eKuitti mukaan myös matkalta

Ovatko yritysmatkustajan paperiset kuitit pian historiaa myös muualla kuin rautateillä? Miten eKuitin käyttöönotto helpottaa matkustajan ja matkailualan yrittäjän arkea? Millaisia arvonlisäverokysymyksiä liittyy yritysmatkustamiseen, ja miksi kuluttajat ovat avainasemassa paperikuiteista luopumisessa?

Junamatkustajilla, jotka ostavat matkalippunsa VR:n Matkalla-applikaation tai vr.fi-sivuston kautta, on mahdollista saada sähköinen eKuitti. Hennin kanssa eKuitin käyttökokemuksista ja matkustamisesta keskustelevat asiakaskokemuksesta ja palvelukehityksestä vastaava johtaja Marika Schugk VR Groupilta, veroasiantuntija Tiina Ruohola Elinkeinoelämän keskusliitosta ja johtava taloushallinnon asiantuntija Pirjo Ilola Valtiokonttorista. Tervetuloa matkalle Tiedon luo! #tiedonluo

What is Tiedon luo?

Valtiokonttorin Tiedon luo -podcastissa Henni Purtonen johdattaa kuuntelijat pohtimaan tulevaisuuden työelämää, luovuutta sekä dataan ja algoritmeihin liittyviä ajattelun vinoumia, hallinnonalojen välistä yhteistyötä ja erilaisia vastuukysymyksiä. Jokaisessa jaksossa vieraiden kokemukset ja havainnot maailmasta kehystävät jotakin ajankohtaista yhteiskuntaan tai työelämään liittyvää aihetta. Henni juttelee vieraiden kanssa myös rohkeudesta, tulevaisuudesta ja johtamisesta.

I Statskontorets tvåspråkiga Tiedon luo -podcast tar Henni lyssnarna med på en resa där man utforskar framtiden för arbete, kreativitet samt snedvridningar av tänkandet gällande data och algoritmer, interaktion mellan förvaltningsområden och olika slags ansvarsfrågor. I varje avsnitt bidrar gästernas erfarenheter och observationer av världen till att rama in ett visst ämne med anknytning till samhället eller arbetslivet. Med gästerna pratar Henni också om mod, framtid och ledarskap.

Tiedon luo -podcast, jakso 13: eKuitti mukaan myös matkalta

(musiikkia)

Henni: Korttiostoksia tehdään vuosittain lähes 2 miljardia. Yritysten välisiä ostoja näistä on noin 5 prosenttia eli noin 95 miljoonaa kuittiostosta tehdään pelkästään yritysten välillä. Viime jaksossa puhuttiin siitä, miten eKuitti säästää yrittäjän työaikaa ja hermoja, kun paperikuitteja ei tarvitse skannata. Myös tilitoimistojen asiakkaat hyötyvät digitaalisesta kuitista.

Entä miten digitaalinen kuitti muuttaa yritysmatkustamista nyt ja tulevaisuudessa? Siitä me otetaan selvää tässä jaksossa.

(musiikkia)

Podcastin mainosspiikki: Tiedon luo, keskustelua tulevaisuuden työelämästä ja johtamisesta. Ajankohtaisten ilmiöiden äärelle kuulijat johdattaa Henni Purtonen.

Henni: Tänään mun kanssa juttelemassa on asiakaskokemuksesta ja palvelukehityksestä vastaava johtaja Marika Schugk VR:ltä, veroasiantuntija Tiina Ruohola Elinkeinoelämän keskusliitosta ja johtava taloushallinnonasiantuntija Pirjo Ilola Valtiokonttorista. Tervetuloa kaikille.

Marika, Tiina ja Pirjo: Kiitos.

Henni: Mä olin työmatkalla viime viikolla ja maanantaina aloitin päivän skannaamalla ison kasan paperikuitteja. Etsiskelin sähköpostista PDF-kuitteja ladattavaksi meidän matkalaskujärjestelmään, lentolippuja, hotellikuitteja. Mukana oli muutama pääsymaksu ja bussilippu. Siinä mä mietin, että mikä kuitti kuuluu mihinkin korttiostoon, oliko tää nyt meno vai paluumatka ja mikä arvonlisävero millekin kuitille piti merkata. Onko mitään ratkasua, et miten asiat vois tehdä yritysmatkustajan näkökulmasta helpommaksi?

Pirjo: Ratkasujahan on nykypäivänä ja siitähän me tänäänkin puhutaan, eli eKuitti. Ja sillon, ku me saadaan nää kaikki tiedot, mistä sä justiin tässä mainitsit eli ne meno- ja paluutiedot ja minne olet matkustanut minäkin päivänä ja mitä muita palveluja siinä samalla ostanut, ne saadaan kyllä kätevästi sillä eKuitilla kuljetettua suoraan sinne matkalaskujärjestelmään jo nykypäivänä.

Marika: Niin ja siin on viel se hyvä puoli, et ku se on sähköinen kuitti, niin sitten nää matkalaskujärjestelmät pystyy yhdistämään sen ostotapahtuman siihen kuittiin. Että ei tarvitse itse arpoa, että oliko tää nyt meno vai paluu, vaan sen tekee järjestelmä jo ihan automaattisesti.

