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Der Podcast für Gründer und Solo-Selbständige mit Günter Schmatzberger und Camillo Patzl. Jede Woche: 1 Frage, 15 Minuten, 2 Sichtweisen.
00:05 - 01:03
Günter Schmatzberger: Welche Dinge sollten am Ende des Geschäftsjahres alle korrekt beisammen sein? Hallo lieber Camillo, Camillo Patzl an meiner Seite. Hallo lieber Günter. Wir beide Gründungsberater Camillo Patzl, Günter Schmatzberger, unser gemeinsamer Podcast heißt "Leiwand gründen" und es geht Fragen der Gründung und Fragen der Selbstständigkeit und Camillo hat uns heute eine Frage mitgenommen. Da geht es Buchhaltung und da geht es administrative Dinge, einer meiner Lieblingsthemen natürlich, ich unterrichte auch Buchhaltung an der Fachhochschule. Und die Frage ist, ja, welche Dinge sollten am Ende des Jahres denn eigentlich beisammen sein? Und ich interpretiere das so, als würdest du jetzt einmal
01:03 - 01:09
Günter Schmatzberger: in erster Linie administrative Dinge meinen. Aber vielleicht stimmt das gar nicht. Camilo, was meinst du denn mit dieser Frage?
01:09 - 01:37
Camillo Patzl: Ja, es geht in die Richtung. Und zwar kam die Frage von einer potenziellen Gründerin. Und ja, ich glaube, man neigt dazu, alles richtig machen zu wollen, nichts vergessen zu wollen. Neben dem ganzen Behördenschungel, den es ja dazu bewältigen gibt, bleibt dann halt diese Frage übrig, welche Dinge brauche ich denn eigentlich am Ende des Geschäftsjahres? Was muss ich alles zusammen haben?
01:37 - 01:48
Günter Schmatzberger: Genau. Vielleicht sollte man damit beginnen, dass wir sagen, okay, warum ist jetzt das Ende des Geschäftsjahres so ein wichtiger Punkt? Warum muss man nicht in der Mitte des Geschäftsjahres, also am Anfang des Geschäftsjahres alles zusammenhaben?
01:49 - 01:52
Camillo Patzl: Im Idealfall warte ich nicht auf das Ende des Geschäftsjahres.
01:53 - 01:54
Günter Schmatzberger: Genau, daran wollte ich hinaus.
01:56 - 02:39
Camillo Patzl: Also als guter Unternehmer oder Unternehmerin sollte ich schon mir gewisse Abläufe überlegen. Das muss jetzt nicht pro Woche sein, das wäre jetzt zu knapp, aber ich sage jetzt mal einmal pro Monat, einmal pro Quartal mich schon intensiver mit Themen auseinanderzusetzen, zu schauen, dass ich diese Sachen auch pflege, vorbereite, dass ich dann am Ende des Jahres nicht, weiß ich nicht, zwei, drei Wochen zusperren muss, mich zu sammeln, sondern einfach die Dinge dann parat habe. Was meine ich damit konkret? Naja, die ganzen Rechnungen, die ich erstelle, die sollten einmal irgendwo abgelegt sein, beziehungsweise gibt es auch so etwas
02:39 - 03:20
Camillo Patzl: wie eine Eingangsausgangsrechnung als Einpersonenunternehmen, die sollte passen. Und wenn man auf der anderen Seite die ganzen Ausgaben hat oder die betrachtet, die man hat, auch die sollten in der Eingangsausgangsrechnung auffindbar sein und die ganzen Belege müsste ich auch ablegen. Das heißt, wenn man sich eine Sache rauspickt, dann sollten das die Rechnungen bzw. Belege sein, die ich abgeheftet habe, selbst wenn ich die Eingangsausgangsrechnung nicht selbst mache. Aber das ist etwas, was ich jedenfalls aufheben muss, die in den nächsten 7 Jahren aus Sicht des Finanzamtes.
03:20 - 03:42
Günter Schmatzberger: Genau. Also Wichtig ist für, jetzt spricht der Buchhalter in mir, wichtig ist, dass für uns ein Personenunternehmen, die wir eine Einnahmen-Ausgabenrechnung haben, tatsächlich der Zeitpunkt des Geldflusses wichtig ist. Das heißt, die Dinge, die im Jahr, im Laufe des Jahres passieren und tatsächlich auf unserem Bankkonto zu einer Einzahlung oder zu einer Auszahlung führen, die zählen sozusagen.
