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Du trägst Verantwortung, aber hast nie Zeit? Im Zeitnutzer Podcast erfährst du, wie du durch strategisches Zeitmanagement von reaktivem Abarbeiten zu bewusstem Gestalten kommst. Statt oberflächlicher Produktivitäts-Hacks bekommst du hier Impulse, die dir helfen, die Kontrolle über deine Zeit zurückzuerobern und gezielt voranzukommen.
Für Selbstständige, Unternehmer und Führungskräfte, die nicht noch mehr tun, sondern endlich das Richtige tun wollen.
Getreu meinem Motto: "Nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder."
Hallo, hier spricht Ivan Blatter, Dein Mentor und Coach für strategisches Zeitmanagement.
Ich helfe Dir, Deine Zeit so zu nutzen, dass Dein Business läuft,
ohne dass Du Dich verlierst.
Heute habe ich ein Thema für Dich, das sich fast immer als Zeitproblem tarnt.
Und genau deshalb wird es so oft mit den falschen Mitteln behandelt.
Lass mich heute mit einem kleinen Tier anfangen, dem Einsiedlerkrebs.
Ein Einsiedlerkrebs, der hat am Hinterleib keinen eigenen Panzer.
Nein, der Hinterleib, der ist weich und empfindlich.
Und genau deshalb wohnt er in einem leeren Schneckenhaus.
Das Schneckenhaus, das schützt ihn. Er trägt es überall mit sich herum und eine
ganze Weile passt das wirklich perfekt.
Nur der Krebs wächst. Das Haus wächst aber nicht mit.
Am Anfang merkt dieser arme Einsiedlerkrebs überhaupt nichts davon.
Dann wird es ein bisschen eng und irgendwann passt er nicht mehr ganz hinein
und kann sich bei Gefahr nicht mehr richtig zurückziehen.
Das Haus, das ihn so lange geschützt hat, ist jetzt zu klein für ihn.
Und was macht er dann? Er versucht nicht, sich noch kleiner zu machen,
sondern er sucht sich ein grösseres Haus und zieht um.
Ja, und das Schöne an diesem Bild ist, niemand würde sagen, der Krebs habe ein
Problem mit sich selbst. Er ist einfach gewachsen.
Und das ist eigentlich eine gute Nachricht. Das Haus passt halt nur noch zu
der Grösse, die er früher hatte.
Ganz anders ist es mit meinen Jeans. Die werden manchmal auch ein bisschen zu
eng, aber da haben wir eine andere Problematik.
Aber es gibt einen anderen Bereich bei uns allen, wo es ziemlich ähnlich verläuft,
aber wir merken es viel schlechter oder vielleicht gar nicht.
Vor ein paar Wochen habe ich mir sechs Kunden genauer angeschaut,
mit denen ich länger zusammengearbeitet habe oder noch zusammenarbeite.
Ich wollte wissen, was eigentlich der Auslöser war, dass sie sich Unterstützung bei mir geholt haben.
Und bei 5 von diesen 6 war es im Kern dasselbe, nur in unterschiedlichen Varianten.
Mal war das Team deutlich gewachsen, mal kam eine neue Verantwortung hinzu,
ohne dass von der alten etwas weggefallen wäre, oder mal hatte man einfach Erfolg.
Die Rolle hat sich verändert, die Rolle ist gewachsen, aber die Arbeitsweise nicht.
Und das Blöde ist ja, das merkst du nicht, das merkst du von innen sozusagen
nicht, sondern von innen fühlt es sich ganz anders an.
Es fühlt sich nach, ich habe zu wenig Zeit, an.
Der Überblick geht vielleicht verloren. In einem Erstgespräch in einer Zeitlupe
hat das jemand als Wolke im Kopf beschrieben und ich finde, viel besser kann man es kaum sagen.
Die Liste ist abends länger statt kürzer. Du bist immer ein bisschen hinterher,
egal wie früh du anfängst.
Und die Aufgabe, für die du eigentlich da bist, die kommt irgendwie immer ganz
zum Schluss dran. Wenn überhaupt.
Und weil es sich von innen wie ein Zeitproblem anfühlt, reagieren wir wie bei einem Zeitproblem.
Nämlich mit mehr Zeit.
Früher anfangen, später aufhören, am Sonntagabend noch schnell die Mails machen,
damit der Montag nicht gleich mit einem Rückstand beginnt.
Das ist ja auch nachvollziehbar, das ist ja normal. Und das Blöde ist,
es funktioniert ja sogar eine Weile lang.