Tiina: Ja täytyy sanoo, että et varmastikaan ole tämän murheesi kanssa yksin. Tää on aika monelle jokapäiväistä, eikä ehkä niit kaikkein motivoivimpia työtehtäviä myöskään kopioida ja skannailla niitä kuitteja. Täytyy sanoo, et siinä sä teet ehkä hyvän homman, että lähdit heti sillon maanantaiaamuna tekemään niitä laskuja ja kuvailemaan, koska jos ne kuitit jää sinne kassinpohjalle hirmusen pitkäks aikaa, ni se voi olla, et niist ei saa enää mitään selvääkään. Eli tota se on myöskin semmonen aika iso, iso kysymys ja näin veroasiantuntijan näkökulmasta aina tulee mieleen se, että sithän meillä on alvi vähennykset sitten riskissä, koska me tarvitaan ne tiedot sieltä kuitilta, jotta ne alvi vähennykset sitten se yritys, jonka puolesta niitä matkoja teet, ni voida tehdä ne vähennykset.

Pirjo: Niin ja sit ku ajattelee, et nykyisin tehään etätöitä paljo, ni eihän sul oo mitään skannereita ja muita, et sä niinku yrität vaan kuvata.

Henni: Kyl se on kännykällä, millä se kuva aina sit otetaan.

Pirjo: Siinä on sitten aikamoinen taiteilu, että sä saat sen ruttusen kuitin ensin suoraksi ja sitten kuvattua sen, ja sit mietit, että niinku sul on niitä hassuja jpg:tä ämpärillinen, että mikähän kuva tää on, jos et sä oo muistanut nimetä sitä tiedostoo oikein.

Henni: Mmm.

Tiina: Taloushallinnolle se voi olla toisaalta hauskaa nähdä, että mitä sukkapyykkiä siellä näkyy niitten kuittien takana (naurua) sitten, kun niitä kuvia on otettu.

Henni: Lain mukaan asiakkaalle on tarjottava kuittia siitä ostotapahtumasta, jos myyjä on velvollinen maksamaan arvonlisäveroa. Kuittia ei ole kuitenkaan pakko tulostaa, jos ei asiakas sitä haluu. Oonks mä ymmärtäny oikein, että nykyinen lainsäädäntö ei määrää sitä kuitin muotoa, mut kuitissa kuitenkin pitää olla tiettyjä tietoja, että se kelpaa siellä arvonlisäverotuksessa?

Pirjo: Kuitti voi olla sähkönen tai paperinen, mutta sit on se tietyt tiedot, mitä siellä kuitilla pitää olla sekä siitä myyjästä, että sitten tavaroiden määrästä, summasta ja arvonlisäveromääristä. Ja ne tulee ihan sieltä arvonlisäverolaista, ja Tiina tietää siitä kaiken.

Tiina: Kyllä vaan, se riippuu paljon siitä, et just puhutaanko me laskusta vai kuitista. Ja sitten myydäänkö me kuluttajalle vai elinkeinoharjottajalle. Ja pelkästään arvonlisäverolainsäädännöstä ei nää vaatimukset tule, vaan siel on sit muutakin liittyen siihen, et meiän se kuitti pitää antaa. Ja sit meillä on sit tietysti, alvista aina kun puhutaan, niin muistettava tuo EU-puoli, et itseasias se, mitä siellä kuitilla tai laskulla pitää lukea, ni tulee sitte EU:n direktiiveistä saakka. Eli jos sinne haluttais esimerkiks jotain muutoksia, niin meidän pitäis saada kaikki jäsenvaltiot olemaan samaa mieltä asiasta.

Pirjo: Niin ja sit pitää muistaa, että niinku on nää yleiset, mitkä pitää olla kaikissa kuiteissa, mut sen päälle tulee vielä sitten ehkä jotain toimialakohtasia tietoja. Oli se sitten matkustamiseen tai esimerkiksi apteekkikuitilla pitää olla tiettyjä asioita. Et kyllä niinku myyjän pitää olla hyvin tarkkana, että sitten, oli se sitten siirtymisessä sähköiseen paperisesta tai sitten paperikuitissa on ne kaikki tarvittavat tiedot.

Henni: Elinkeinoelämän keskusliitto edustaa yrityksiä Suomessa ja Tiina, kun sä katsot nyt suomalaista yrityskenttää arvonlisäveroasiantuntijana, niin mitkä on niitä yleisimpiä syitä sille, että eKuittia tarjoavia yrityksiä on Suomessa ehkä muihin Pohjoismaihin verrattuna toistaiseks vielä vähemmän?

Tiina: Kysyt äärimmäisen hyvän kysymyksen. Mä luulen, et me ollaan sellasessa tilanteessa, et näitä yrityksiä kuitenkin tulee kasvavissa määrin. Ja tavallaan monet yritykset katsoo, et se, et mikä systeemi meillä sitten on, mitä sitä sähköistä kuittia lähdetään rakentamaan, niin mikä heille on hyvä. Ja tavallaan se markkinaehtoinen lähestymistapa on sellanen, millä monet sit ovat lähteneet menemään eteenpäin. Mutta tota, miksi meillä ollaan esimerkiks Pohjoismaita jäljessä? Mä en suoraan osaa sanoa. Pirjo, onks sulla tästä näkemystä?

Pirjo: No, sanotaan, et Ruotsissakin on aika paljon sitä, et ne tulee keskitetysti esim. johonkin niinku kuvana tai tiedost-, siis sähköpostitiedostona tai tämmösenä. Mut sit rakenteistakuittia, mitä me tavotellaan, niin siinä me ollaan mun käsittääkseni ihan Pohjoismaisten kanssa samoilla tasoilla. Mut se tota varmaan yks syy on ollu sekin, että et niit paikkoja on sen verran vähän, että niinku sitä vaatimusta ei oo tullu sinne myyjille riittävästi. Ja nyt kun ollaan miettimässä uusia vaihtoehtoja, esim. tää qr-koodi ja muuta, ni se myyjän käyttöönotto tulee niin paljon helpommaks, et mä luulen, et me nähdään aika monta uutta ostopaikkaa nopeastikin.