03:42 - 03:42
Camillo Patzl: Das heißt,
03:42 - 04:18
Günter Schmatzberger: ich kann jetzt nicht im Nachhinein dann noch irgendwelche Rechnungen dazu nehmen oder irgendwelche Rechnungen rausnehmen, sondern ich habe mit 31.12. Tatsächlich den letzten Tag, an dem ich irgendwas noch überweisen kann oder eine Überweisung bekommen kann, damit es zu meinem Jahresergebnis zählt. Das heißt, dieses Ende des Geschäftshares ist tatsächlich, das 31.12. Ist tatsächlich eine Deadline, was das betrifft. Danach kann ich nichts mehr machen. Das heißt, ich muss im besten Fall davor schon schauen, dass Richtung 31.12. Alles unter Dach und Fach ist. Und der 31.12. Fällt dann meistens auch gerade in die Weihnachtsferien. Das heißt, Kunden sind vielleicht
04:18 - 04:43
Günter Schmatzberger: nicht erreichbar, Lieferanten auch nicht. Das heißt, es macht schon Sinn, dass ich so perspektivisch mit dem Beginn der Adventzeit sozusagen, wenn sie alle auf Weihnachten einstimmen, dass ich da langsam anfange zu schauen, okay, brauche ich von irgendjemandem noch irgendetwas, damit ich sozusagen Richtung Weihnachten hin, Richtung 31.12. Hin, dann entspannt bin und nicht dann am 29. Draufkomme, okay, ich brauche noch von fünf Lieferanten unbedingt noch eine Rechne.
04:43 - 04:54
Camillo Patzl: Das kann auch ein bisschen Tiefe bekommen. Das heißt, wenn ich da jetzt so Dinge wie ein Fadenbuch oder sowas pflegen muss oder möchte oder soll, wie auch immer, da gibt es ja manchmal solche Situationen. Das ist
04:54 - 04:55
Günter Schmatzberger: auch ein schwieriges Thema, das Fadenbuche.
04:57 - 05:36
Camillo Patzl: Das erfordert sehr viel Disziplin. Und wenn man die Disziplin nicht aufbringt, dann sollte man sich vielleicht im Kalender ein paar Zeitstempel reinsetzen, wo man sagt, ich versuche es dann quasi zu aktualisieren, nachzutragen. Weil wenn da am Ende des Geschäftsjahres ich vor einem leeren Büchlein sitze und dann vielleicht unter Druck kommen, weil es könnte ja vielleicht das Finanzamt gewisse Fragen stellen und wissen, wie ich jetzt auf diese prozentuelle Verteilung komme von privat und betrieblichen Pfaden. Und ja, dann stehe ich vor dem großen Lernbüchlein. Das ist halt dann mühsam.
05:37 - 06:19
Günter Schmatzberger: Ja, also die Botschaft, bis jetzt zusammengefasst, wäre so, es kann mir nicht wurscht sein. Also diese Dinge, die muss ich mich kümmern. Das ist für viele Selbstständige nicht gerade das Lieblingsthema. Die ganze Buchhaltung zu machen, Fahrtenbuch, Reisespesenabrichtung, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, das ist nicht unbedingt die Lieblingstdisziplin. Hilft nichts, wir müssen es im Griff haben. Das ist unsere Aufgabe als Selbstständiger, das ist sozusagen unsere Verantwortung. Und der beste Fall wäre, dass das Jahresende für mich vollkommen entspannt ist, weil ich während des Jahres schon alles laufend gemacht habe. Das heißt, wenn ich am Ende jedes Monats oder am Anfang, also
06:19 - 06:49
Günter Schmatzberger: immer so zu sagen, laufe in meinen Monate abrechnen und das verbuche, dann habe ich wahrscheinlich auch zum Ende des Jahres auch keinen Stress, weil das ist wie jedes andere Monatsende auch nichts besonderes. Wenn ich, so wie früher in der Schule, eher der bin, der wartet mit dem Lernen bis zum letzten Möglichkeit, dann wird einfach die Nacht vor der Schularbeit einfach sehr stressig werden, weil ich sozusagen die Zeit davor nicht genutzt habe, dann muss ich mich darauf einstellen, dass wenn ich wirklich ein leeres Wartenbuch noch vor mir habe, dass ich mir auch Zeit freihalte und wenn ich
06:49 - 06:53
Günter Schmatzberger: das tatsächlich dann alles nachtrage und alles zusammensammle, das kann dann stressig werden.
