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Du trägst Verantwortung, aber hast nie Zeit? Im Zeitnutzer Podcast erfährst du, wie du durch strategisches Zeitmanagement von reaktivem Abarbeiten zu bewusstem Gestalten kommst. Statt oberflächlicher Produktivitäts-Hacks bekommst du hier Impulse, die dir helfen, die Kontrolle über deine Zeit zurückzuerobern und gezielt voranzukommen.
Für Selbstständige, Unternehmer und Führungskräfte, die nicht noch mehr tun, sondern endlich das Richtige tun wollen.
Getreu meinem Motto: "Nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder."
Hallo, hier spricht Ivan Blatter, dein Mentor und Coach für strategisches Zeitmanagement.
Ich helfe dir, deine Zeit so zu nutzen, dass dein Business läuft,
ohne dass du dich verlierst.
Heute geht es um den Unterschied zwischen dem, was weh tut und dem,
was wirklich dahinter steckt.
Ausserdem erfährst du jetzt gleich, was ein Eimer damit zu tun hat.
Lass uns mit dem Eimer beginnen. Wenn in deinem Haus Wasser durch die Decke
tropft, dann was machst du als erstes?
Du holst einen Eimer und stellst den darunter. Vielleicht noch ein Handtuch daneben.
Und wenn das Ganze wieder trocken ist, dann holst du Farbe und malst ein bisschen über den Fleck.
Das ist gut und ich würde sagen, nicht komplett falsch, nur ein bisschen falsch.
Weil die Stelle, an der das Wasser herauskommt, das ist ja nicht unbedingt die
Stelle, an der das Leck ist.
Wasser sucht sich doch seinen Weg. Es läuft vielleicht an einem Balken entlang
oder an einer Leitung oder über irgendeine Dämmschicht oder so und tritt dann
dort aus, wo es eben austreten kann.
Und das ist manchmal ein paar Meter weiter weg oder sogar in einem ganz anderen Raum.
Genau das hatten wir mal bei uns hier im Haus. Das Leck war tatsächlich bei
uns in einem Lüftungsschacht, hier oben im vierten oder sogar fünften Stock.
Aber wir haben nichts davon gemerkt.
Der Mieter im, ich glaube, ersten Stock, oder im zweiten Stock,
der hat etwas gemerkt, und zwar im Keller.
Und genau das ist ja das Problem. Der Eimer ist ja nicht falsch.
Ich weiss nicht, ob er auch einen Eimer hingestellt hat, das weiss ich gar nicht.
Aber ein Eimer schützt ja dann auch den Boden. Und wenn es tropft, dann braucht es ihn.
Aber der Eimer repariert gar nichts.
Wer jetzt jede Woche den Eimer leert und alle paar Monate den Fleck überstreicht,
der wird sehr gut im Eimer leeren und im Flecken überstreichen.
Der wird sehr schnell, sehr routiniert.
Aber das Leck, ja, das Leck ist immer noch da.
Behalte diese Eimer-Geschichte einen Moment im Hinterkopf. Ich komme darauf zurück.
Wenn ich jetzt zu deinem Arbeitsalltag, zu unserem Arbeitsalltag wechsle,
dann begegnet mir dort ein Gefühl, ja, eigentlich sehr, sehr oft begegnet mir dieses Gefühl.
Eigentlich schon fast bei jedem Kunden von mir, sonst wären sie wahrscheinlich
auch nicht meine Kunden, muss ich Ihnen natürlich auch so sagen.
Aber anstatt langem den heißen Brei zu reden, ich meine das Gefühl,
ständig hinterher zu sein.
Egal, wie viel du schaffst, am Ende des Tages ist die Liste selten bis nie kürzer geworden.
Und irgendwo im Hinterkopf ist immer dieses leise, eigentlich müsste ich noch.
Und das Blöde ist, eigentlich könntest du auch.
Weil heute kannst du ja wahrscheinlich von überall her einen Teil oder sogar
deine gesamte Arbeit machen. Egal, ob du im Büro sitzt, zu Hause sitzt oder
in der Stadt in einem Café.
Mindestens die Mails oder vielleicht auch den Chat oder irgend sowas kannst du da bearbeiten.