Henni: VR:hän on ottanut eKuitin käyttöön tässä hiljattain. Marika haluisitsä kertoo tästä käyttöönotosta ja mitkä oli niitä semmosia päälimmäisiä syitä, kun päädyitte sitten eKuittiin?

Marika: No, sähköset kuitit meil on ollutkin jo käytössä useamman vuoden jo. Ja miks päädyttiin sit eKuittiin, ni se lähti sieltä ihan asiakkaiden toiveista, joista yks iso oli muun muassa Valtio. Ja me toki halutaan meidän asiakkaita palvella mahdollisimman hyvin ja kun lähdettiin tätä selvittään, niin todettiin, että meidän ympäristössä, jossa meillä on jo se sähköinen kuitti, niin sen rakenteellistaminen ei ole enää niin valtava työ. Mut totta kai se vaatii sen, että on joku paikka, mihin sitä tietoa myös lähettää. Ja se miks ehkä tähän aikasempaan kysymykseen, että miksi se ei ole vielä niin yleistä, niin on varmasti myös se, et mistä sitä tietoa myydään. Et esimerkiks kassajärjestelmissä onko mahdollisuutta sitä kuittia lähettää ja mihin se vastaanotetaan? Meidän tapauksessa todettiin, että markkinoilla on kumppaneita, jotka vastaanottaa jo sitä rakenteellista muotoa ja sit taas toisaalta on integroineet sitten ne tiedot jo olemassa oleviin esimerkiksi matkalaskujärjestelmiin. Ja se oli meille yks semmonen helpotus, et me todettiin, et okei, et yhdellä integraatiolla eli tämmösellä järjestelmien välisellä integraatiolla me pystytään sitten palvelemaan montaa asiakasta yhdellä kertaa. Ja se oli sit meille semmonen niinku kimmoke, et okei, et tähän me halutaan lähtee.

Henni: VR:llähän on valtavat asiakasmäärät. Jos mietitään sitä asiakaskokemusta, niin siin on ainakin kaks ulottuvuutta, et ensin on tää matkalipun ostaminen, joka usein tapahtuu nykypäivänä digitaalisesti. Ja toinen osa sitä asiakaskokemusta on sitten siellä junassa se varsinainen matka. Marika sä oot työskennellyt pitkään asiakaskokemuksen, palvelumuotoilun ja digitalisaation parissa, ja kerroitkin vähän just tästä eKuittiin siirtymisestä ja miten tää prosessi meni. Niin minkälaisia asioita siinä yritysmatkustajien eKuitin käyttöönotossa piti huomioida sit, jos mietitään tätä asiakaskokemuksen puolta?

Marika: No, asiakkaan näkökulmastahan kaiken pitäisi tapahtua niin, että asiakkaan ei tarvitsisi matkustaa ja asiakkaan ei tarvitse miettiä, että meneekö se minun kuittini varmasti sinne minne sen pitäisi mennä, että se tapahtuu mahdollisimman helposti. Että se on niinku se ensimmäinen, et mitä lähetään varmistamaan, että se on sille matkustaja-asiakkaalle helppo. Ja totta kai sitte niille meidän yritysasiakkaille, joidenka työntekijät sitte matkustaa. Että se on myös niinku yhtä lailla heille niinku helposti käyttöönotettavissa ja käytettävissä. Että sitä niinku helppokäyttöisyydestä kaikki lähtee, ettei tarvitse jännittää sitä, että menevätkö nämä oikein. Ja sitä kautta sit lähdettiin selvittään, että mitä kautta me pystyttäisiin sit tähän asiakasnäkökulmaan myös sit vastaamaan.

(musiikkia)

Henni: Pirjo vaikuttaako yritysten kokoluokka jotenki eKuittien käyttöönottoon? Et tässä me kuultiin suuren organisaation näkökulmasta, että eKuittien käyttöönotto oli helppoa ja suju aika mukavasti ja sujuvasti. Niin jos me mietitään esimerkiks pienyrittäjiä, niin tuoko yrityksen koko eKuittien käyttöönottamiseen jotakin erilaisia asioita, mitä pitää huomioida?

Pirjo: Ei ehkä koko, et enemmänki se, että mistä niitä kuitteja tulee, jos ajatellaan niinkun saapuvia kuitteja. Että yleensähän yrityksellä se on matkustaminen, polttoaine, kaikki tähän liittyvät ja sitten, kun tehty se integraatio sinne matka- ja kuluhallintaan tai muuhun taloushallinnonjärjestelmään, niin se on helppoa. Sitten taas jos ajatellaan pienyritystä myyjänä, niin kassajärjestelmätoimittajista hyvin moni jo tarjoo eKuittivaihtoehtoa, että se on vaan version päivitys. Ja tota niinku päivittää ne omat tietosuojailmoituksensa ja muut, et se on aika helppoa, et se ei ole mikään tähtitieteellinen (naurahdus) asia ottaa eKuittia käyttöön sekä ostajana että myyjänä.

Henni: Vuonna 2022 valtiolla käsiteltiin yli 26 000 kuittia liittyen junamatkustamiseen, vuodelta -23 ei oo viel tuoreimpia tietoja saatavilla. Mut tää on siis ihan älyttömän iso määrä kuitteja ja myöskin dataa. Ja eKuitit ja niiden yleistyminen mahdollistaa myös uusii tapoja kerätä tietoja ja silloin tietysti pitää pohtii sitä tietosuojanäkökulmaa ja sitä, että miten näitä kuiteilla mahdollisesti kerättävii tietoja voidaan hyödyntää. Mihin tätä tietoo kerätään ja miten sitä käytetään ja kuinka kauan säilytetään, niin täähän pitää olla sillee läpinäkyvästi sitten näillä kuittien saajilla tiedossa. Mutta hyödyntääkö VR eKuittia myös muuten kun taloushallinnossa?

