. Aber ich glaube nicht, dass das deiner ist.
Das sind dann eher so Jobs wie die Kassiererin am Supermarkt oder die Notärztin
in der Notaufnahme oder so.
Die können das wahrscheinlich nicht tun. Aber du?
Doch, doch. Du kannst es schon.
Mach das. Für dich und für die Menschen, mit denen du auch arbeitest.
Denn wenn du nie in den Fokus kommst, dann bekommt niemand deine beste Arbeit.
Dann bekommt jeder nur noch die Reste. Das kann es doch nicht sein.
Also nochmal zusammengefasst, wenn du das Gefühl hast, nur noch zu reagieren,
also wenn die Aufgaben regieren und du hinterherläufst, dann ist das nicht ein
Problem, das bei dir entsteht.
Es ist kein Disziplinproblem, es zeigt einfach nur an, dass dein aktuelles System
im Moment nicht mehr zu dir passt.
Reagieren fühlt sich zwar nach Arbeit an, aber es ist oft die eleganteste Form,
die wirklich wichtigen Dinge zu vermeiden, zu aufzuschieben, zu prokrastinieren.
Nicht absichtlich, aber erfolgreich.
Das Schöne daran ist, dass es sich ändern lässt. Mit einem verlässlichen Ort
für deine Aufgabe, mit dieser bewussten Tagesentscheidung und mit den Schutzräumen für das Wesentliche.
Kleine Veränderungen, grosse Hebel. Und der erste Schritt ist sehr einfach.
Heute Abend, bevor du deinen Laptop zuklappst, deinen Rechner herunterfährst,
frag dich einfach, habe ich heute reagiert oder agiert?
Schön, dass du mir wieder zugehört hast. Und bis wir uns wiederhören,
nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder. Dein Ivan Blatter.