Arealoptimalisering i kontorlokaler

I vårt bygde miljø er det masse areal. Hvis vi bruker det smartere kan vi redusere utbyggingsbehovet og dermed spare energi, utslipp og natur. For å få det til må vi bruke arealene våre smartere og mer, det krever kunnskap om bruken vår. Jeg har snakket med Hodan Aden, en av grunnleggerne av Empire AI som jobber med datadrevet eiendomsplanlegging. 

What is Bærekraft i bygg og by?

Bærekraftige bygninger er en podcast der jeg, Anne Sofie Bjelland ved Institutt for Byggfag ved Høgskolen på Vestlandet, snakker med ulike fagfolk som jobber med ulike tema som bringer oss nærmere bærekraftig byggeri. Ny episode hver uke. Produsert av HVL Medielab.

Hei alle sammen! Jeg heter Anne-Sofie Bjelland og er opptatt av værekraft i bygg og by.

Byggernæringen er i endring, og den vil endre seg radikalt de kommende årene når vi strekker oss etter å nå klimamålene.

Det er utrolig mye som skjer samtidig. Med denne podcasten ønsker jeg å følge utviklingen på tvers av fag,

slik at vi sammen kommer nærmere værekraft i bygg og by.

Hei alle sammen! Areal kommer til å bli et knapphetskode.

Det er allerede satt i sving av fortetningsstrategier fra tidlig 2000-tallet,

men det kommer til å strammes ytterligere inn fremover for å skåne natur og redusere utslipp.

Bruksareal er en driver for energibruk, generelt ressursbruk til møbler og greier, og ikke minst forbruk av land.

I vårt bygdemiljø har vi trolig en stor arealbuffer vi kan hente ut ved arealoptimalisering.

Altså at vi bruker det arealet vi allerede har bygget på en smartere måte og mer, slik at vi reduserer utbyggingspresse.

Næringsbygg er et område der det ligger et stort potensial for å optimalisere.

Men hvor stort er det? For å finne ut litt mer om dette har jeg fått med meg gründer i Empire AI, Hodan Aden i studio.

Hei, da har jeg fått deg i studio, Hodan. Velkommen.

Tusen takk.

Vi må begynne med din bakgrunn.

Ja, jeg er jurist av bakgrunn, men har aldri jobbet som jurist.

Jeg har jobbet i et selskap som heter Mellomrom arkitekturpsykologi i rett over ni år,

hvor jeg var arbeidsplasserådgiver i halvparten av dem.

Så tok jeg over som daglig leder etter fire og et halvt år, hvor jeg også startet en avdeling i Oslo.

Det Mellomrom arkitekturpsykologi jobber med er at de jobber med brukermedvirkning, er interiørarkitekter og rådgivere for leietagere som enten ønsker å pusse opp eksisterende lokaler,

eller som er på flyttefot og trenger bistand til å utvikle det beste kontoret.

Det er det jeg har gjort.

Veldig spennende. Vi må komme litt tilbake til det.

I dag er jeg gründer og har startet et selskap sammen med Marlene Dallheim.

Det selskapet har vi ydmykt valgt å kalle for Empire AI.

Hva gjør Empire AI?

Empire AI skal utvikle software til å kunne planlegge kontorlokaler mye smartere og bedre enn det vi gjør i dag ved hjelp av kunstig intelligens.

Vår største konkurrent er et Excel-ark.

Jeg regner med at dere så et behov gjennom dine mange år i Mellomrom arkitekturpsykologi.

Kan du fortelle litt om praksisen dere observerte og det behovet dere så?

Jeg tror mange synes det er litt rart når de hører hvordan jeg beskriver disse prosessene.

Men det man gjør hvis man er på utkikk etter et nytt kontorlokale, så har allerede den leietageren der et ganske godt bilde av hva de trenger av rom og zonetyper.

Det bransjen etterspør er et Excel-ark hvor du lister opp hvert eneste rom.

Du skal også si noe om størelsen, typemøbliering og antall mennesker som skal bruke det rommet.

Det gjelder et helt bygg.

Det som ofte skjer er at man enten kobler på en interiørarkitekt, arbeidsplassrådgiver eller næringsmegler.

Det er litt ulike praksis.

De som ikke blir koblet på like ofte er arbeidsplassrådgivere.

Det er en nisje innenfor bransjen som mange nå ser behovet for i mye større grad.

Men historisk sett har det vært litt vanskelig å fortelle hva man gjør som arbeidsplassrådgiver i et selskap som mellomromarked i tursyklologi.

Hvis jeg nå sier at man har koblet på sin rådgiver, så begynner den rådgiveren der med å hjelpe til med å lage denne spekken i Excel.

Da hører man litt på ansatte og ledere for å forstå bedre hva de mener at de trenger.

Dessverre er data ofte totalt fraværende i disse prosessene.

Det blir litt sånn at den som roper høyest gjerne er den som blir hørt på.

Så er det veldig ofte noen trender i markedet.

Det var en lang periode hvor freesitting og aktivitetsbaserte arbeidsplasser var i vinden.

Alle skulle ha det uten at de nødvendigvis skjønte hva det faktisk betyr.