Marika: Meillä kun ollaan, suurin osa meidän lipuista ostetaan jo digitaalisesti, et ollaan aika lailla tämmöisessä verkkokauppamaailmassa, niin se eKuitti itsessään ni tuo nyt meille sellaista dataa, jota meillä jo muutenki olisi ollut. Elikkä sinänsä eKuitin myötä ei varsinaisesti, mutta totta kai siis se, että digitaalisesti saadaan dataa siitä, että missä asiakkaat matkustaa, missä sitä kysyntää on. Ja niin kauan kuin sitä anonymisoidaan eli ei yhdistetä sinne henkilötietoihin, ni totta kai se tuo meille sitte paljon näkyvyyttä siihen, että meidän asiakaskäyttäytymiseen. Ja vastaavasti sitte taas eKuitin vastaanottaja, eli tässä tapauksessa sanoitkin, et Valtiolla on paljon matkoja, niin se mahdollistaa sit eri tavalla myös sen data-analytiikan sit siellä päässä. Mihinkä niitä matkoja on tehty ja kuinka usein ja missä ne volyymit menee?

Pirjo: Niin ja siel on sitte myös se ympäristöarvot, että montako kilometria ollaan menty junalla versus esimerkiks taksilla tai lentäen. Niin tää tietohan on erinomaisen (naurahdus) tärkeää meille kaikille ilman, että mietitään sitä, että kuka sen matkan teki. Et kyllä sitä dataa, mikä siin kuitissa on, niin pystytään hyödyntää. Ja pitää aina muistaa, et siin kuitissahan ei ole pääsääntöisesti ostajatietoja, että sit ku sitä kuittidataa yrityksessä käsitellään, niin ei sieltä saada kiinni, et kuka se nyt kävi siellä kaupassa.

Henni: Ja nythän me päästään puhumaan täst tiedolla johtamisesta ja kuitenkin tässä niinku on suuria mahollisuuksia, ku mietitään sitte esimerkiks, et miten vaikka niitä kulkuvälineitä Valtiolla nyt sitte suositaan ja otetaanko vähemmän niitä lentomatkoja ja mennäänkö enemmän junalla tai muuten.

Pirjo: Niin, ja sit jos on esimerkiks yrityksellä autoja, liisattuja autoja, muuta, ni miten paljon siellä niinku menee polttoainetta tai miten paljon ladataan sähköä ja huollot ja muut, niin se kaikki kun saadaan suoraan niistä kuiteista. Niin se on pois siitä työntekijän raportoinnista, mitä hänen pitäis tehdä, ku se saadaan ihan automaattisesti sieltä.

Henni: Mmm.

Tiina: Ehkä se manuaalisen työn väheneminen on tässä kyllä semmoisessa aika avainasemassa ja se on juurikin sitä työtä, mikä tosiaan harvoin on siellä top 3 mielenkiintoisimpien listalla.

Pirjo: Niin ja sit se on ehkä sekin, että meillä kesti yllättävän kauan esimerkiks verkkolaskussa ruveta hyödyntämään sitä verkkolaskun dataa muuhun, esimerkiks talousarvioon tai näihin, mitä yrityksellä on. Ja nyt ku ei oo tottu siitä, et siitä kuitista saisi jotain hyötyä. Niin se kestää vähän aikaa ennen kuin sitten nähdään se, että ostajayritykset rupee ihan oikeesti vaatimaan kuittia.

Tiina: Nytkin vastuullisuusraportointi, kun lisääntyy tulevaisuudesta, niin myös tässä matkustamisen näkökulmasta, niin eKuitista tuleva data mahdollistaa paljon helpommin tähänkin liittyvän datan keräämisen siellä yrityksessä.

Marika: Nimenomaan, kun ajatellaan jossain taksikuiteissa, että ajoitko sähköautolla vai dieselillä vai bensalla. Pystytään tekemään hyvin tarkkojakin analyysejä sitten siitä yrityksen vastuullisuudesta, että se ei ole vaan sit semmosta viherpesua, vaan se on ihan dataan perustuvaa tietoo.

Henni: Oonko mä ymmärtänyt oikein, et lähtökohtasesti eKuitti on suunniteltu niin, et se täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen, tän GDPR:n vaatimukset?

Pirjo: Kyllä siis, totta ihmeessä me tehdään asiat niin, että ne täyttää ne. Ja sillon, jos siihen myyjä tarvii laittaa jotain tietoa, esimerkiks ostajasta, niin sitten vaan myyjän pitää ilmottaa siinä omassa tietosuojaselosteessaan se, että niinku näitä tietoja me laitamme kuittiin ja näitä tietoja käsitellään näin. Et se pitää vaan tehdä läpinäkyväks, että kaikki tietää, mihin minun tietojani käytetään tai mihin niitä välittyy.

Henni: No yks hyöty, joka mainitaan usein, joka tässäki keskustelussa tuli jo esiin, on se, että näitä kuittitietoja ei tarvitse sitten kirjata moneen paikkaan, näihin kuitteihin liittyvien liiketoimintatapahtumien eri vaiheissa, jolloin sit myöskin virheiden mahdollisuus pienenee, ku sitä manuaalista työtä on vähemmän. Niin, miten yritysmatkustajat on ottaneet sitte eKuitin vastaan, ja millaista palautetta eKuitista on kertynyt sen käyttöönoton jälkeen.