Mehr Zeit ist nämlich einer der einzigen Hebel, den du sofort ziehen kannst,
ohne irgendwas abklären zu müssen oder irgendjemanden fragen zu müssen.
Du musst nichts umstellen, nichts abgeben, nichts neu lernen, überhaupt nichts.
Du bleibst einfach eine Stunde länger im Büro.
Und am nächsten Morgen, ja dann ist der Stapel tatsächlich auch kleiner.
Und diese Erleichterung, die sich dann einstellt, die ist ja echt.
Sie ist aber leider auch der Grund, warum man so lange bei diesem Hebel bleibt.
Übertrag das Bild vom Krebs mal vom Anfang auf deinen Arbeitstag.
Dieser kleine Einsiedlerkrebs.
Mehr Stunden heisst im Grunde, du versuchst, oder der Krebs versucht,
sich noch ein bisschen kleiner zu machen, damit er weiter ins alte Haus passt.
Du strengst dich an, arbeitest mehr, damit eine Arbeitsweise,
die für eine kleinere Rolle gebaut war, auch diese grössere Rolle noch trägt.
Also Fleiß oder Disziplin könnte man das ja auch nennen.
Und ganz ehrlich, die meisten, die so arbeiten und die meisten Kunden,
die auch bei mir sind, die sind ausgesprochen fleissig.
Und genau das macht es eben so tückisch, denn wer fleissig ist,
kann eine Arbeitsweise, die nicht mehr passt, sehr lange ausgleichen und vor
allem viel länger als gut für ihn ist.
Und jetzt schau mal, man kann das auch noch anders betrachten.
Ein ganz gewöhnliches Zeitproblem, das schleicht sich ja irgendwie ein.
Du kannst nicht einen Tag ganz klar benennen, an dem es angefangen hat.
Es wird einfach langsam mehr oder du verlierst einfach langsam aber sicher den Überblick.
Das, wovon ich hier spreche, das hat aber einen Anfang. Es hat sogar ein Datum.
Und dieses Datum, das ist meistens sogar ein guter Tag.
Das ist der Tag, an dem du befördert wurdest. Das ist der Tag,
an dem du ein Team übernommen hast.
Das ist der Tag, als du deinen ersten Mitarbeiter eingestellt hast.
Das ist der Tag oder der Monat, in dem der grosse Kunde endlich unterschrieben hat.
Oder das ist das Jahr, in dem dein Geschäft so richtig, richtig gewachsen ist,
so wie du dir das schon so lange gewünscht hast.
Das heisst, was sich heute wie Überlastung anfühlt, hat mit einem Erfolg angefangen.
An diesem Tag wurde gefeiert, da wurde nicht umgebaut. Und das ist ja auch richtig so.
Nur setzt sich danach kaum jemand hin und fragt, welche meiner Gewohnheiten
passen jetzt eigentlich nicht mehr zu dem, was ich ab jetzt, ab heute bin?
Die Frage stellt sich doch niemand.
Und es steckt noch mehr drin. Und das ist nochmal so viel gefährlicher.
Nämlich die Arbeitsweise, die heute nicht mehr passt, das ist ja genau die Arbeitsweise,
die dich in diese grössere Rolle gebracht hat.
Sie war gut. Sie hat dir ja den Erfolg gebracht. Sie war sogar richtig gut.
Sonst wärst du ja gar nicht dort, wo du jetzt bist.
Und deshalb hältst du so lange an ihr fest. Wer baut schon freiwillig etwas
um, das ihn erfolgreich gemacht hat?
Ja, warum ist das so schwer zu erkennen? Ich glaube, es hat damit zu tun,
wann wir unsere Arbeitsweise überhaupt verändern.
Meistens verändern wir doch etwas, wenn etwas kaputt geht.
Wenn ein Tool nicht mehr funktioniert, wenn ein Termin platzt,
wenn ein Fehler passiert, der so richtig wehtut, dann reagieren wir und dann
reagieren wir auch sehr, sehr schnell.
Kaputtes meldet sich, aber Überholtes meldet sich nie.
Eine Arbeitsweise, die zu deiner kleineren Rolle gehört, die geht nicht kaputt.
Sie funktioniert weiter.
Sie macht nur jeden Tag ein bisschen mehr Mühe.
Und weil das so schleichend passiert, schieben wir die Mühe auf alles Mögliche.
Ich bin gerade in einer anstrengenden Phase. Ich habe im Moment gerade zu viele Meetings.