Så baserer man seg på antall kvadratmeter litt sånn i blinde.

Hvis dette selskapet her nå har bestemt seg, så kan de ofte si at vi skal ha 60 prosent teknisk grad.

Det betyr at det er 60 prosent pulter tilgjengelig til de ansatte.

De har gjerne kladdet på litt ekstra rom, for det vet de at de har manglet i dag uten at de har gjort noen målinger.

Så kisserer man det i Excel-arket, og så sender man dette her med sin næringsmegler som skal representere leietaket på en god måte.

Så har gårdeier alltid noen arkitekter som de samarbeider med som tegner ut forslaget.

Veldig ofte kan man enda opp med å sende dette Excel-arket her til to eller tre huseier.

Så kommer det to eller tre faktiske planløsninger i retur basert på dette Excel-arket her.

Da sitter rådgiverne og leietageren og går gjennom disse tegningene her.

Første gang er man alltid veldig streng, hvor man har dette berømte Excel-arket ved siden av,

og så sitter man og teller opp på tegningen.

Så har man alltid noen innspill, og prosjektleder av sine preferanser, og gjerne en leder av sine preferanser.

Så begynner man å peke på plantegningen.

Jeg vil heller ha dette rommet her, jeg vil heller ha dette her.

Så skyver man det Excel-arket litt bort, og begynner bare å diskutere på plantegning-nivå.

Her begynner det å bli skummelt, fordi man faktisk ikke vet hvordan man bruker eksisterende lokaler.

Så kan det hende at det er ganske store feil i den bestillingen som har gått ut.

Så er det en annen stor utfordring, og det er at alle plutselig er litt interiørarkitekter og litt arkitekter,

og forteller og gir beskjed om hvor vegger skal stå.

Det er sånn den prosessen foregår.

Så ender man opp med å signere en leiekontrakt basert på de plantegningene man likte best.

Har du en litt streng og kjip huseier, så får du ikke lov til å gjøre noen endringer etterpå.

Har du en litt mer fremoverlent huseier, så får man det man kaller for en optimaliseringsfase.

Gjerne i tre måneder, og tre måneder er ganske kort tid.

Men da har du tre måneder på å gjøre justeringen på de plantegningene.

Og det er ofte da man kobler på resten av organisasjonen.

Så sier man at nå skal vi sette i gang med brukmedvirkning,

og så er det ganske strengt handlingsrom når man er på det tegningsnivået der,

for det er begrenset hvor mye man faktisk kan endre uten at det koster kjorta.

Når den fasen er ferdig, så har det gjerne også spredt seg litt i organisasjonen at nå er en leiekontrakt signert.

Da kan det hende at man får noen gode innspill, fordi man ikke har koblet på riktige personer tidlig nok.

Og plantegningen er låst, da må man betale alle fagene for hver eneste endring man gjør på plantegning.

Og det kalles en endringsmelding.

Ok, og så sitter man i sitt arbeidslokale og har gjerne en leiekontakt på?

Historisk sett har vi vært på 15-20 år.

Nå endrer det seg veldig, så nå ser vi mer og mer 10-års leiekontrakter og litt under det.

Men det er mange som bare har kommet halvveis i leiekontrakten etter 10 år,

og som egentlig er låst til den fysiske løsningen de har, med mindre de har lyst til å bygge om for egen regning.

Og det er litt skummelt, for det er også noe som heter tilbakestillingskrav den dagen man flytter ut,

hvor mange har i kontrakten sin at de også skal tilbakestille lokaler slik det så ut da de flyttet inn.

Så hvis man har bygget om rom eller fjernet vegger, så vil man få en kostnad den dagen man flytter ut,

fordi at det lokalet egentlig skulle sett ut slik det gjorde i den plantegning du signerte for 10-15 år siden.

Men så kommer jo da deres app eller Empire AI inn med et forslag som kan forbedre disse prosessene.

Vår hovedsoftware som ikke er lansert enda, den skal egentlig være en software som gjør det mye enklere å kunne planlegge

ved hjelp av historiske data og ved hjelp av kundene sine egne bruksdata og forskningskriterier.

Så hvis dere husker tilbake den prosessen jeg sa med Excel-arket, så er det helt borte.

Da har vi laget dette verktøyet for gårdeire og for rådgivere, hvor de skal hjelpe kunden til å forstå sin egen bestilling.

Så først legger man inn hvor mange ansatte man er, hvilken type bransje man tilhører,

og så vil du få en anbefaling på hva slags rom og zonetyper du trenger, med anbefaling på møbler og teknisk utstyr.

Basert på noe data dere har lagt til grunn da?

Ja, og så legger vi også til at den kunden har mulighet til å laste opp sine egne bruksdata.

Så hvis de har sensorer, så kobler vi oss opp på de sensorene, og så får man en match hvor man kan se her at

gitt deres bruk, så anbefaler vår software at vi gjør noen endringer i den bestillingen.

Gjerne at dere kanskje har noen flere møterom, færre møterom, og så videre.

Og hvis man ikke har sensorer, så kan man bruke vår software som heter The Office Counter,

hvor du ved hjelp av en uke innhenter den bruksdataen, og så laster du den opp,

og så vil du få et godt bilde av hvordan du bruker eksisterende lokale.

