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Du trägst Verantwortung, aber hast nie Zeit? Im Zeitnutzer Podcast erfährst du, wie du durch strategisches Zeitmanagement von reaktivem Abarbeiten zu bewusstem Gestalten kommst. Statt oberflächlicher Produktivitäts-Hacks bekommst du hier Impulse, die dir helfen, die Kontrolle über deine Zeit zurückzuerobern und gezielt voranzukommen.
Für Selbstständige, Unternehmer und Führungskräfte, die nicht noch mehr tun, sondern endlich das Richtige tun wollen.
Getreu meinem Motto: "Nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder."
Hallo, hier spricht Ivan Blatter, dein Mentor und Coach für strategisches Zeitmanagement.
Ich helfe dir, deine Zeit so zu nutzen, dass dein Business läuft,
ohne dass du dich verlierst.
Heute geht es um eine Sache, die fast alle kennen.
Du gibst deine Aufgabe ab und am Ende hast du mehr Arbeit damit,
als wenn du sie selbst gemacht hättest.
Es ist doch eigentlich ein merkwürdiges Gefühl. Du delegierst etwas, um Zeit zu gewinnen.
Und dann tröpfelt die Aufgabe in kleinen Portionen wieder zu dir zurück.
Eine kurze Rückfrage am Morgen, eine Unsicherheit am Mittag und am Abend dann
der Satz, den du eigentlich vermeiden wolltest. Kannst du da nochmal drauf schauen?
Du schaust drauf, du korrigierst. Und insgeheim denkst du, das hätte ich in
der halben Zeit selbst gemacht.
Ja, mach jetzt nicht den Fehler zu sagen, jetzt kommt er schon wieder mit so
etwas, was mich ja gar nicht betrifft. Ich bin ja alleine unterwegs.
Ja, das kann sein, aber auch als Solopreneur oder wenn du eben kein Team hast,
delegierst du manchmal etwas.
Delegieren heisst nicht nur, ich gebe das an meine Mitarbeiter oder ich gebe
das im Organigramm nach unten ab, sondern delegieren kannst du an externe Dienstleister,
wenn du neue Visitenkarten willst.
Du kannst an deine Kunden delegieren.
Wenn deine Kunden irgendwas für dich tun müssen, damit du weiterarbeiten kannst
zum Beispiel, das ist auch eine Art Delegation.
Delegation heisst lediglich, irgendein anderer Mensch irgendwo in deinem Unternehmen
oder ausserhalb deines Unternehmens muss irgendetwas machen,
was du auch tun könntest, aber es wäre besser, wenn diese Person das macht.
Lass uns mal Delegation so umfassend verstehen. Und jetzt weisst du auch,
dass auch du delegieren kannst, selbst wenn du kein Team hast.
Also, das Blöde an dieser Geschichte, in dieser Einleitung, die ich vorhin gerade
gesagt habe, du delegierst etwas und am Schluss hast du mehr Arbeit damit,
als wenn du es selbst gemacht hättest.
Das Blöde daran ist ja, dass wir aus dieser Erfahrung dann meistens auch die
falschen Schlüsse oder die falschen Lehren draus ziehen.
Wir sagen dann, ja komm, das nächste Mal mache ich es lieber selber, es geht doch schneller.
Und damit ist die Sache entschieden. Die Aufgabe bleibt bei dir. Für immer.
Nicht weil du sie liebst, sondern weil das eine Mal übergeben so anstrengend
war, dass du es kein zweites Mal versuchst.
Und hier hat das Übergeben wirklich einen doppelten Sinn gehabt in diesem Satz.
In jedem Fall bleibst du dann der Engpass.
Alles muss durch dich durch. Und je mehr du leistest, desto unverzichtbarer
wirst du auch noch. Was sich erstmal ja gut anfühlt, bis du dann eben merkst, dass du nie weg kannst.
Und das ist eben nicht nur ein Gefühl. Es hat einen Preis, der eben oft unsichtbar bleibt.
Jede dieser kleinen Rückfragen reisst dich aus dem heraus, woran du gerade arbeitest.
