[DE] Introduction to Project Management/Eine Einführung in das Projektmanagement

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Es gibt nur sehr wenige Branchen, die nicht in irgendeiner Weise vom Projektmanagement profitieren können. Ob beim Bau eines Wolkenkratzers, bei der Entwicklung einer neuen Software, bei der Installation eines Sanitärsystems, bei der Planung eines Wohnbauprojekts, bei der Durchführung eines Geschäftskongresses oder sogar bei der Planung einer Geburtstagsparty – Projektmanagement ist für den Erfolg unverzichtbar.

Das Team von Investopedia bietet diesbezüglich eine sehr passende Definition des Begriffs:

„Projektmanagement umfasst die Planung und die Organisation der Ressourcen eines Unternehmens, um eine bestimmte Aufgabe, ein bestimmtes Ereignis oder eine bestimmte Verpflichtung zum Abschluss zu bringen. Dabei kann es sich um ein einmaliges Projekt oder um eine laufende Aktivität handeln. Dabei gilt es, die Ressourcen wie Personal, Finanzen, Technologie und geistiges Eigentum zu verwalten.“

Was auch immer das Projekt ist, die meisten oben erwähnten Ressourcen sind in irgendeiner Weise beteiligt und müssen organisiert werden, um einen reibungslosen Ablauf des Projekts zu gewährleisten.

Die Funktion des Projektmanagers ist nicht einfach, aber sie ist wesentlich. Dein Projekt wird sehr wahrscheinlich ein Team von Experten und Fachleuten einbeziehen, in dem alle eine bestimmte Rolle zu spielen haben. Jemand muss ihnen Struktur, Unterstützung und Anleitung bieten. Genau das kann ein guter Projektmanager mit den richtigen Kompetenzen bewirken.

Mit einem Projektmanager am Bord, kann ein besseres Zeitmanagement, klar definierte Aufgaben und ein solider, leicht zu befolgender Fahrplan erwartet werden; außerdem wird damit, bis zu einem gewissen Grad, gewährleistet, dass das Projekt den Erwartungen des Unternehmens, der Beteiligten und der weiteren Stakeholder entspricht.

Angesichts dieser Erläuterung stellt sich jetzt die Frage, wie man bloß als Projektmanager seine Ziele erreicht. Das ist natürlich von Projekt zu Projekt unterschiedlich, es gibt aber einige grundlegende Begriffe und Kompetenzen, die mit dieser Rolle verbunden sind.

Um Dich in die Funktionsweise des Projektmanagements einzuführen, möchten wir diese Kompetenzen und ihre Umsetzung in die Praxis anhand eines Beispiels erläutern:

Die erste Kompetenz, an die man denkt, wenn man ein Projekt in Angriff nimmt, ist nämlich die Kunst der Kommunikation. So gut organisiert und proaktiv ein Projektmanager sein mag, wenn es ihm oder ihr an Kommunikationskompetenzen mangelt, wird er/sie wohl nicht in der Lage sein, das Projekt reibungslos durchzuführen.

Manager arbeiten normalerweise mit mehreren Menschen zusammen, und ihr Team besteht aus verschiedenen Fachleuten. Es muss jedem klar sein, was seine Aufgaben und die Erwartungen des Unternehmens sind. Manager müssen sich auch mit Stakeholdern beschäftigen, die nicht nur über die Fortschritte vom Projekt auf dem Laufenden gehalten, sondern auch davon überzeugt werden müssen, dass das Projekt für das Unternehmen von Nutzen ist.

Es reicht aber nicht nur die Details des Projekts gut zu kennen, und sie einem Teammitglied oder einem Stakeholder lediglich mitzuteilen. Gute Kommunikation bedeutet vielmehr, man kann die Art und Weise anpassen, wie man den verschiedenen Stakeholdern Auskunft über das Projekt gibt. Der leitende Software-Ingenieur des Teams wird das Projekt aus einer anderen Perspektive betrachten, als der Wirtschaftsanalytiker, welcher es wiederum anders sieht als der Ressourcenmanager.