Und dann geht das Gefühl einfach nicht weg.
Was versuchen wir dann? Wir versuchen etwas dagegen zu tun.
Wir fangen früher an. Wir arbeiten abends noch ein Stündlein länger.
Oder wir richten uns eben auch die geschäftlichen Mails auf unserem privaten Handy ein.
Oder, ganz beliebt, wir schauen uns ein neues Tool an. Eine neue App. Eine neue Methode.
Oder wir nehmen uns vor, ab Montag endlich disziplinierter zu sein.
Interessanterweise immer ab Montag.
Nicht ab Mittwoch oder ab Donnerstag. Immer ab Montag.
Dann wollen wir endlich disziplinierter sein.
All diese Reaktionen, die sind ja nicht falsch und vor allem kann ich die alle gut nachvollziehen.
Vielleicht hatte ich die auch schon mal. Sowas habe ich vielleicht auch schon mal probiert.
Aber wenn viel zu tun ist, dann ist mehr Zeit, mehr Arbeiten,
mehr Tun zwar eine naheliegende Antwort, aber nicht die Lösung.
Wenn das Tool nervt, dann mag
ein besseres Tool eine naheliegende Antwort sein, aber nicht die Lösung.
Trotzdem, das darf man natürlich auch nicht verschweigen oder irgendwie kleinreden. Das hilft ja auch.
Ja, natürlich hilft es. Ein paar Tage, vielleicht zwei Wochen.
Das neue Tool fühlt sich frisch an. Die frühen Morgen sind produktiv.
Man hat das Gefühl, jetzt endlich den Dreh rauszuhaben.
Und dann, ganz leise, ist das Gefühl wieder da. Ja, hinterher.
Schon wieder. Ich bin, ja, ich habe irgendwie nicht alles geschafft.
Eigentlich müsste ich noch.
Ich bin immer noch hinterher.
Ja, und dann? Dann geben wir auf. Ich bin halt nicht konsequent genug.
Ich muss mich einfach mehr zusammenzureissen.
Es liegt an mir.
Und jetzt nehmen wir, bildlich gesprochen, den Eimer vom Anfang wieder hervor.
Das Gefühl, hinterher zu sein, das ist genau dieser Wasserfleck an der Decke.
Das Gefühl zeigt dir nur, wo das Wasser herausläuft. Und früher anfangen,
länger arbeiten, ein neues Tool, mehr Disziplin, das alles ist der Eimer.
Und deshalb lohnt es sich, zwei Dinge sauber auseinanderzuhalten.
Das eine ist das Symptom, das du spürst, das du merkst.
Das ist natürlich da, das spürst du ja.
Aber das andere ist die Ursache. Das ist eben das, was das Symptom auslöst.
Und die beiden, die liegen nicht nebeneinander. Die liegen nicht am selben Ort.
Ja, das wird dich jetzt kaum überraschen. Du hast schon mal gehört,
dass es Symptome gibt und Ursachen.
Aber wenn du dir anschaust, wie viel Energie wir in die Behandlung von Symptomen
stecken, dann ist es vielleicht nicht überraschend, aber eigentlich erschreckend.
Das Entscheidende für mich, wenn ich jetzt in meinem Gebiet bleibe,
im Zeit- und Selbstmanagement bleibe, das Leck, das liegt meistens nicht in
einem bestimmten Bereich, sondern es liegt dazwischen.
Ich denke ja, die Arbeit zur Organisation meistens in verschiedenen Bereichen,
das zeigt dann eben mein Zeitnavigator.
Da sind zum Beispiel die Ziele und Standards, da ist die Aufgabenliste,
da ist der Kalender, da sind die Notizen und Unterlagen und so weiter.
Und wenn es irgendwo hakt, dann schauen wir uns den Bereich an, der eben wehtut.
Die Liste ist zu voll, also räumen wir die Liste auf. Der Kalender ist zu voll,
also sortieren wir den Kalender.
Oft ist aber jeder Bereich für sich eigentlich völlig in Ordnung.
Natürlich ist die Liste zu voll, aber sie ist gepflegt. Alles steht drauf, ist sauber sortiert.
Ja, vielleicht ist der Kalender zu voll, aber er ist gepflegt. Alle Termine sind drin.