Du warst vielleicht endlich konzentriert, dachtest dich in eine grössere, komplexe Sache hinein.
Und dann kommt die Frage, du beantwortest sie kurz. und danach brauchst du erstmal
wieder einige Minuten, um zurückzufinden.
Diese Minuten zählt niemand mit. Aber sie summieren sich zu einem Tag,
der sich voll anfühlt, ohne dass du an deinen eigentlich wichtigen Dingen wirklich vorangekommen bist.
Die abgegebene Aufgabe, die ist also gar nicht weg.
Sie sitzt nur nicht mehr als Block in einem Kalender, sondern verteilt sich
als feiner Staub über deinen ganzen Tag.
Ja, und überall, wo deine Zeit knapp ist, steckt am Ende dieselbe Frage.
Was hängt eigentlich an dir persönlich und was läuft auch ohne dich?
Übergeben ist deshalb kein Randthema für Leute mit grossem Team.
Es ist die ganz praktische Probe darauf, ob deine Arbeit trägt,
auch wenn du mal nicht da bist. Im Urlaub, an einem Tag, an dem du krank bist
oder einfach an einem Nachmittag, an dem du lieber an etwas anderem gearbeitet hättest.
Und jetzt kommt der Punkt, der bei der Delegation oder bei den meisten Übergaben übersehen wird.
Und der erklärt auch, warum dann eben so viel zurück zu dir kommt.
Du gibst nämlich gar nicht die Aufgabe ab. Du gibst die Entscheidungen ab. Oder eben nicht.
Die meisten delegieren das Tun und behalten das Denken. Sie sagen, mach du das mal.
Aber jede echte Entscheidung, die dabei auftaucht, halten sie weiter selbst
in der Hand. Welche Variante nehmen wir?
Reicht das so oder muss es genauer sein? Was, wenn der Kunde anders reagiert als gedacht?
Und weil all diese Entscheidungen bei dir geblieben sind, kommt die Aufgabe
an jedem dieser Punkte zu dir zurück. Sie muss ja auch zurückkommen.
Du hast die Hände ausgelagert, aber den Kopf behalten.
Und eben, der Kopf, das bist eben du.
Und wenn du das einmal verstanden hast, dann sieht jede gescheiterte Delegation
plötzlich anders aus. Es lag nicht daran, dass die andere Person unfähig war
oder viel zu unselbstständig ist oder sowas.
Es lag daran, dass sie nie die Befugnis bekommen hat, selbst zu entscheiden.
Sie hat brav gefragt, weil sie nicht durfte, wie sie sollte.
Und das hat noch einen zweiten Effekt, der auch gerne übersehen wird.
Wenn jemand nur ausführen darf, aber nie entscheiden darf, dann übernimmt diese
Person natürlich auch keine Verantwortung für das Ergebnis. Ja,
warum auch? Es waren ja alles deine Entscheidungen.
Du hast dir damit unbewusst beides gesichert. Die ganze Denkarbeit und die ganze Verantwortung.
Kein Wunder, dass sich nichts wirklich von dir löst.
Wer aber entscheiden darf, der fühlt sich auch zuständig.
Wer nur tun darf, der wartet auf die nächste Anweisung.
Entscheidend ist also nicht, wie fähig oder willig jemand ist,
sondern welchen Rahmen du gesetzt hast.
Schauen wir dann noch ein bisschen genauer hin, warum dieses Muster so hartnäckig
ist. Ich glaube, es gibt so mindestens zwei Kräfte, die zusammenwirken.
Die erste, wir übergeben die Arbeit, aber eben nicht die Befugnis.
Das ist bequem, weil es sich nach Kontrolle anfühlt. Du gibst die Mühe weg,
aber behältst die Hoheit.
Aber eben, das funktioniert nicht. Eine Aufgabe ohne Entscheidungsspielraum
ist keine abgegebene Aufgabe. Sie ist eine Aufgabe in, ja wenn du so willst,
in Warteschleife, die bei jeder Abzweigung bei dir anklopft.