Marika: Me ollaan saatu kyllä paljon kiitoksia, ja se toki ilahduttaa ja just tän takia, et kyllähän se helpottaa, et ne tiedot menee suoraan siitä maksutapahtumasta. Ja sitä kuittia ei tosiaan tarvitse enää säilyttää missään. Et se sit niinku aidosti kulkee sit niinku sieltä ostotapahtumasta suoraan sinne matkalaskujärjestelmään, et kylhän se tehostaa sitä työaikaa valtavasti ja varmasti tekee siitä matkalle lähdöstäkin vähän mukavamman heti kättelyssä, kun tietää, että ei tarvitse sitä matkalaskua samalla tavalla enää sitten myöhemmin näpytellä.

Pirjo: Ja jos siin kuitissa on riittävästi tietoo, ni ei tarvii niitä matkalippuja enää sitte lisätä sinne eikä muuta, koska se kuitti, kuitissa jo kertoo, että lähdin kello toi tolla välineellä ja -.

Henni: Vähemmän liitteitä.

Pirjo: Kyllä.

Marika: Ja tässäkin mun mielestä ni hyvä, kun tehty yhteistyötä suoraan asiakkaiden kanssa ja sit saatu myös sitä palautetta, et mitä tietoa sillä kuitilla olisi hyvä olla verrattuna sit siihen matkalippuun, jotta sit se hyödyttäis parhaalla mahdollisella tavalla sit siellä arjessa.

Tiina: Ja sit jos miettii sitä jälleen kerran veroasiantuntijana hypäten keskusteluun, katsoen, niin tavallaan se, et meidän perusmatkustaja ei ehkä matkalle lähtiessään mieti, et mikäköhän on alvi kanta missäkin. Ja kun me tiedetään, et jos mentäis kadulta kysymään, et mitkäs meiän alvikannat on, ni kyl 24 prosentin kannan varmaan aika muistais, mut mihin sit soveltuu 14 ja 10, jotka siel matkustamises taas tulee aika useinki. Koska meil on hotelliyöpyminen on kymmenellä prosentilla, mutta pitää muista, että siellä hotelliaamiaisen alvin kanta taas on 14 prosenttia, jota taas ei saa vähentää, kun sen hotelliyöpymisen osalta saa vähentää ja niin edelleen. Ni siel on paljon sellasta, et tavallaan se perusmatkustajan lähtökohtaisesti ei pitäis joutuu edes pohtimaan sellaista. Mut jos meiän sisäinen prosessi on tehty niin, että sun pitää esimerkiks itse kirjata ne jälkikäteen sinne, niin siin tulee myös tosi helposti virheitä, et kirjataan, et se alvi on väärin, se on väärällä kannalla tai sit jopa se, et onks se vähennyskelpoista tai ei vähennyskelposta. Joka tosiaan ehkä taloushallinnossa on tiedossa, mutta harvalla matkustajalla.

Marika: Näin matkailutoimialallakin olevana tunnen tuskaa tuosta (naurua), kun joskus jollain muulla ku junalla matkustaa, että mitenkäs nämä menikään.

Pirjo: Niin ja siis se, ne ku, ku sen vois automatisoida niin helposti ja tietää, et sit siin ei oo niit virheitä. Koska nythän se työ niinku kertaantuu, että minä arvon ensin niitä kantoja, sen jälkeen joku tarkastaa sen ja totee, et tää on pielessä. No meillähän se tarkottais sitä, et se tulis mulle takaisin korjaa (naurua). Sit se menee uudestaan.

Henni: Tosi monta vaihetta.

Pirjo: Joo. Et se, ku se menis niinkun suoraan siitä, niin siin ei ois niit virheitä.

(musiikkia)

Henni: Entäs jos me tarkastellaan nyt suomalaisen yhteiskunnan näkökulmasta tätä eKuittia, ni millasia hyötyjä voidaan osottaa ja millasissa luvuissa tää muutos ehkä jo näkyy, vai näkyykö?

Pirjo: Se oli mulle yllätys, me tehtiin, yritetty tehä tätä tilastoa nyt eKuitista ja sähköisestä kuitista. Ja kyllä se näyttää siltä, että me ollaan niinkun yli 20 prosentin sähköisissä kuiteissa. Nimenomaan se, että on näitä esimerkiks polttoainekorttien omia järjestelmiä, et se on kulkee sähköisenä sitten ehkä kuvana tai muuten. Mut sit se ihan aitojen rakenteellisten eKuittien osuus on siellä kolmessa prosentissa, et se on vielä aika vähästä. Mutta se, että ku me päästään pikkuhiljaa siihen sähköisyyteen, ni sitte huomataan, et me tarvitaan niitä tietoja sielt kuitista. Et niinku mä oon aika yllättynytkin siitä, että itseasiassa miten paljon sähköisiä kuitteja liikkuu.

Tiina: Miten Pirjo muuten, jos sä mietit sitä niinku e-laskujen osalta, mis me ollaan siis huomattavasti pidemmällä Suomena, ni oliks siellä, jos me katsotaan tosiaan dataa historiasta, niin että pieniä alkukankeuksia ja sen jälkeen raketti vai? Vai miten sä kuvaisit tätä (naurua)?

Pirjo: Mul on sen pitkä tausta siinä, että se on tuskaisa taival. Mä oon aina sanonu, et ny ainakaan tehdä samoja virheitä, ku siinä verkkolaskussa. Mutta muistan hyvin kiivaat keskustelut muun muassa laskussa siitä, ku markkinointiosastot sano, et ne haluu sinne sen värillisen logon, ku sitä ei verkkolaskulle saa. Ja siitä taisteltiin hyvin pitkään, että pitääkö siellä olla se logo vai ei. Tätä keskustelua ei mun mielestä enää oikee, tai se ei oo syntyny tähän kuittiin, ehkä me ollaan jotain opittu. Mutta tota, kyllähän tää on hidasta, niin kauan kun se on tämmöstä markkinavetosta, ni se on hidasta. Ku tietää, että on esimerkiksi Ranska, jossa ei saa antaa kuittia, jos ei asiakas erikseen sitä pyydä, niin se hyppäys eteenpäin tulee aika paljon paremmin kuin meillä, jossa odotetaan, että toimijat itse ottaa asioita käyttöön. Et siinä ehkä pientä lainsäädännöllistä toivetta voisi olla. Mutta Ranska lähti siitä ympäristöasioista ja siitä.