Außerdem werden alle Beteiligten das Projekt aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten, nämlich aus der Perspektive der Zeitplanung, des Budgets und des Gesamtnutzens des Projekts. Ein Projektmanager muss über die notwendigen Kommunikationskompetenzen verfügen, um all diese Perspektiven zu verstehen. Diese Kompetenzen lassen sich am besten durch gutes Zuhören verbessern – eine der wichtigsten Komponenten der Kommunikation, die allzu oft ignoriert wird.

Dara Fontein von Unito erklärt dies folgendermaßen:

„Wenn wir darüber nachdenken, wie Projektmanager ihre Kommunikationskompetenzen verbessern können, konzentrieren wir uns oft nur auf die Aussprache: wann sollte man etwas sagen, wie sollte man es sagen und wie oft. Das sind zwar alles Kernbestandteile der Kommunikation, aber ein erfolgreicher Projektmanager weiß, dass er auch darauf achten muss, wie er seinen Teammitgliedern zuhört und mit ihren Emotionen umgeht, um die Arbeit von allen zu erleichtern.“

Gute Kommunikation ist nie einseitig. Wenn ein Teammitglied das Gefühl hat, dass ihm zugehört wird, dann hält es sich eher an die Anweisungen und Vorgaben. Ein guter Projektmanager muss zuhören und verarbeiten, was die Teammitglieder zu sagen haben, anstatt nur eine weitere Gelegenheit abzuwarten, sich zu äußern. Und deshalb ist es auch wichtig, Fragen zu stellen, um besser zu verstehen, wie die Teammitglieder denken und wie sie was in das Projekt einbringen können.

Um eine gute Kommunikation mit den Teammitgliedern zu schaffen, braucht es primär ein Vertrauensverhältnis zu ihnen. Das Vertrauen hilft, den Fokus aufrechtzuhalten, unter anderem, um Konflikte zu lösen, oder auch, wenn sich das Team an Veränderungen anpassen muss.

Dies führt uns zu einem weiteren wichtigen Aspekt des Projektmanagements: der Planung. Ebenso wie der beste Plan schlechte Kommunikationsfähigkeiten nicht wettmachen kann, so können auch hervorragende Kommunikationsfähigkeiten das Fehlen eines Plans nicht wettmachen. Der wahre Wert Deiner Kommunikationsfähigkeiten wird sich erst dann weisen, wenn Du einen klaren, ausführlichen und für das Team zugänglichen Plan vorbereitet hast.

Das „Project Management Institute“ (abgekürzt als PMI) hat einen Bezugsrahmen entwickelt, den Du auf jedes Projekt anwenden kannst und der zum Standard in der Industrie geworden ist. Jeder Projektmanager sollte damit vertraut sein oder sich zumindest damit vertraut machen. Es handelt sich um eine Reihe von Phasen, die als „Projektlebenszyklus“ („Project Life Cycle“) bekannt sind. Lucy Brown hat das Konzept für Invesis analysiert und seine Funktion wie folgt zusammengefasst:

„Wenn ein Projekt in verschiedene Phasen unterteilt ist, fällt es dem Projektmanager viel leichter, die Details des Projekts zu verwalten. Bei diesem Konzept ist jede Phase des Zyklus zielorientiert, hat ihre eigenen Merkmale und definiert konkrete Ergebnisse zu erreichen, die am Ende der Projektmanagementschritte überprüft werden.“

Auf diese Weise können Manager das Projekt in kleine, überschaubare Teile aufteilen, unabhängig davon, wie umfangreich das Projekt ist. Nehmen wir als Beispiel ein Projekt von großem Ausmaß: die Olympischen Spiele. Die Organisation der Spiele kann ebenso wie jedes andere Projekt von der Methodik des Projektmanagements profitieren. Wenn man es aufteilt, wird es weniger einschüchternd.

Gemäß des Projektlebenszyklus-Bezugsrahmen besteht die erste Phase darin, den Umfang und die Durchführbarkeit des Projekts zu umreißen, die potenziellen Stakeholder zu ermitteln und einen Business Case zu erstellen. Da es sich bei den Olympischen Spielen um ein etabliertes und weltweit erwartetes Ereignis geht, ist die Einführungsphase in diesem Fall nicht so schwierig wie bei der Einführung eines brandneuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung. Dennoch ist die zweite Phase – die Planung – eine beträchtliche Herausforderung.