Die zweite Kraft ist die Zeit. Die erste Delegation ist fast immer langsamer als selber machen.
Du musst erklären, du musst Fragen beantworten, du musst vielleicht etwas Kleines nacharbeiten.
In dem Moment hast du natürlich recht, selbst wäre es schneller gegangen.
Aber nur dieses eine Mal.
Wenn du jetzt hier abbrichst, dann zahlst du den Preis jedes Mal aufs Neue.
Wenn du aber durchhältst, zahlst du einmal und bist dann raus.
Delegieren rechnet sich nicht in der Aufgabe, die du gerade abgibst.
Es rechnet sich ab dem zweiten, dritten, zehnten Mal, weil sie dann eben komplett
ohne dich erledigt wird.
Und dann gibt es noch einen dritten Grund, warum so viel zurückkommt und der liegt bei uns selbst.
Übergeben, delegieren heisst loslassen und loslassen fällt schwer,
wenn man eine Sache lange selbst gemacht hat. Natürlich.
Insgeheim hoffen wir oder wollen wir sogar, dass es genau so gemacht wird,
wie wir es gemacht haben oder hätten.
Also erklären wir bis ins Detail, schauen genau hin, besser nach.
Ach, Micromanagement nennt sich das.
Und dabei merken wir gar nicht, dass wir damit die andere Person zur verlängerten
Hand machen, statt sie wirklich übernehmen zu lassen.
Eine gute Übergabe verlangt, dass das Ergebnis am Ende vielleicht ein bisschen
anders aussieht, als du es gemacht hättest.
Aber anders heisst nicht schlechter. Es heisst nur, nicht von dir.
Und genau das ist der Punkt, an dem etwas anfängt, ohne dich zu laufen.
Und das wollen wir doch eigentlich, oder nicht?
Wenn dir das mal so richtig eingefahren ist und klar geworden ist,
wird die Delegation vom Ärgernis zur Investition.
Und Investitionen macht man bewusst.
Schauen wir uns also an, wie so eine Übergabe aussieht, die wirklich hält.
5 Punkte, 5 Ansätze habe ich hier für dich.
Der erste Ansatz gibt das Ergebnis vor nicht den Weg.
Die meisten erklären, wie etwas zu tun ist. Schritt 1, Schritt 2, Schritt 3.
Das ist genau falsch herum, denn solange du den Weg vorgibst,
bleibt jede Abweichung eine Rückfrage an dich.
Sobald die Wirklichkeit von deiner Anleitung abweicht, und das tut sie immer,
dann steht die Person da und muss fragen.
Beschreibe doch stattdessen, wie das fertige Ergebnis aussieht.
Woran erkennt man, dass die Aufgabe gut erledigt ist? Was muss am Ende stimmen, damit du sagst, passt.
Mach das so konkret wie möglich. Nicht mach das gut, sondern woran lässt sich dieses Gut festmachen.
Das gilt übrigens bei Menschen genauso wie bei der KI.
Ich gebe meiner KI, meiner Wahl, nie den Weg vor, sondern ich sage,
schau, am Schluss möchte ich dieses, das und jenes machen.
Wie machen wir das am besten? Erklär mir es mal genau, bevor du es ausführst.
Das mache ich ganz bewusst so, weil meine KI hat Zugriff auf meine Dateien.
Nicht alle natürlich, aber auf ein paar Verzeichnisse hat meine KI Zugriff.
Auch auf meine ganzen Texte und so weiter. Und da will ich schon sicher sein,
dass sie versteht, was ich meine und ich will den Weg nachvollziehen können, den sie eben gehen will.
Und wenn mich das überzeugt, dann sage ich, okay, mach das so und schreib das
auf, damit du es das nächste Mal auch so machen kannst.
Und eigentlich so ganz verkehrt ist das bei Menschen nicht.
Also, was willst du eigentlich? Und dann sag mal, wie du das machen würdest und dann, okay, mach.
Zum Beispiel, wenn jemand noch nicht so viel Erfahrung hat, dann ist das ein ganz gutes Vorgehen.