Og det vi ønsker å gjøre der er at man har muligheten til å kunne kjøre på med scenarioplanlegging,

hvor du faktisk kan kunne se hvordan kontorlokalet kommer til å bli brukt, basert på det bruksmønsteret dere har i dag,

og at dere også kan se det og ta noen scenarier.

Vi planlegger for eksempel å øke med 40 ansatte. Hvordan vil kontorlokalet da se ut?

Og da vil du kunne se på tirsdager klokken ti, hvis det er topptittpunktet deres.

Da vil dere ha så mange rom ledige, eller så mange arbeidsplasser ledige,

men at du kan ta de beslutningene og lande litt i den bestillingen før du får en arkitekt å tegne det ut.

Grunnen til at vi har valgt denne fasen handler om at vi mener at nøkkelen ligger i planlegging.

Du er nødt til å komme riktig ut fra start for å kunne lage bedre kontorlokaler.

Og der er vi nødt til å forstå hvordan vi bruker kontorlokalene i dag.

Utrolig spennende da.

Hvis jeg forstår det rett, så er det egentlig først og fremst leietakere.

Altså som er målgruppen.

Leietakere er målgruppen, men de som skal betale for softwaren, det er de som hjelper leietakeren.

For leietakeren er avhengig av rådgivere, eller arkitekter, eller gårdeirer.

Så det er de vi bygger denne softwaren for.

Fordi vi vet at mange leietakere ikke har den kunnskapen selv.

Så hvis de sitter med den dataen, så trenger de noen gode rådgiver som kan fortelle dem hvorfor dette er en god match.

Og som kan hjelpe dem videre i den reisen.

Men dere baserer dere på en del data.

Kan ikke du fortelle litt om de dataene dere baserer verktøy på?

Ja, for at vår software skal kunne fungere, så er vi avhengig av ganske store datamengder.

Og litt av det vi har gjort der, er at vi har inngått et strategisk samarbeid med et sensorselskap.

Som har sagt at de trenger hjelp til å hjelpe sine egne kunder til å forstå de dataene de har.

Og dette sensorselskapet har 150 selskap på sin kundeliste.

Så det vi gjør der, er at vi får tilgang på data fra de,

og så utarbeider vi rapporter basert på den dataen.

Altså at vi omsetter den dataen til konkrete anbefalinger og aksjonspunkter.

For i dag er det veldig mange som har sensorer, og så vet de ikke hva de skal gjøre med den dataen.

Så da er det en liten byttehandel der, samtidig som sensorselskapene får mulighet til å selge flere sensorer.

For det vil jo være fremtiden at vi kontinuerlig sitter og kartlegger hvordan vi bruker lokalene og agerer på de dataene.

Men hva sensorer snakker vi?

Vi snakker sensorer som måler til stedeverelse.

Det er ikke CO2-målere eller internettmålere.

Det er optiske sensorer for eksempel, som måler til stedeverelse, som kan si noe om hvor mange mennesker som er i et rom.

Og det er kjempeviktig.

At det er sensorer som klarer å si noe om antall mennesker som er i rommet,

og ikke bare at det er så og så mange i hele bygget.

Så er det den andre softwaren vår, The Office Counter,

hvor vi nå har 20 bygg hvor den har blitt brukt til å kartlegge.

Hvor vi sitter på en del spennende data, hvor vi også ser at kundene er nok litt likere enn det de tror.

For det husker jeg fra min periode i mellomrom, hvor hver eneste kunde startet prosjektet med å si

at de vet at de har jobbet med mange ulike, og at de har mye kompetanse.

Men vi er spesielle.

Så vitt det er.

Men denne Office Counter, hvordan fungerer den?

Rent praktisk fungerer den i den forstand at du plotter inn hele kontorlokalet,

altså ned på romtype, antall stoler, type møbelgjering og type teknisk utstyr som er der.

Det tar noen timer.

Nå hadde vi akkurat et bygg på nesten 18 000 kvadratmeter, hvor det ble lagt inn.

Det tok en arbeidsdag å få plottet inn den informasjonen.

Da går det rundt og manuelt, teller?

Ja.

Først må du legge inn alt som skal være, alt det bygget inneholder.

Så er det en person som fysisk går rundt med vår software og plotter inn.

I dette møterommet er det fire stykker, og så vet softwaren fra før at her er det plass til åtte.

I dette landskapet er det tre stykker, der er det plass til ti.

Det gjør du hver eneste time i fem arbeidstager.

Den metoden der er veldig god, for da vil du også kunne se et bilde på

hvilket tidspunkt det er som er mest populært på arbeidsplassene,

hvilket tidspunkt det er som er mest populært på møterommene,

hvor mange møter er det selskap har, og så videre.

Men at du skal få hele bildet.

Det er mange som holder på med denne type kartlegging,

hvor de kun teller to ganger om dagen.

Men da vet du faktisk ikke nok om hvordan de andre timene blir brukt,

og det er vanskelig å trekke noen konklusjoner basert på det.

Du sier at man går hver time og teller,

så man går manuelt og teller og plotter inn,

men er ikke hele poenget at det er sensorene som skal telle?