06:53 - 06:58
Camillo Patzl: Ja, es kann stressig werden und die Fehlerwahrscheinlichkeit häuft sich. Das ist halt das Problem.
06:58 - 07:00
Günter Schmatzberger: Und es ist auch keine leibernde Arbeit, sagen wir uns ehrlich. Nein, Also
07:00 - 07:16
Camillo Patzl: wenn man da dann Nächte investieren muss, weil man noch irgendwo was nachträgt oder irgendwelche Rechnungen recherchiert oder wenn man mal online was bestellt hat, kriegt man ja teilweise nicht immer gleich die Rechnung oder die gibt es dann gar nicht. Wenn ich dann viele Monate verstreichen habe lassen, dann diese Rechnung zu erheben.
07:16 - 07:18
Günter Schmatzberger: Das macht ja zu Weihnachten auch keine gute Laune. Nein, das macht nicht gut.
07:18 - 07:21
Camillo Patzl: Erstens das und zweitens weiß ich gar nicht, du bist dann bekomme.
07:21 - 07:21
Günter Schmatzberger: Richtig.
07:21 - 07:38
Camillo Patzl: Und dann in der Hektik des Abschlusses, weil ich da vielleicht irgendwie vielleicht sogar noch eine Frist hab, die da mit reinschwingt, dann entstehen einfach Fehler. Ich kann was vergessen und das ist halt dann, da bleibt vielleicht Geld auf der Straße und das wäre schade.
07:38 - 07:48
Günter Schmatzberger: Das wäre schade, ja, das denke ich mal auch. Das heißt, wir schauen am Ende des Jahres, dass wir unsere Buchhaltung in Ordnung haben, alle Belege da sind. Was ist noch zum Ende des Jahres vielleicht interessant?
07:52 - 08:24
Camillo Patzl: Also aus meiner Perspektive macht es vermutlich sinn sämtliche Geschäftsunterlagen beisammen zu haben. Einfach Es können Dinge kommen wie Briefe von der Sozialversicherung, Briefe vom Finanzamt, Briefe von der Gewerbebehörde, vielleicht Informationen, was auch immer. Und das sozusagen an einem Ort zu haben, ist wichtig und gut, damit man ein Nachschlagewerk hat oder halt dann entsprechend darauf reagieren kann, Dinge wiederfindet.
08:24 - 08:33
Günter Schmatzberger: Ja, ich mag das auch sehr, dass ich zum Ende des Jahres sozusagen alles, das alte Jahr dokumentiere und alles ablege, damit es auch sozusagen für einen Fall das Fall
08:33 - 08:34
Camillo Patzl: ist griffbereitig.
08:35 - 08:42
Günter Schmatzberger: Also dem auch sozusagen den Platz zu geben, aber dann auch zu sagen, okay, ich nehme das nicht mit ins neue Jahr, sondern es wird abgelegt.
08:43 - 08:43
Camillo Patzl: Ach, gewirrt.
08:44 - 08:47
Günter Schmatzberger: Genau. Und hat jetzt seinen Platz und belastet mich auch im neuen Jahr.
08:47 - 09:00
Camillo Patzl: Genau, und wenn im neuen Jahr was sein sollte, kann ich mir wie gesagt diesen Ordner zum Beispiel hernehmen, kann dort nachschlagen, was habe ich dort sozusagen an Sammelsurium und dort werde ich meine Dinge auch finden. Genau.
09:00 - 09:26
Günter Schmatzberger: Und auch eines, was zum Ende des Jahres vielleicht eine Sache sein könnte, ein bisschen wie das Buchhalterische hinausgeht, aber trotzdem das Ende des Jahres sich da sehr gut eignet, ist, ein bisschen eine Bilanz zu ziehen und zwar im Sinn von vielleicht strategischen und größerem Bild sozusagen. Das Jahresende eignet sich immer dafür, so ein bisschen zu schauen, wie war denn das Jahr so?
09:26 - 09:27
Camillo Patzl: Ja, wie passieren Lasten.