Das musst du natürlich nicht einem alten Hasen, der 30 Jahre Erfahrung hat,
so machen, aber bei jemandem, der das eben nicht hat, vielleicht schon.
In jedem Fall sollte das Ziel klar sein. Und dann kann die Person den Weg selbst wählen.
Übrigens, meistens finden Menschen auch Wege, auf die du selbst gar nicht gekommen wärst.
Das ist noch so ein Zusatzgewinn, ein Bonusgewinn beim Delegieren.
Du bekommst nicht nur Zeit zurück, sondern du bekommst auch Lösungen,
die manchmal, nicht immer, aber manchmal tatsächlich besser sind als deine eigenen.
Der zweite Ansatz. Übergib die Entscheidungen mit.
Ich glaube, das ist der Wichtigste von allen. Sag von Anfang an,
welche Entscheidungen die Person selbst treffen darf und wo die Grenze liegt.
Und das passt dann natürlich an die Person an. Einem Azubi gibst du natürlich
weniger freie Entscheidungen mit als einem altgedienten Mitarbeiter mit 30 Jahren Erfahrung. Logisch.
Aber dann kannst du zum Beispiel sagen, schau, bis zu diesem und diesem Betrag
entscheidest du allein.
Und darüber fragst du mich. Oder in allem, was den Kunden betrifft, hast du freie Hand.
Beim Ton nach aussen reden wir aber vorher.
Diese Grenzen einmal sauber zu ziehen, kostet dich natürlich ein paar Minuten.
Und sie kostet dich Klarheit. Die musst du nämlich vorher haben.
Aber diese Investitionen ersparen dir 20 Rückfragen danach.
Ohne diese Grenzen ist jede kleine Unsicherheit ein Grund, dich zu fragen.
Und du bist wieder mittendrin.
Und übrigens, sei du grosszügig, grosszügiger als sich gut anfühlt.
Die meisten von uns ziehen die Grenze viel zu eng aus Vorsicht oder sogar aus Angst.
Dann darf die Person zwar offiziell entscheiden, aber nur über so wenig,
dass praktisch doch wieder alles zu dir zurückkommt.
Frag dich lieber, was wäre denn das Schlimmste, was passieren könnte,
wenn die Person hier falsch entscheidet?
Wenn die Antwort ist, dass es im Zweifel korrigierbar ist und niemand ernsthaft
zu Schaden kommt, dann gib doch die Entscheidung ab.
Ein Fehler, aus dem niemand lernt, ist auf Dauer billiger als die ständigen Rückfragen.
Dann habe ich noch den dritten Ansatz für dich, nämlich nimm Rückfragen vorweg.
Bevor du etwas abgibst, delegierst oder auch an einen Kunden gibst,
überleg doch mal kurz, was wird hier unklar sein?
Wo würde ich selbst ins Stocken geraten, wenn ich das zum ersten Mal machen müsste?
Beantworte die zwei, drei wahrscheinlichsten Fragen schon vor der Übergabe.
Ja, das kann auch wieder sich nach mehr Aufwand anfühlen, es ist aber das Gegenteil.
Weil jede Frage, die du vorher schon beantwortest, ist eine Unterbrechung weniger
mitten in deinem Tag. Bisschen weniger Staub.
Du verlagerst die Arbeit nur nach vorne, nämlich an die Stelle,
wo du ohnehin schon im Thema bist.
Der vierte Ansatz, ordne die Verantwortung klar zu.
Eine Aufgabe, eine verantwortliche Person.
Sobald du sagst, schau da mal gemeinsam drauf, ist am Ende niemand zuständig
und das, was übrig bleibt, landet wieder bei dir.
Geteilte Verantwortung ist meistens keine Verantwortung. Sei deshalb eindeutig,
diese Person hat den Hut auf.
Sie entscheidet, sie liefert, sie meldet sich, wenn es klemmt.
Klare Zuständigkeit, das hat nichts mit Misstrauen zu tun. Sie macht einfach
sichtbar, an wen die Sache wirklich delegiert ist.