Hvis du har sensorer, så er jobben gjort.

Så dette er for bygget uten sensorer?

Dette er for bygget uten sensorer.

Da har dere to måter å fange de samme datene på.

En manuell og en med sensorer.

Grunnen til at vi laget denne manuellen,

det er fordi det er mange bygd som ikke har sensorer i dag.

Det er en god del bygd som har sensorer i en etasje eller to etasjer,

også har de seks uten.

Da har du mangelfull data.

Du kan ikke agere på den datan basert på en etasje.

De offiske antre er et alternativ til dette.

Vi tror at sensorer blir litt billigere om noen år.

Men det betyr ikke at man ikke skal ha tilgang på den datan.

Vi ønsker å tilgjengeliggjøre det.

Fantastisk.

Dere har samlet masse data det siste året.

Vi kan bare litt mer om Empire AI.

Dere er jo temmelig unge som firma.

Vi feirer et nylig etårsdag i september.

Gratulerer med å være her.

Og har også fått utmerkelse av Google.

Vi startet for et år siden.

For et år siden var jeg i København sammen med Marlene.

Hvor hun bor.

Hvor vi i tre måneder var med i et akseleratorprogram.

I regi av et venture capital selskap.

Det passet ikke helt oss.

Vi sto løpefullt ut.

Men vi fant ut at den type investering

ikke er helt i tråd med den måten vi har lyst til å bygge opp selskapet.

Hvis vi skal lykkes, er vi nødt til å få bransjen med oss.

De er nødt til å forstå verdien av data.

De er nødt til å være villige til å samle inn den dataen.

Så bestemte vi oss for å finansiere selskapet vårt selv.

Det har vært tøft.

Så søkte vi på et fond som Google for Startups har.

Som de kjører ut hvert år.

Hvor man som startup har muligheten til å få en pengepott på 150 000 dollar.

Så tar de deg under vingene i et halvt år.

Og åpner nettverket sitt og kompetansen sin.

Vi fikk en veldig spennende telefon på 17. mai.

De lurte oss litt og sa at de hadde behov for å stille flere spørsmål.

Da hadde jeg allerede vært på videointervju.

Vi hadde sendt søknader.

Vi hadde sendt videosøknader i tillegg.

Vi fikk beskjed om at vi var shortlistet den 16. mai.

Og at vi måtte inn 17. mai og svare på noen spørsmål.

Vi var ganske nervøse.

Og så fikk vi beskjed om at av 4 000 søkere var vi et av de 40 selskapene som ble plukket ut.

Fantastisk, gratulerer med det da.

Takk, det er veldig gøy.

Først i Norge og andre i Skandinavia.

Fantastisk, veldig bra.

Det er en god start for oss i det samme.

Det innebærer at vi kan ta det også.

Hva innebærer det å bli valgt ut av de 40?

Du sa at dere fikk en pengepott.

Du får pengepott og cloud credits.

Men det som har vært mest verdifullt er det apparatet de bygger rundt deg.

Vi har tilgang på interne ressurser i Google.

Som hjelper oss med å navigere i deres verdikasse.

De har laget en egen gruppe med oss 40 selskapene.

Hvor vi møtes til stand-up andre hver uke.

Og deler erfaringer. Vi har en egen gruppe.

Jeg har fått en mentor, Marlene har fått mentor, vi har fått coacher.

Og så hjelper de oss gjennom workshops til å bygge opp selskapet vårt riktig fra start.

Og ikke minst er det litt gøye reiser.

De tok oss med til Tech Week i London.

Viva Tech som er i Paris.

Og så har vi graduation i Cape Town i desember.

Hvor vi skal være der i to uker.

Fantastisk.

Veldig bra.

Men vi må tilbake til disse her grunnlagstaterne deres.

For dere har fått litt innsikt i hvordan vi viser oss å være litt mer søvere enn vi skulle tro.

Opphører oss litt likt.

Og hva vi faktisk bruker og ikke bruker.

Men først, hvor mange bygge har dere vært inne på?

Hvor mange rom?

Bare for å se hva vi belager oss på.

Den ene softwaren vår har kartlagt 1500 rom.

Og dette er jo data som vi egentlig sammenstilte nå i sommer.

Så ettertid har det kommet på litt flere.

Men vi sitter og videreutvikler den databasen, så de tallene er jeg ikke med meg i dag.

Men i løpet av denne perioden hadde vi 1500 rom, og vi hadde 13 kontorbygg.

Og da hadde det blitt gjort 60 000 målinger.

Og dette var relativt unge bygg, vil jeg ha sagt.

Fordi vi hadde 22 kvadratmeter per ansatt, og 241 ansatt i snitt per bygg.

Og det er både offentlige og private bedrifter som bruker disse?

Ja, så det var en 50-50-blanding mellom offentlig og private.

Vi hadde også litt ulik mix på såkalt kontorkonsepter.

Noen hadde freesitting, noen hadde fast plass i åpent landskap, noen hadde åpent landskap og selger kontorer.

Så vi fikk en god blanding av den dataen.

Spennende. Og type virksomhet, jeg håper dere gjør det noe spesielt.