Tiina: Joo, et siel on lähdetty vähän eri tavalla, ehkä sitten eri näkökulmasta niin sanotusti. Joo, me ollaan tätä paljon, siis mä paljon teen työtä myöskin tuolla Brysselin suunnassa, koska alveista tosiaan niin paljon tulee sieltä direktiivien kautta. Ja mult usein on kysytty sitä, et miten Suomi pääsi e-laskuissa niinkun niin nopeasti niin pitkälle, ja että oliko se lainsäädäntö. Mut mä aina elinkeinoelämän näkökulmasta sanon, että kyllä yritykset päätyvät enemmän sinne, mis nähdään hyötyjä. Ja on se sitte myyjän kannalta ja tota, niinku Marika kerroit just, että teillä asiakkaat selkeesti halus sitä, siin oli selkeesti insentiivi, koska jos asiakkaat haluavat jotain vahvasti, ni kyllähän myyjällä sit on intressi se myöskin toteuttaa. Eli vähän depatoin tätä ajatusta siitä, et pitääks olla lainsäädännön kautta, vaan onks se vaan niin, että vähän niinku uuden tietotekniikan kanssa, ni tavallaan meil pitää olla ne pioneerit ja sit yhtäkkiä me huomataan, et ku muutkin näkee ne hyödyt, ni sen jälkeen kysyntä.

Henni: On helppo lähtee seuraamaan sitte.

Tiina: Kyllä.

Henni: On ehkä myös niit kokemuksia sitte, mitä niinkun on saatu ja voidaan sit hyödyntää ja soveltaa siihe omaan toimialaan ja omaan yrittäjyyteen.

Marika: Voisin nähdä myös ja toivoa, että kun junalla matkustajat, jotka nyt tuolla liikematkustaa ja tottuu siihen, että sieltä sen sähköisen kuitin saa, niin oppivat sitte, tai eKuitin saa, niin ne oppii sitte vaatimaan sitä asiakkaana sitte muiltakin toimialoilta tai matkustusmuodoilta.

Pirjo: Ennen kaikkee lähinnä se, et se ois meillä jo, niinku tää sähköinen tapa olisi se oletustapa, eikä ensimmäisenä se, että paperi. Et se on kuitenkin, siitä saadaan monenlaisia hyötyjä, oli se sitte niinku sen talousdatan käyttäminen tai sitte se, että ne kuitit ei oo hukassa ihan omissaki. Ni se, et sit ei ainakaan mitenkään kiellettäisi tai lainsäädännössä missään laitettais niin, et sitä ei sais käyttää.

Tiina: Kyllä, toi on tärkee huomio mun mielestäni, ja mä uskon kyllä siitä, että kun VR:n vaunuissa matkustetaan ja sen jälkeen huomataan, et kuinka paljon helpompaa on kotona sitte se jälkikäteen. Ja ehkä työnantajatkin miettii, että tälle ajalle, mitä on aiemmin käytetty sitten johonkin manuaalisen työhön, ni löydetään jotain tehokkaampaa käyttötapaa. Ni varmasti se lisää sit kysyntää nimenomaan myös muille.

Pirjo: Ja vaikka se ei ois siis tehokkaampaa työtä, vaan sekin, että on tyytyväisempiä työntekijöitä, ni se on jo aika iso asia. Et siis, mä en tee tämmöstä turhaa työtä tai tämmöstä, et mä voin ihan hyvin vaikka istua ja ottaa kupin kahvia nyt tässä näitten Teams-palaverien lomassa.

Tiina: Ehdottoman samaa mieltä.

Marika: Kyllä sit, jos kattoo tällee niinku matkustamisen näkökulmasta vielä, niin mietin, et ku esimerkiks veroilmoituksia tekee, niin siinä, että sähköisestä kuitista on sekin hyöty, että ne ovat kaikki sitten sinulla toivottavasti yhdessä paikassa. No ainakin meillä ne löytyy yhdestä paikasta, ehkä tulevaisuudessa meillä syntyy myös palveluita, jotka kerää, entistä enemmän palveluita jotka kerää sit kuitteja yhteen paikkaan. Ja veroilmotusta tehdessä, kun katsot, että miten niitä työmatkoja on kulkenu, ni voi sitte ne kaikki omat matkansa yhdestä paikasta helposti löytää eikä tarvitse etsiä monesta lähteestä.

Pirjo: Varsinkin nyt sitten nää, jotka joutuu matkustamaan paljon, niin ihan jo sekin on mielenkiintonen tieto, et paljon minulla on menny rahaa työmatkaan. Niin se on, se on helppo ottaa sitte sieltä yhdestä järjestelmästä.

Tiina: On se, ja melkee pakko sanoo se vielä, et ku nää alvivähennykset itselläni aina on mielessä, tai kenelläpä meillä ei alvi olisi aina mielessä.

(naurua)

Tiina: Niin tavallaan koko järjestelmän toimivuuden, koko arvonlisäverojärjestelmän idea on se, että yritykset jotka tekee verollista liiketoimintaa, saa vähentää ne, esimerkiks just ne työmatkakulut. Ni se, et jos meil kuitit katoaa tai meillä kuiteista hävii ne verotiedot, ni ne jää lopulliseks kuluksi. Jolloin itseasias meiän järjestelmäkään ei pyöri niin kuin sen pitäis.