Und trotzdem passiert das Wichtige eben nicht. Weil die wichtige Aufgabe,
die steht vielleicht auf der Liste, aber sie findet den Weg nicht in den Kalender.
Sie wartet auf freie Zeit.
Und freie Zeit, die kommt eben selten von allein.
Deshalb ist eigentlich nichts, in diesen Fällen, ist nichts im Bereich selber kaputt.
Sondern der Bruch liegt am Übergang zwischen zwei Bereichen.
An den Nahtstellen. Also die Stellen, an denen etwas von einem Teil deiner Organisation
in den nächsten wandern muss oder müsste.
Vom Ziel zur Aufgabe. Von der Aufgabe in den Kalender.
Oder in die Planung. Vom Meeting auf die eigene To-Do-Liste. So was.
Und jetzt wird es spannend. Je ordentlicher die einzelnen Bereiche sind,
desto eher glauben wir doch, dass
es an uns selber liegt. Die Liste ist ja perfekt. Es steht ja alles da.
Der Kalender ist ja gut, ich mache ja schon Time-Blocking. Also muss ich das Problem sein.
Das ist aber nicht so. Dazu kommt, die ganzen Hilfsmittel, Werkzeuge und Tools,
die wir so haben, die sind für die Bereiche gebaut.
Eine Aufgaben-App macht die Aufgabenliste besser. Eine Kalender-App macht den Kalender besser.
Für den Übergang dazwischen ist oft niemand zuständig.
Oder es gibt durchaus Tools, die versuchen, die eierlegende Wollmilchsau zu
sein, die perfekte Aufgaben-App und die perfekte Kalender-App mit,
dem nahtlosen Übergang zwischen den beiden und dann kann man noch Notizen machen und so weiter.
Solche Tools gibt es, die können alles, aber eigentlich nichts gut.
Und deshalb bringt es ja auch nicht wahnsinnig viel, wenn wir ein Tool wechseln.
Weil nicht der Bereich, nicht die Aufgabenliste an sich, nicht der Kalender
an sich sind das Problem, sondern eben der Übergang.
Und deshalb ändert ein neues Tool häufig so gut wie nichts.
Es macht vielleicht einen Bereich ein bisschen schöner, der aber vorher schon
ziemlich gut funktioniert hat.
Ja, und dann stellt sich natürlich die Warum-Frage. Warum machen wir denn das
so? Ist ja eigentlich blöd.
Warum setzen wir trotzdem so oft am Symptom an?
Dafür gibt es Gründe und vor allem es gibt sehr gute Gründe dafür,
absolut nachvollziehbar.
Erstens, das Symptom ist laut, die Ursache ist leise.
Das Gefühl hinterher zu sein, das meldet sich jeden Tag. Das spürst du,
das ist diese Stimme im Kopf, die dir ständig sagt, du bist ein paar Schritte hinterher.
Ein Übergang, der nicht funktioniert, der meldet sich nie.
Er macht keinen Lärm, aber er zeigt sich in seinen Folgen eben im Symptom.
Zweitens, am Symptom zu arbeiten, bringt sofort eine Erleichterung.
Eine Stunde länger arbeiten und die Liste ist tatsächlich kürzer.
Das fühlt sich doch nach Fortschritt an. Und das ist es ja auch für den Moment.
Der Boden ist nicht mehr nass, weil das Wasser in den Eimer tropft.
Drittens, wir suchen dort, wo es weh tut. Ist ja auch logisch.
Wenn der Kopf schmerzt, dann greift man sich an den Kopf und nicht ans Knie.
Auch wenn die Verspannung, gut, jetzt hinkt das Bild, auch wenn die Verspannung
vielleicht nicht im Kopf sitzt, sondern vielleicht im Nacken, nicht gerade im Knie.
Aber man greift sich doch an den Kopf. Ich habe Kopfschmerzen,
obwohl die Kopfschmerzen aus der Verspannung im Nacken oder aus dem Rücken kommen.
Das ist genau wieder diese Eimer-Geschichte. Und ich will den Eimer auch nicht
schlecht reden übrigens. Der ist ja genau richtig.
Wenn diese Woche eine Kundenfriss brennt, dann wird gelöscht.