Det er vel ingen som peker seg ut, men det vi pleier å si er at vi har noen som minner om alle.

Alle gjør litt ulikt, så jeg tror at nivået som jeg ofte blir utfordret på i mellomrivåer,

har dere jobbet med offentlig og statlig, eller er det bare private?

Så i den forstand vil jeg ha sagt at her er det en god mix.

En god mix, ja.

Hvis jeg har fått det riktig, så sa du at gjennomsnittet kvadratmeter på en arbeidsplass er 28?

Ja, det er det vi har sett på en god del.

Det er nok betydelig høyere også, når vi ser rundt omkring i Norge.

Norge er ganske høyt oppe sammenlignet med en del andre land,

men akkurat for disse 13 byggene var det 22 kvadratmeter.

Hva ingår i disse? Jeg er alltid med.

Alle funksjoner.

Man bruker BTA eller Netto.

Hvis man ser på netto-tall, så er det kundenes eksklusive arealer.

Dette her deler ikke de med noen.

Og så sier man BTA, der er det inkludert kundenes andel av felles areal.

I det ene bygget har man kantine, møteromm, trapperomm og sånne ting.

Jeg skjønner.

Kan du fortelle litt om hva du viser, og hvordan bruken er basert på de målingene som dere har gjort?

Det første som er universelt, er at 60% av alle rom står tomme i ordinær arbeidstid,

altså i skjernetiden.

Likevel klager de ansatte på at de ikke finner de romene de trenger.

Når vi ser på målingene fra disse 13 byggene, så er det i snitt 2,9 stoler per ansatt.

For mange sier ikke det, men i bransjen skal hver stol representere en variasjon.

Jo flere stoler du har tilgang på, jo mer variasjon har arbeidsgiver lagt rette for.

I disse 13 byggene var det 2,9 stoler per ansatt, og i snitt stod 83% av dem tomme.

Vi hadde også like dystre tall på rom, hvor 64% stod tomme.

Det betyr at den gjennomsnittlige utnyttelsen var på 36%.

Så gjennomsnittlig utnyttelse av disse byggene er på 36% på romnivå?

Ja, det er jo ganske lavt.

Hva trekker du av sluttene av dette området?

Det er jo det som blir visjonen for vårt selskap igjen.

Vi planlegger kontorlokaler feil.

Det er helt absurd å tenke på at vi planlegger helt nye kontorbygg uten å benytte oss av noe data.

Det er like absurd at leietagere bygger om eksisterende kontorlokaler uten å vite noe om hvordan de bruker de byggene.

Det ene caset, som er blant de 13 byggene som ble kartlagt, var at dere mål var å få ansatte tilbake på kontoret,

men de ansatte svarte at det ikke var plass.

De hadde ikke nok steder å være, så derfor måtte de benytte seg av hjemmekontoret.

De planlet å se på mulighetene for å kunne utvide sitt areal med en etasje.

De skulle leie en etasje til.

Når man ser på den gjensyntige tilstedeværelsen i det bygget, så var pulten i bruk 17 prosent av tiden.

Likevel opplever de at det ikke er plass.

Vi hadde et annet case hvor de tre mest populære møterommene var i bruk 79 prosent av tiden,

mens de tre minst populære møterommene var i bruk 19 prosent av tiden.

Det vi ser der er at mennesker er vanedyr.

Man har bestemt seg litt for hva man liker.

Selskapet sparer seg nok.

En del av det de fant, som i dette tilfellet, var en helt annen kvalitet på teknisk utstyr, romfølelse,

at det var dagslys.

Romene var mye bedre.

De møtte rommene som var poppis.

Enn de rommene som ikke var i bruk.

Jeg tror det er mye å hente der ved å forstå datene.

Det vi prøver å rope ut for fulle hals, som man er nødt til å skjerpe seg på,

bransjen må skjerpe seg,

vær så snill å innhent data før dere gjør noen som helst endringer.

Men merker du noen forskjell før og etter pandemi?

Den er litt vanskelig å svare på,

fordi det var så mye som begynte å skje før pandemien.

Før pandemien har staten lagt inn en arealnorm på 23 kvadratmeter per ansatt.

Vi har vært med i statlige prosjekter, hvor det har vært 48 kvadratmeter per ansatt.

En ganske reus leilighet som ansatte har hatt i kontorareal.

Det har vært mye fokus på å få ned det arealet.

Det har vært aktivitetsbaserte arbeidsplasser i vinden.

Innenforstått med det har selskapet tenkt at de ansatte kan ikke bare gjøre arbeidsoppgavene på pulten.

De har bod for andre rom- og zonetyper.

Alt dette var litt i gang før pandemien.

Jeg vil nesten si at pandemien har gjort det litt verre,

fordi mange har tatt en del beslutninger i blinde,

basert på pandemien.

De bestemmer seg for at de skal ha mindre areal,

eller mer av en zonetype,

uten at de vet hvordan den blir brukt.

Det har nesten blitt enda mer synsing etter pandemien.

Så har det blitt litt frittvilt.

Det har vi møtt på mye motstand i bransjen fra.

Hva er poenget med å måle eksisterende lokaler?

For de fungerer jo ikke optimalt uansett.

Det har spørsmål.