In dieser zweiten Phase müssen tatsächlich alle wichtigen Entscheidungen getroffen werden: Die Austragungs- und Standorte werden gefunden und gebucht, die Verkehrsmittel für die große Zahl von internationalen Athleten und Zuschauern werden organisiert, sowie die Unterkunftsmöglichkeiten für die Athleten; darüber hinaus müssen auch Marketing- und Merchandisingstrategien entwickelt werden!

Ein guter Projektmanager kann einen solchen Plan unter Berücksichtigung des Budgets und des Zeitplans entwickeln und gleichzeitig den Einsatz des Teams bestmöglich optimieren. Diese Planungsphase führt zu einer klaren Aufgabenzuweisung für die Teammitglieder und geht der Ausführungs- und Überwachungsphase voraus.

Bei der Ausführung muss der Plan kontinuierlich überwacht werden; manche Änderungen können, aufgrund externer Kräfte, erforderlich sein, und der Projektmanager muss deswegen über einen gewissen Grad an Flexibilität verfügen, um auf diese Änderungen rechtzeitig reagieren zu können.

Das gilt sowohl für ein so großes Projekt wie die Olympischen Spiele als auch für ein scheinbar so unbedeutendes Projekt wie die Planung der Weihnachtsfeier im Büro. In einem Artikel für HBR stellen Jeffrey Elton und Justin Roe diesen Punkt in Bezug auf Planung und Anpassung heraus:

„Ein detaillierter Projektplan vermittelt dem Projektmanager ein falsches Gefühl der Sicherheit. Wenn dieser aber auf die Einschränkungen des Projekts achtet, ist er dann auf dem besten Weg, die wesentlichen Risiken des Projekts zu erfassen und konsequent zu steuern. Er muss sich auf sein Gespür dafür verlassen, wo die Knackpunkte auftreten könnten, und sich auf das Management dieser Risiken konzentrieren.“

„Einschränkungen“ bezieht sich in diesem Zusammenhang auf alles, was das Projekt einschränkt, und lassen sich generell in eine von den drei Kategorien einordnen: (1) Umfang, (2) Kosten und (3) Zeit. Diese Kategorien werden insgesamt vom Dr. Harpreet Dhillon als das „Eiserne Dreieck“ bezeichnet und sind eigentlich die Bereiche, in denen Risiken für den Erfolg des Projekts entstehen können.

Nehmen wir als Beispiel die Planung der Betriebsfeier. Obwohl das Unternehmen einen bestimmten Geldbetrag zu diesem Zweck zur Seite gelegt hat, könnte es sein, dass ein Teil vom Geld im Laufe des Jahres umwidmet, werden musste. In diesem Fall ist der Projektleiter gezwungen, den Projektplan dementsprechend anzupassen. Es könnte auch sein, dass die Feier auf einen früheren Termin verschoben wird, sodass die Zeit, die für die Planung zur Verfügung steht, kürzer als ursprünglich geplant ist.

Wie ausgeführt, geht das Projektmanagement weit darüber hinaus, sich in die Lage einer Person hineinzuversetzen, die etwas Bedeutendes für ein großes Unternehmen leitet. Jedes Vorhaben, das die Erledigung einer Reihe von Aufgaben erfordert, um ein Ziel zu erreichen, kann eigentlich als Projekt eingestuft werden und von einem Projektmanager profitieren. Genauer betrachtet geht es bei der Position des Projektleiters vor allem um Kompetenzen, hauptsächlich um Kommunikation und Planung; darüber hinaus beruht sie auf einem klar definierten Rahmen.

Wenn Du glaubst, dass das Projektmanagement der richtige Beruf für Dich sein könnte, solltest Du Dich mit den entsprechenden benötigten Kompetenzen und mit den Rahmenbedingungen vertraut machen. Versuche diese Woche, die eine oder die anderen bei einem kleinen oder großen Projekt in die Praxis umzusetzen: dadurch wirst Du wertvolle praktische Erfahrungen sammeln!

Das war's für heute. Vielen Dank fürs Zuhören, und vergiss nicht: Baue weiter die beste Version Deiner selbst!