Henni: No äsken puhuttiin Ranskasta, Brysselistä, ollaan nyt selkeesti vähän tämmösessä niinku kansainvälisessä yritysmatkustamisessaki, ja monet yrityksethän on tänä päivänä kansainvälisiä ja rahaa liikkuu yli valtiorajojen. Hyödynnetäänkö eKuittia maailmalla kuinka paljon? Minkälaisii näkemyksii teillä on ja onko tota, ku eKuitistahan ollaan kuitenkin pyrkimyksenä saada tämmönen maailmanlaajunen, kansainväliset rajat ylittävä eKuitti, ni mitä sille projektille kuuluu täl hetkellä?

Pirjo: No, me ollaan testattu sitä niinku Pohjoismaiden kesken, periaatteessa kuitti kulkee ihan nätisti. Jos ajatellaan vaikka jotain kuljetusyrittäjää, joka käy kuljettamassa jotain Norjassa ja käy siellä tankilla ja sitte tulis Suomeen, niin pystyis saamaan sieltä sen kuitin ja tekemään sitten siitä sen alvi palautuspyynnön. Sen lisäkshän on esimerkiks tuolla tää qr-koodiin perustuvia ratkasuja jo Euroopassa, jolloin esimerkiks, jos kone on myöhässä ja sitte pitäiski käydä ostamassa kentältä jotain, ni sä voisit saada sieltä sen kuitin. Mutta vielä ei olla ihan siinä, että menit minne vaan, ja saisit kuitin. Et tota, standardointia tehdään ja kokeiluja tehdään, mutta toistaseks vielä pysytään Suomen rajojen sisällä, että voidaan sanoa, että missä kuitissa mennään.

Henni: Tiina sä matkustat paljon ulkomailla, minkälaisia vinkkejä sä antaisit rypistyneiden, haalistuneiden ja liian usein kateissa olevien paperikuittien kanssa tuskaileville yritysmatkailijoille?

Tiina: Voimia.

(naurua)

Tiina: Teetä ja sympatiaa. Ei siis, mä itseasiassa 18 vuotta mulla tuli arvonlisäverotuksen parissa täyteen viime syyskuussa. Miettikää, täysi-ikäisyyden verran käytetty alvien kanssa. Ja mä sillon urani alotellessa mä olin töissä myöskin semmosessa yrityksessä, missä nimenomaan näitä Pirjon mainitsemia alvi palautushakemuksia tehtiin eri maihin. Ja se oli kyl hyvin yleinen haaste, et siellä ne alkuperäiset kuitit oli, sillo me viel läheteltiin alkuperäisiä, nykyäänhän niitä ei EU-maissa enää lähetetä sinne kyseiseen valtioon. Mut sielt jäi monta hyvää oppia mieleen. Eli ensinnäkin se, että kun meillä jokaisen maan alvi lainsäädäntö määrittää sen, että miten tarkasti esimerkiksi vaikkapa hotellilasku, että saako se olla mun henkilökohtaisella nimellä vai pitääkö se olla yrityksen nimellä. Niin sellainen, et käyntikortti, on se sitten paperisena tai jos ei enää oo sellasta, ni sitte vaikkapa kännykässä sähkösenä, ni se kannattaa esimerkiks näyttää sillo ku hotelliin kirjautuu.

Henni: Tää oli mulle ihan uus tieto.

Tiina: Tää on aika hyvä, koska ihan pelkästään Ruohola on, täytyy sanoa sellanen, että sitä saa aika monta kertaa tavata. Kun jotenkin se ei sitte ehkä keski-eurooppalaiseen suuhun niin kovin helposti sovi, ni versus se, et just laittaa sen siiihen, ni sanoo, et kiitos tälle nimelle heti. Ni sit me pystytään varmistamaan, et sit jos se on oikein, ja siin näkyy se yrityksen nimi, ni me saadaan ne alvi palautushakemukset myöskin maaliin ongelmitta. Matkakulujen kohdalta se on aika tärkee katsoa, että ne tosiaan menee oikeelle nimelle ja tuo käyntikortti on näppärä vinkki.

Henni: Marika, onko sulla näkökulmaa siihen, että miten muut rautatieyhtiöt maailmalla, että onko siellä innostusta tähän eKuittiin vai miltä vaikuttaa täl hetkellä?

Marika: No, innostuksesta en osaa sanoa, mutta mä luulen, et mehän ollaan itseassa Suomessa ja Pohjoismaissa aika pitkällä ylipäätään niinku digitalisaatiossa. Ja rautatiet ei oo ehkä ollu ylipäätään tän niinku digitalisaation kärjessä, ja olemme toki ylpeitä siitä, että täällä Suomessa ollaan sille tielle hyvin vahvasti lähdetty ja digitaalisia palveluita tuotetaan. Että tarkkaa tietoa ei ole, mut sanoisin, et ehkä hivenen jälkijunassa tulevat, mutta kyllä tässäkin se asiakkaiden kulutustottumukset sit paljon painaa, et mitenkä ne asiakkaat tottuu sit eri toimialoilla toimimaan, ni kyllä se sieltä sit rantautuu pikkuhiljaa, sit myös sinne juna- ja muuhun matkailumaailmaan.