Vi formar lokale, eller du formar lokale,

og så påvirker det hvordan vi jobber.

Det betyr at du kan forme arealet med tanke på å endre en måte å jobbe på.

Det har kanskje vært litt av motivasjonen bak aktivitetsbasert.

At man skal kunne samhandle bedre på tvers,

og bedre kommunikasjon.

Spørsmålet mitt er litt det noen har kritisert.

Hvis du baserer deg på hvordan man har jobbet,

så var du inne på det tidligere,

at man jobber med scenarier.

Kan du si litt om det?

Da er du inne på hvordan vi kan forme bygget sånn det spiller oss gode.

Og så endre adferd.

Det er litt vanskelig.

Jeg koker litt når folk i bransjen eller leitagere sier

at det ikke er noe poeng i at vi skal måle hvordan vi bruker eksisterende lokaler,

for vi skal inn i noe helt annet.

Da agerer du virkelig i blinde.

Det er mye læring å hente i hvordan dere bruker eksisterende kontorlokaler.

For eksempel at vi skal ha 60% dekning på pultene.

Basert på hva?

Mål hvordan du bruker dagens pulter.

Og så kan du si at dagens eksisterende veilse er 30%.

Vi kommer til å gå inn med masse ulikt areal,

og litt andre rom- og zonetyper,

så derfor kan vi gå enda litt mer ned.

Men du må jo basere deg på noe.

Og det bransjen heller gjør nå,

og det leitagere gjør, er at de bare kaster vekk det de har,

og så begynner man å bygge enda mer i blinde enn det man noen gang har gjort.

Så det vi ser, og som er viktig, er at jo bedre bestilling man har i bunn,

jo lettere er det.

Og så må vi nok alle ta inn over oss at selskapene er nok litt mer like hverandre

enn det man tror.

Og hvis man heldig begynner å fokusere på å lage gode møteromm,

at man begynner å fokusere på å lage gode åpne landskap,

gode smårom, gode selgerkontorer,

så vil man også ha et helt annet handlingsrom til å lære opp de ansatte,

til hvordan de kan ta i bruk disse romene her,

hvor man da tar det ned til bruksregler,

hvor man kan bestemme seg for om man skal gjøre rom- og zoner bokbare eller ikke,

skal de høre til en bestemt avdeling,

men hvor man egentlig prøver å si og kvitterer ut,

dette lokalet er så bra, vi har gode lydeinstallerte rom,

vi har høy kvalitet, det er attraktivt,

nå kan vi jobbe med de ansatte,

hvor de også kan begynne å plassere ut sine egne arbeidsoppgaver og ta den plassen.

Mens i dag skjer brukmedvirkning veldig provocerende,

men det er hva er det du har lyst på,

hvordan er det du jobber,

og så vet man på andre siden at man har en del rammer som er satt,

så hvorfor ikke være ærlig om de rammene og hele prøveren for å forbedre de kvalitetene,

for ofte er det rammer som møter ansatte,

og så skal de ansatte inn,

og så ender det opp med å bli veldig dårlige byttehandler og veldig dårlige løsninger.

Da tenker jeg at scenarioplanlegging er gullvert,

hvis noen hadde fortalt HVL for eksempel,

at på onsdager klokka 11,

det er den dagen dere har flest møteromm i bruk,

men dere har likevel ledig 15 møteromm,

og disse 15 møterommene er aldri i bruk.

Hva kan vi gjøre med dem?

Eller klokka 2 på mandager er den dagen der flest arbeidsplasser er tatt,

da har vi disse B-arbeidsplassene igjen,

altså de som gjerne er litt dårligere plassert,

for det vil man alltid ha, noen som er litt nærmere gangen eller litt nærmere kaffemaskinen,

da er det kanskje et poeng å synliggjøre alle de andre områdene som står tomme,

i akkurat den samme tiden,

og så er vi så vanlige at det kanskje ikke forandrer seg,

medmindre det kommer noe helt annet inn.

Men altså jobbe mer med menneskene og det å ta i bruk hele arealet.

Ja, veldig spennende.

Er det ikke en endring at flere og flere leietagere planlegger med underdekning?

Jo, og det er underdekning på pulter,

men det de gjør der er jo en slags byttehandel.

Veldig mange har historisk tenkt at hvis man går fra fast plass i et åpent landskap

til aktivitetsbasert arbeidsplasser, som betyr at man ikke har fast plass,

så er det to streker under svaret at det blir færre kvadratmeter.

Men i et godt aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept,

så er det jo ganske mange rom- og zonetyper som er en del av den menyen.

Så det mange gjør feil der er at de bare bestemmer seg for at de ikke skal ha fast plass per ansatt.

Også har de ikke jobbet godt nok med organisasjonen i å forstå

hvilke rom- og zonetyper det er vi som selskapet trenger.

For det er ikke, altså man kan gjerne si at det er noen rom på 20 kvadratmeter

eller 30 kvadratmeter, men selskapet må selv fylle det med innhold.

Og det blir på en måte deres vri på konseptet.

Men de romene kan være i hele like størrelse og i plassering.

Ja, spennende.

Men dere har jo innsikt i dette markedet, flere plasser.