Dann arbeitet man halt länger und das ist ja auch völlig in Ordnung.
Niemand fängt mitten im Wasserschaden an, die Leitungen zu untersuchen,
während das Wasser auf den Parkettboden läuft.
Natürlich stellst du zuerst den Eimer hin und dann schaust du, wo das Leck ist.
Schwierig wird es eben erst dann, wenn der Eimer zur Dauerlösung wird.
Wenn jede Woche eine Brandwoche ist und das Löschen zum Normalzustand wird.
Weil dann, dann wird es plötzlich unangenehm. Mehr Einsatz an der falschen Stelle.
Man arbeitet härter, aber nicht anders. Und manchmal macht man das Symptom damit sogar grösser.
Wer beschäftigt ist und trotzdem nicht vorankommt und deshalb länger arbeitet,
ist danach vor allem eines, noch beschäftigter.
Ja, was kannst du denn jetzt tun? Ich habe dir wieder eine Reihe Ansätze mitgebracht
und wie immer gilt, keiner davon verlangt, dass du dein gesamtes System umbaust.
Keiner davon verlangt, dass du dir ein neues Tool holst. Da muss ich dich gleich enttäuschen.
Es geht heute ums Finden zunächst mal, nicht ums Reparieren.
Wir suchen das Leck, wir reparieren es noch nicht.
Aber wir gehen weg vom Eimer. Der Eimer steht, jetzt gehen wir zur Ursache, zum Leck.
Erstens, versuch mal das Symptom in einem Satz zu benennen.
Hm, habe ich doch schon, ich habe zu viel zu tun. Nein, das ist viel zu ungenau.
Schreib dein Symptom mal in einem Satz auf, so wie wenn du es einem guten Freund erzählen würdest.
Ja, vielleicht sagst du dem schon, ich habe zu viel zu tun.
Aber wenn es ein guter Freund ist, dann hört er vielleicht noch ein bisschen
länger zu oder frag dich, wie meinst du das genau oder was genau ist das Problem?
Ich habe zu viel zu tun, das trifft auf alle zu, auf fast alle zu und man kann
damit weniger anfangen.
Genauso wie, ich bin so gestresst oder sowas. Aber die Aussage,
meine Liste ist gepflegt, aber nichts davon passiert, das ist eine Aussage,
mit der man arbeiten kann.
Oder ich suche ständig nach Dingen, die ich irgendwo abgelegt habe.
Je konkreter der Satz, desto leichter findest du, was dahinter steckt.
Und in diesem Beispiel von «Ich habe zu viel zu tun» zu «Meine Liste ist gepflegt,
aber nichts davon passiert», das benennt genau den Übergang von deiner Organisation,
von deiner Aufgabenliste zur Zeitplanung.
Zweitens. Zweiter Ansatz. Vom Symptom zum Übergang.
In meinem Zeitnavigator-Mini-Workshop arbeite ich mit einer Symptomkarte.
Links stehen typische Symptome, rechts steht, welcher Übergang wahrscheinlich dahinter steckt.
Ich lese dir das jetzt einfach mal vor. Hör einfach zu und merk dir das Symptom,
bei dem du am ehesten oder am stärksten nickst. Also.
Ich habe ständig das Gefühl, etwas vergessen zu haben. Dahinter steckt oft,
dass nicht alles zuverlässig an einem Ort landet, an dem du es wiederfindest.
Ich bin beschäftigt, komme aber nicht voran. Hier haben wir meistens oder oft
einen Bruch zwischen deinen Zielen und deiner Aufgabenliste.
Die Ziele sind vielleicht da, aber es entstehen keine konkreten Aufgaben daraus.
Alles ist gleich wichtig, ich kann einfach nicht Nein sagen.
Auch das hat oft etwas mit Prioritäten oder anders gesagt mit Zielen zu tun.
Wenn nicht klar ist, wohin es gehen soll, dann fehlt der Massstab,
um etwas anderes abzulehnen.
Meine Liste ist gepflegt, aber nichts davon passiert. Hatten wir vorhin gerade
beim Ansatz 1, beim Benennen. Das ist der Klassiker.