Henni: Otetaan loppuun hei tämmöinen ajatusleikki. Täs keskustelussa on tullu hyvin esille sen lisäks, et eKuitti helpottaa yrittäjän, matkustajan ja asiakkaitten arkea. Digitaaliset kuitit vähentää myös sitä virheiden mahdollisuutta siellä taloushallinnossa ja kun se talousdata siirtyy automatisoidusti eri toimijoitten välillä ajantasaisen säilyttäminen ja hyödyntäminen helpottaa. Voidaan saada tietoa esimerkiks työmatkojen hiilijalanjäljestä ja muusta, vaikka sinne vastuullisuusraportteihin, niinku tuossa hetki sitten puhuttiin. Mut kaikkii mahdollisuuksia ja erilaisia hyödyntämisen tapoja me ei ehkä vielä tunneta, mut nyt te pääsette ideoimaan mitä ne vois olla. Mikä on teiän tulevaisuuden visio digitaalisista kuiteista? Et mitä erilaisia hyödyntämistapoja eKuitille voi tulevaisuudessa olla?

Tiina: Mä voisin tähän niinku ehkä yhden sellasen, että tämmösen niinku oman kulutustottumuksen seurantaa. Et tämmösten palveluiden syntyminen esimerkiks mahdollistuu sitä kautta, että kun meillä on rakenteellisessa muodossa, digitaalisessa muodossa kaikki se, et mitä me olemme kuluttaneet. Sitte voisi mahdollisesti seurata jostain, et kuinkakohan monta kahvia olenkaan ostanut ja voi olla, että mun kahvin kulutus vähenisi, jos näkisin sen jostain (naurua). Mut et sehän mahdollistaa ihan uusia palveluiden syntymistä, kun tiedot on digitaalisessa muodossa ja pystyis ihan eri tavalla ehkä omaa taloushallintaa sen jälkeen seuraamaan.

Marika: Hyvä huomio, vähän pelottavakin. Mä haluun pitää mun kahvit.

(naurua)

Tiina: Mäkin rupesin miettimään, et mä tiedä sittenkään.

Marika: Kahvit ja korvapuustit.

Pirjo: Kahvit ja käsilaukkujen ostot, ne on out of scope.

Tiina: Joo, peukku sille. (naurua)

Pirjo: Mä haluisin semmosen, kun aina puhutaan näistä digitaalisista kaksosista tai tämmösistä, ni mä haluisin esimerkiks mun kotiin semmosen, et mä tiedän, että tuo härpäke on ostettu jossain, tässä löytyy sen takuukuitti sähköisenä. Ja sit jos mä kattoisin, että koska menee, rupee löytyy viis vuotta tai kymmenen vuotta, että ois ehkä syytä pikkuhiljaa upgradeta ne, ennen kuin ne hajoo tai jotain tämmöstä. Et niinku mitä kaikkee palveluita vois sit syntyä tähän mun digitaalisiin erinäköisiin laitteisiinkin.

Marika: Takuukuitit on ehdottomasti ne kuitit, joita ei löydä sillon ku niitä tarvitsee.

Pirjo: Kyllä.

Marika: Ne on aina hukassa. Vaikka olis joku semmonen selkee systeemi, miten aina laittaa, mut sit aina sielt joutuu vähän sitte etsiskelee, ku ettii jotain tiettyy.

Pirjo: Ja sit sä et muista, et oliks tällä joku takuu.

Tiina: Niin no tietty sit viel ihan oma kysymys.

Pirjo: Ja sit sul on semmonen nippu kuitteja, joissa siis takuu, se on niin haalistunukki, ja sit sä katot, et herran jumala, et siitähän on takuu on mennyt umpee jo. Yleensä se on kuukaus sitte, ku se on hajonnu.

Marika: Klassikko.

Pirjo: Semmosta, vähän niinku semmosta apuvälinettä siihen, että mitä mulla on, ja onko niissä takuut voimassa. Miten mä voisin siitä ottaa esimerkiks hyötyä kotivakuutukseen tai jonkin tämmöseen, että nää mulla on uudet ja niissä on takuut ja muut. Aivan uusia palveluita voisi syntyä.

Tiina: Omaa taloudenhallintaa, omaa elämänhallintaa ja kodinkoneiden hallintaa, mitä tähän lisätä. Aika vaikee. Mun on helppo ainaki yhtyy tähän, tää ajatus just siitä, et se on ehkä vaikee edes visioida minkä kaikennäköisii palveluita sieltä voi tulla. Otan popcornit esiin ja jään innolla seuraamaan.

(naurua)

Tiina: Myös aktiivisesti käyttämään ja aktiivisesti pyytämään, koska kyllähän ne aidosti tosiaan paitsi helpottaa jokaisen yksilön elämää, ni just sitte yritysten kannalta tekee sen, et pystytään varmistaa, et ne alvi vähennykset saadaan, mikä on tietysti järjestelmän kannalta oikein ja sit se toimii niin kuin pitääkin.

Pirjo: Niin ja sit sä näät, et se myyjäkin maksaa alvinsa, eli niinku ne on reilua kaikille.

Marika: Avointa ja läpinäkyvää, se on juuri näin. Ehkä vielä tähän loppuun voi sanoa, et miten niinku datalla voi hyödyntää, et kyllä me tehdään asiakkaille tämmöstä vuosiseurantaa siitä, et kuinka paljon olet matkustanut junalla ja kuinka paljon olet säästänyt sillä luontoa verrattuna vaikka muihin liikennemuotoihin. Mitä enemmän tällaista tietoo olis, pystyis sitte sitä omaa kulutuskäyttäytymistä myös tällee niinku ympäristönäkökulmasta seuraamaan sen lisäksi, ettei ottanut sitä paperista kuittia.

(musiikkia)

Henni: Paljon erilaisia mahollisuuksia. Iso, iso kiitos tästä keskustelusta Marika, Tiina ja Pirjo.

Marika, Tiina ja Pirjo: Kiitos.