Ikke bare i Bergen selvfølgelig, men også i Oslo og i London.

Ja, vi har vært veldig glad i å reise på studieturer.

Altså også der jeg jobbet i Mellomrom.

Så da var vi en del i London.

Og London har alltid vært et sted man ser litt opp til,

både med skrekk og glede skal jeg til å si.

Fordi det er helt andre kvadratmeterpriser.

Vi snakker kvadratmeterpriser som i Norge er det mellom 2,5-4,5 tusen.

Der kan man snakke 15-20 tusen kroner per kvadratmeter, om ikke mer.

Så det gjør jo at de historisk sett har vært mye bedre

på antall kvadratmeter per ansatt.

London har ligget på 6 kvadratmeter BTA per ansatt.

I Norge prøver staten å komme ned til 23.

Vi var i Stockholm for noen uker siden,

hvor vi fikk høre at det ligger det statlige og offentlige i Stockholm

på 13-14 kvadratmeter BTA per ansatt.

Vi var hos Microsoft i Stockholm, hvor de har 4,75 kvadratmeter per ansatt.

Men oppå sit trives folk på disse arbeidsplassene også?

Det er det vi ikke vet.

Du kan spørre i alle et verdt nytt bygg i Oslo, Bergen, London,

så kan du høre med de som har stått bak prosjektet,

hvor fornøyde de ansatte er.

Jeg skal love deg at du får et svar, de er kjempefornøyde.

Spør du om de har målinger på dette?

Nei, de har ikke noe data.

Det er veldig sjelden data som viser hvordan kontorlokaler blir brukt,

og de ansatte er tilfredsett.

Det er noe av det vi jobber med nå.

Man skal innhente dataene, man skal agere på dataene,

og man må prøve å standarisere det litt.

Det skal ikke være synsing og magefølelse som gjør at man bygger kontorlokaler

og sier at det har gått bra.

Du skal ha både kvalitativ og kvantitativ data som bekrefter det.

Utrolig spennende.

Det er en veldig stor kulturell komponent her,

hvis vi går utenom Norge.

Hvis vi tar det mest pressete kontormarkedet i Norge,

det må jo være Oslo, regner jeg med.

Hvordan ligger vi an der?

Hvordan ligger de an i forhold til å agere på høye priser og arealoptimalisering?

De prosjektene jeg var med i da jeg jobbet i Mellomrom,

som var i Oslo, var at de stod nok mye mer om for en reise på parkeringsplasser.

Parkeringsplasser ble fjernet.

Det var nesten en like stor reise at du gikk fra selve kontoret

eller fastplass i et åpent landskap,

og du hadde parkeringsplass, til at du nå skulle miste alt.

Det har vært de prosjektene hvor det har vært så emosjonelt

at folk har faktisk hittet å grått.

Grunnen til det har vært at de har ønsket å plassere seg selv

i mer sentrale deler av Oslo.

Da har det ikke vært muligheter for parkeringsplasser.

Når de også har flyttet så sentralt,

så har de vært nødt til å gå ned i areal.

Også fra et prisperspektiv.

Så koster det jo litt å leie nye kontorlokaler og bygge de så mye.

Jeg har vært med i flere prosjekter i Oslo

hvor det har vært 17-18 kvadratmeter per ansatt.

Og i Bergen har det vært en kamp

å likes med prosjekter hvor det har vært 25-26 kvadratmeter.

Men Bergen og Oslo er to forskjellige verdener.

Vi ligger mye lenger bak i Bergen,

fordi det er mye familieeide kontorlokaler.

Det er mange leietagere som har seljekontorer

eller åpent landskap som også har en avdeling i Oslo.

Men kvadratmeterprisen er såpass lav i Bergen

at de trenger ikke å gjøre det,

eller de sitter i lengre leieavtaler.

Også har det nok vært mye mer fokus på byttehandelen i Oslo.

Ja, hvordan?

Når du tar fra i gåsøene de ansatte den faste plassen,

så må du også lokke dem med noe mer.

De ansatte skal ha lyst til å komme på kontoret,

du skal ha arbeidscaféene, uformelle zone,

prosjektområdene.

Det koster veldig mye mer i både møbler og hvordan de ser ut,

sammenlignet med en del prosjekter i Bergen,

som er litt enklere.

Ja, jeg skjønner.

Så her har vi altså noe å lære fra over fjellet.

Ja, det er veldig bra.

Skal vi bare ta til et lite case?

Bare for å forstå hvordan man optimalt bør ha en sånn prosess.

Du skal flytte en organisasjon fra et bygg

og inn i noen nye lokaler.

Hvor begynner vi da?

Det første, hvis jeg skal presentere det beste måten å gjøre det på,

forstå data.

Ikke begynn å sette noen tall på antall kvadratmeter man skal gå ned i

eller dekningsgrad.

Start med å innhente fakta.

Forstå bedre hvordan dere bruker eksisterende lokaler.

Kjør ut en spørreundersøkelse,

hvor de ansatte også blir involvert

og får muligheten til å score sin egen arbeidsplass.

Start med å gi dem informasjon om at vi skal sette i gang denne prosessen.

Det bør også være på en nivå man ikke vet helt.