Und dann noch der fünfte Ansatz, kontrolliere überfeste Rückmeldepunkte,
nicht über ständiges Nachfragen oder Micromanagement.
Auch das ist wieder ein Teil, an dem wir häufig Mühe haben.
Du hast etwas abgegeben, übergeben, delegiert und jetzt juckt es dich alle zwei
Stunden nachzuschauen.
Genau das macht die Übergabe wieder kaputt, weil du dich zurück in die Aufgabe ziehst.
Und für die andere Person ist das ein deutliches Signal.
Eigentlich traust du mir nicht.
Vereinbare stattdessen einen klaren Zeitpunkt oder Meilensteine oder Pitstops, so Boxenstops.
Zum Beispiel am Donnerstag schauen wir gemeinsam drauf. Bis dahin läuft es.
So bekommst du deine Kontrolle, aber eben gebündelt an einer Stelle,
statt dauernd hineinzuschwatzen und hineinzureagieren.
Das hat noch einen schönen Nebeneffekt, der dir das Loslassen leichter macht.
Du weisst, es gibt diesen festen Punkt, an dem du draufschaust.
Das beruhigt den Teil in dir, der sonst ständig kontrollieren will.
Du musst nicht alles im Blick behalten, weil du weisst, wann du es in den Blick
nimmst und in den Blick bekommst.
Und der andere, der bekommt den Raum, die Sache wirklich zu übernehmen.
Ja, wie gesagt, all das, was ich hier gesagt habe, war natürlich tendenziell
eher auf Mitarbeitende gemünzt, aber das kannst du auch auf Kunden,
auf externe Dienstleister, sogar auf die KI übertragen.
Nimm einfach den Sinn hinter diesen Äusserungen, dann überlege ein bisschen
und überlege, wie kann ich das jetzt in diesem Fall oder in jenem Fall anwenden.
Natürlich klingt das nach Aufwand und ganz ehrlich, das ist es auch beim ersten
Mal. Du musst dir vorher Gedanken machen, du musst das Ergebnis beschreiben,
du musst die Grenzen festlegen, die Fragen vorwegnehmen.
Das ist mehr Anfang, mehr Anfang, was ist denn heute los?
Hier wird nichts geschnitten, das ist der Beweis dafür. Also ich wollte sagen,
das ist doch mehr Arbeit, als das Ganze schnell selbst zu erledigen.
Aber genau das ist doch der Denkfehler, den wir am Anfang besprochen haben.
Du vergleichst die Delegation mit dem einen Mal selber machen.
Vergleich sie stattdessen mit den nächsten 20 Malen.
Eine Aufgabe, die du heute sauber übergibst, die machst du nie wieder.
Eine Aufgabe, die du heute schnell selbst erledigst, die machst du nächste Woche wieder.
Und in zwei Wochen. Und in drei Wochen. Und in fünf Monaten.
Fassen wir also zusammen. Übergaben scheitern selten an den Menschen.
Sie scheitern daran, dass wir das Tun abgeben und das Denken behalten.
Und so kommt deine Aufgabe eben genau deshalb zurück, weil die Entscheidungen bei dir geblieben sind.
Die erste Übergabe ist langsamer als selber machen und das ist der Moment,
in dem die meisten aufgeben.
Wer aber durchhält, der zahlt einmal und ist dann raus.
Fünf Dinge helfen, das Ergebnis vorgeben statt den Weg, die Entscheidungen mit
übergeben, die Rückfragen vorwegnehmen,
die Verantwortung klar einer Person zuordnen und über feste Rückmeldepunkte
steuern statt überständiges Nachfragen und Micromanagement.
Das Schöne ist, jede Aufgabe, die du so sauber abgibst, ist eine Aufgabe,
die ab jetzt auch ohne dich läuft. Und genau das ist der Unterschied zwischen
viel zu tun haben und wirklich frei zu sein.
Ja, vielen Dank und schön, dass du mir heute zugehört hast.
Und bis wir uns wiederhören, nutze deine Zeit, denn sie kommen nie wieder. Dein Ivan Blatter.