Die Aufgaben kommen also nicht von der Liste in die Planung oder in den Kalender,
sondern meistens machst du ad hoc das, was gerade am meisten schreit.
Meine Woche wird von anderen gefüllt. Auch hier geht es um den Kalender.
Dazu kommt oft die Absprache mit deinem Umfeld.
Weisst denn dein Umfeld, wann du nicht verfügbar bist?
Kannst du auch Nein sagen? Was passiert, wenn du eine Termineinladung einfach mal ablehnst?
Vermutlich nicht viel. Im schlimmsten Fall ein Anruf. Oh, ich habe gesehen,
du hast den Termin abgelehnt. Wann könnten wir uns denn treffen? Mehr nicht.
Ich suche regelmässig nach Dingen, die ich schon hatte. Hier haben wir den Bruch
zwischen deinen Notizen und Unterlagen und deinen Aufgaben.
Die Aufgabe ist da, aber das, was du dafür brauchst, ist auch da, aber du weisst nicht wo.
Es liegt irgendwo anders. Es gibt keine Verbindung. Und damit meine ich nicht
ein neues Tool, mit dem man einen Link zu allen Dingen setzen kann.
Nein, überhaupt nicht. Da gibt es auch andere Lösungen.
Nach Meetings versickern die Ergebnisse. Auch hier wieder der Übergang von aussen
in dein eigenes System. Im Gespräch wird etwas vereinbart, aber es wandert nie auf deine Liste.
Es hält immer nur ein paar Wochen, dann kippt es zurück.
Die Kurzversion ist, ich bin zu wenig diszipliniert. Hier fehlt oft auch der
regelmässige Rückblick, bei dem du prüfst, ob dein System und deine Richtung noch stimmen.
Und du merkst es auch zwischen, ich bin zu wenig diszipliniert und es hält immer
nur ein paar Wochen, dann gibt es zurück.
Da gibt es einen grossen qualitativen Unterschied. Mit dem letzten Satz kann
man was anfangen, mit dem ersten nicht.
Und letztes Symptom, ich erfinde das Rad jeden Tag neu.
Da fehlen feste Abläufe für das, was immer wieder kommt.
Wenn ich so eine Podcast-Episode wie diese hier aufzeichne, da ist der Ablauf
seit vielen, vielen Jahren sehr, sehr fix.
Der ist immer genau gleich. Da muss ich nicht überlegen, was muss ich jetzt
machen? Ah, ich muss mir mal überlegen, über was ich schreiben will.
Nein, das steht schon im Redaktionsplan, den ich einmal im Monat mache.
Und ich muss nicht überlegen, okay, jetzt habe ich das Thema,
was muss ich jetzt machen? Nein, ich mache den Outline und so weiter und so fort.
Nach der Aufzeichnung weiss ich genau, wie es weitergeht. Da gibt es einen festen
Ablauf. Und das spart unendlich viel Zeit.
Bei all diesen Symptomen, die ich jetzt vorgelesen habe, hast du vielleicht
genickt, bei einem, bei dreien, bei allen, ich weiss es nicht.
Dann schau, welcher Übergang dabei am häufigsten vorkommt.
Wichtig, die Zuordnung ist eine Spur, das ist keine Diagnose.
Sie zeigt dir einfach, wo es sich lohnt, zuerst hinzuschauen und das an ganz
konkreten Aussagen oder Beispielen.
Wenn du dich nirgendwo gefunden hast, bist du entweder super gut organisiert,
dann gratuliere, warum hörst du mir überhaupt zu?
Nein, ich freue mich auch dann. Oder es ist einfach nicht deine Sprache.
Aber dann hör auf dein Symptom und überleg dir, was dahinter steckt.
Formuliere es um, so wie im ersten Ansatz.
Und dann schau mal, was steckt da dahinter, wenn du davon ausgehst,
dass es vermutlich ein Übergang ist.
Dritter Ansatz. Die Weil-Probe oder der Weil-Satz.
Wenn du im ersten Schritt deinen Satz gefunden hast oder im zweiten Schritt
vielleicht einen übernommen hast, dann kannst du ihn mit einer kleinen Probe prüfen.
Lässt sich hinter deinem Satz noch ein das passiert, weil hängen,
dann bist du wahrscheinlich noch nicht bei der Ursache angekommen.