Det kan gå til at det vi har i dag er så bra,

men vi trenger å vite hvor bra eller dårlig det er.

Når man har innhentet den datan,

at man agerer på den.

Vi har vært med i mange prosjekter hvor man innhenter den datan,

og så havner vi i en skuff hvor ingen egentlig bryr seg om det.

Når man har innhentet den datan,

at man også får omsatt den datan i praksis,

det er noe av det vi sitter og jobber med nå,

hvor vi kjører den datan fra både spørreundersøkelse og fra disse tellingene,

og kjører det gjennom maskinleiringsmodellene og får ut anbefalinger.

Så har man muligheten til å leke seg litt med scenarior.

I dag har man ti møterom ledig til enhver tid.

Ønsker man å arealeffektivisere seg litt,

knyttet til bare møterom isolert sett,

og ta ned eller opp den,

at man kan forstå bedre av organisasjonen,

hvordan det er vi bruker lokalet,

og at du også presenterer de harde tallene.

For i dag går man fort inn i en diskusjon med hverandre,

hvor du forteller at vi skal ha free seating,

og så er det de ansatte som roper og gir alle grunner for hvorfor de ikke skal ha det.

Når du i stedet for å kunne gi dem innsikten i at dette er sånn vi faktisk bruker lokalet,

så la den synke litt.

Så utarbeidet en god bestilling,

hvor man gjerne går litt ned i areal

for å øke kvaliteten på de rom- og zonetypene.

Jeg kan love at den brukstata som blir hentet inn,

vil kunne vise at det er muligheter for arealeffektivisering.

Men det er viktig å ikke bare arealeffektivisere,

men også ha fokus på kvaliteten.

Da vil man også ha muligheten og tiden til å jobbe med de kvalitetene.

Først lurer jeg på om du har noen gode råd til de som skal ut og bygge,

forvalte, drifte og bruke bygningsmassen i fremtiden.

Åh, det var et vanskelig spørsmål.

Jeg vet det, sorry.

Jeg kan slenge på et tilleggspørsmål, så du kanskje kan ta først.

Du er jo grønn, det er jo utrolig tøft å hive seg ut på.

Er det noe du vil anbefale?

Hvis det går noen studenter eller andre i bransjen med noen gode ideer,

og tenker bare, sørg for at det skal vært forandret.

Vet du hva? Kjøp på.

Det finnes ingenting bedre enn at man tør å kaste seg ut i det.

For går det galt, så har man lært noe som man kan ta med seg videre.

Går det bra, så har du lært noe og fått et levebrød.

Men utfordringen der, når man også løser problemene man har kjent på kroppen selv,

som vi gjør, er at du kan bli så forelsket i problemet at du ser deg litt blind.

Vi har jo vært på en reise vi også det siste året.

Ikke bli så forelsket i problemet at ingen til slutt har lyst til å kjøpe produktene du selger.

Til de som jobber, det er jo et generasjonsgift i en del selskap.

Det har vært en historisk måte å gi uære ting på.

Pandemien har røsket litt tak i dette.

Det har vært så gode penger i egnom at det ikke har vært noen særlig inisiativ til

å forandre vinningsspill.

Men det er ikke vinningsspill når 60 prosent av alle romser er tomme.

Så vær så snill og tør å stille litt hare krav til rådgiverne deres,

og tør å stille litt hare krav til dere selv.

Normaliser det å kunne innhente data.

Det verste som...

Det er helt absurt å tenke på at vi leier et kontorlokale i ti år,

og så skal det kontorlokalet passe oss like godt år en, år to, år tre, år fire.

Når en organisasjon er i konstant utvikling.

Så jeg sier ikke at man skal drive å bygge om og rive ned,

men hele tiden innhente den dataen.

Oi, nå kom det inn en avdeling til.

Oi, nå har den avdelingen der blitt litt mindre.

Hvordan kan vi...

La oss innhente den dataen og agere på den dataen,

og at det hele tiden er et utviklingsprosjekt.

Utrolig bra, Svart.

Veldig bra.

Tusen takk for praten, Hordan.

Takk skal du ha.

Jeg har veldig troen på tanken om å jobbe basert på data.

Både måledata, men også data basert på brukers tilbakemelding.

Starten ved statsbygg er en aktør som prøver å jobbe nede i arealbruken.

I 2019 var det i gjennomsnitt 29,4 kvadratmeter per ansatt for kontorareal.

Mens i 2022 er det nede i 27,9.

Så det går i hvert fall rett i veien,

men det er jo fortsatt ganske langt fra det som er den statlige arealnormen for nybygg,

som er på 23 kvadratmeter.

Samtidig forteller statsbygg at de i noen av sine nybygg er nede på 18 kvadratmeter per ansatt.

Så det går veien.

Det er mange aktører som har begynt å jobbe systematisk med å redusere arealbruk,

men fokuset kan bli enda bedre.

Spørsmålet er jo hvordan man skal jobbe med dette,

og samtidig ivaretage og sikre gode miljøer for oss mennesker som faktisk skal bruke disse arealene.

Det blir spennende å følge utviklingen.

Ha det godt, folkens!

Teksting av Nicolai Winther