09:27 - 09:48
Günter Schmatzberger: Genau. Und ein bisschen zu schauen, was ist gut gelaufen, was hat mir getaugt, was waren leibernde Dinge im vergangenen Geschäftsjahr, was will ich im nächsten Jahr vielleicht mehr machen, was will ich nicht mehr machen, in welche Richtung soll sich was verändern, was darf alles bleiben. Also ich nütze die Zeit auch sehr gern, wirklich da einen Rückschau und Vorschau zu machen.
09:49 - 10:33
Camillo Patzl: Also für mich gibt es da oft so drei große Fälle. Das eine ist eben die Archivierung und sozusagen dieses Bukaterische. Das zweite ist die Datensicherung. Also Ich sage, laufen meine Datensicherungsprozesse noch so, mache ich da vielleicht eine manuelle Kopie noch zusätzlich, damit ich im Worst-Worst-Case-Szenario nicht allzu viel an Daten oder sowas verliere, falls da irgendwas sein sollte. Und das, was du auch angesprochen hast, dieser Termin mit mir selber, mich sozusagen ein bisschen rauszuziehen aus dem Unternehmen, aus der Vogelperspektive draufzuschauen und sozusagen aus unternehmerischer Sicht, befinde ich mich noch am Weg, Also fahre ich mit diesem Schiff
10:33 - 10:40
Camillo Patzl: oder bewege ich mich sozusagen in die richtige Richtung oder bin ich irgendwo falsch abgebogen oder das ist teilweise so ein bisschen Controlling.
10:40 - 10:41
Günter Schmatzberger: Ich schaue
10:41 - 11:05
Camillo Patzl: mir ein paar Zahlen an, ich schaue mir ein paar Ziele an, ich schaue, was habe ich erreicht, was möchte ich noch erreichen, was sehe ich schon für das nächste Jahr oder welche Dinge möchte ich vorantreiben oder welche Dinge lasse ich auch sein. Also sich da wirklich Zeit zu blocken, sich mit seinem Unternehmen einfach aus einer anderen Perspektive zu beschäftigen.
11:06 - 11:22
Günter Schmatzberger: Ja, absolut. Und ja, vielleicht hast du jetzt sehr Lust bekommen, da ein bisschen in diese Richtung zu denken. Noch sind es ja noch ein paar Tage bis Jahr als Ende. Also es zahlt sich noch aus. Vielleicht hast du jetzt schon Lust bekommen, so schrittweise deine Buchhaltung in Ordnung zu bringen, mal anzufangen. Es gibt
11:22 - 11:46
Camillo Patzl: ja noch ein paar Kleinigkeiten und Tipps und Tricks, aber da macht es wahrscheinlich Sinn, sich anders bezogen zu unterhalten oder da im Detail einfach aus dem Nähkästchen zu unterhalten. Dafür haben wir auch Dinge wie den Gründungscheck, zum Beispiel, oder die Power Hour, wo man sicherlich genauer, konkreter auf das einzelne Fallbeispiel eingegangen
11:46 - 12:20
Günter Schmatzberger: hat. Das würde ich auch sagen. Also wenn du jetzt Angst hast vor dem Jahresende, dann sag Bescheid. Sag Bescheid, dann können wir dir helfen, diese Angst zu nehmen. Meld dich bei uns, wir sind für dich da. Heute wieder mit dieser Folge. Ich hoffe, sie war nützlich für euch. Ich hoffe, sie hat euch ein paar Impulse gegeben, die letzten Wochen in Richtung Jahresende noch gut für euch zu nutzen. Und vielleicht hast du ja Lust, mit uns in Kontakt zu treten. Wir reden gerne über deine Gründung oder deinen Jahresabschluss. Das machen wir auch. Wir treffen uns zum virtuellen
12:20 - 12:25
Günter Schmatzberger: Team mit Dir, würde uns sehr freuen. Und sonst würde ich sagen, sehen wir uns nächste Woche wieder.
12:25 - 12:27
Camillo Patzl: Ja, freue ich mich schon drauf. Danke lieber Günter.
12:27 - 12:34
Günter Schmatzberger: Danke lieber Camillo. Danke euch fürs Zuhören und würde sagen, ja, bis zum nächsten Mal. Seid fleißig und bleibt slavend.