Nehmen wir an, ich habe ständig das Gefühl, hinterher zu sein.
Das passiert, weil vielleicht mal die wichtigen Aufgaben immer liegen bleiben.
Und das passiert, weil vielleicht, weil sie nie einen festen Platz in meinem Kalender bekommen.
Und jetzt bist du an einem Übergang gelandet, von der Liste in den Kalender.
Da lohnt es sich hinzuschauen.
Manchmal braucht es die Frage zweimal, manchmal viermal. Das ist völlig normal.
Das Symptom liegt eben oben und die Ursache etwas weiter unten.
Und manchmal musst du ein bisschen weiter graben und manchmal halt nicht.
Vierter Ansatz. Zuerst beobachten, dann reparieren.
Ich glaube, das ist ein Muster, das in den letzten Folgen immer wieder hervorkam.
Es geht fast immer darum, zuerst mal nur hinzuschauen und noch nichts zu reparieren.
Weil sonst verfallen wir sofort wieder in einen Aktivismus und machen irgendwas.
Und irgendwas heisst meistens die einfachste Lösung.
Und dann sind wir oft auf der Symptomebene und bleiben da.
Also nimm dir für diese Woche nur vor, hinzuschauen. Immer,
wenn das das Symptom oder ein Symptom auftaucht, also immer wenn du dich hinterher
fühlst oder etwas suchst oder merkst, dass etwas irgendwo versickert ist,
dann notiere kurz, an welchem Übergang das gerade passiert ist.
Ein Satz auf einem Zettel in deiner Notizen-App, wo auch immer, aber nicht im Kopf.
Das kostet dich keine Minute. Und das funktioniert auch in einer supervollen Woche.
Deine Fristen und Zusagen laufen ganz normal weiter, du änderst ja nichts.
Du sammelst nur Spuren, du bist Detektiv.
Nach einer Woche hast du dann etwas, das viel wertvoller ist als jedes neue Tool.
Ein ziemlich klares Bild, wo dein Leck wirklich sitzt.
Ja, ich werde in den kommenden Folgen oder generell hier im Podcast nach und
nach einige dieser Übergänge etwas genauer anschauen.
Nächste Woche zum Beispiel zwischen der Liste und dem Kalender,
weil dieser Übergang wirklich bei sehr vielen hakt.
Und keine Angst, es geht nicht darum, dass ich dich jetzt zu Timeblocking verknurren will.
Das ist eine Möglichkeit, diesen Übergang sicherzustellen, aber natürlich nicht die einzige.
Ja, und so bleibt eigentlich nur noch die Zusammenfassung.
Nämlich, was weh tut, das ist selten die Ursache.
Das Symptom zeigt dir einfach, wo es herausläuft, aber nicht, wo das Leck ist.
Und dieses Leck liegt meistens nicht in einem Bereich von deiner ganzen Arbeitsorganisation,
von deinem System, sondern im Übergang dazwischen, an einer Nahtstelle.
Und deshalb helfen mehr Arbeit, ein neues Tool oder mehr Disziplin,
höchstens für ein paar Tage.
Wenn du heute etwas mitnehmen möchtest, und ich hoffe sehr, dass du das willst, dann nimm das hier mit.
Such dir auf der Symptomkarte, die ich vor dir vorgelesen habe,
dein Symptom und lies ab, welcher Übergang dahinter steckt.
Du kannst diese Passage ja nochmal hören. Es gibt ja diese Kapitelmarker in
meinen Podcast-Folgen, dann findest du sehr schnell die entsprechende Stelle.
Und dann nimm die Weilprobe da diesen Satz und prüfe, ob du schon unten angekommen
bist beim Leck und schau diese Woche einfach hin, bevor du irgendetwas reparierst.
Ja und der Eimer? Der darf stehen bleiben, solange es tropft.
Aber irgendwann lohnt sich eben doch der Blick nach oben.
Vielen Dank, dass du mir heute zugehört hast. Ich bin sicher,
du nimmst heute etwas mit, das dir hilft, deinen Alltag klarer und letztendlich
auch gelassener zu gestalten.
Bis bald und vergiss nicht, nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder. Dein Ivan Blatter.