Die Kunden, die wollen immer so viel und jetzt gerade besonders viel.
Oder wir sagen eben, ich muss mich einfach mehr konzentrieren.
»Ich bin nicht mehr so belastbar wie früher.«.
Auch wenn die Rolle an einem bestimmten Tag gewachsen ist, die Folgen davon,
die kommen nach und nach.
Ganz am Anfang ist das neue Team ja noch überschaubar. Dann kommen die ersten
Gespräche dazu, dann die Abstimmungen, dann die Erwartungen von oben und von
unten und von rechts und von links und von überall.
Und plötzlich trägt deine Arbeitsweise nicht mehr alles so mit,
wie es eben das früher getan hat.
Was ich mit Arbeitsweise übrigens meine, das ist so das ganz Alltägliche,
wie du deine Woche planst oder ob du sie überhaupt planst, wo deine offenen
Punkte stehen, im Kopf, in einer App oder auf Zetteln,
wann du deine Mails beantwortest oder welche Dinge du immer noch selbst machst
oder wie viel du im Kopf mitträgst, statt es irgendwo festzuhalten.
All das hat irgendwann mal wunderbar gepasst.
Und ich verstehe sehr gut, warum man daran auch nicht rütteln will.
Erstens hat es sich ja bewährt, früher.
Und zweitens kostet ein Umbau Zeit. Und Zeit ist ja genau das,
was dir jetzt gerade fehlt.
Es ist ein echter Widerspruch und den kann man nicht einfach wegreden.
Ich kenne übrigens beide Seiten davon. Als vor einem guten Jahr Sabin bei mir
aufgehört hat, musste ich im Grunde alles in meinem Business hinterfragen.
Jeden Prozess, jede Aufgabe, jedes System, das war alles ganz bewusst auf zwei
Personen aufgebaut, inklusive der Arbeitsteilung und das gab es jetzt einfach nicht mehr.
Da war mir sofort klar, so wie bisher geht es nicht weiter. Also habe ich umgebaut
und das ist mir gelungen.
Bei meinen Kontakten, und das ist ein aktuelles Thema, ist es anders gelaufen.
Früher konnte ich mich da ziemlich gut auf meinen Kopf verlassen.
Vor 10, 15 Jahren. Mir fiel einfach ein, ach, bei dem könnte ich mich mal wieder melden.
Aber über all die Jahre sind es so viele Menschen geworden, mit denen ich arbeiten
durfte, dass das einfach nicht mehr funktioniert.
Auch schon nur in diesem Jahr.
Wenn ich jetzt hier alle Menschen aufzählen müsste, mit denen ich dieses Jahr
arbeiten durfte, ich bekäme nicht alle zusammen, geschweige denn,
dass ich noch weiss, bei dem oder der müsstest du dich wieder mal welten.
Und weil das ganz leise passiert ist, ohne einen Tag, an dem es kaputt ging,
bin ich da jetzt gerade dran, meine Arbeitsweise anzupassen.
Und genau das ist der Unterschied, von dem ich spreche.
Die Veränderung selbst ist anders.
Das eine war laut, Sabin hat aufgehört, also laut im Sinne von,
da war ein klares Datum, Da konnte ich mich auf das Datum vorbereiten und mir
überlegen, wie es danach weiterging.
Das war bemerkbar.
Und das andere, das mit den Kontakten, das war leise.
Das kam einfach so. Es war nicht der Kontakt 17 oder 127 oder 833,
der die Veränderung brachte, sondern das kam leise und schleichend.
Und davon spreche ich, von Letzterem.
Die Folge davon ist, dass wir dann plötzlich anfangen ein Symptom zu bekämpfen
oder wir versuchen das Symptom loszuwerden, ist ja auch ganz normal,
also kippen wir mehr Zeit hinein.
Und die Lücke, die bleibt aber genau da, wo sie ist, nämlich zwischen der Rolle,
die du heute hast und der Arbeitsweise, die noch zu der alten Rolle gepasst hat.
Ja, was hilft denn jetzt eigentlich? Ich will dir heute ausnahmsweise mal und
auch bewusst keinen kompletten Umbau vorschlagen.
Darum geht es in dieser Folge nicht.
Es geht um etwas, das davor kommt, nämlich das Muster überhaupt zu erkennen.
Denn solange du es für ein Zeitproblem hältst, wirst du es mit Zeit lösen wollen.
Und das überdeckt nur die Ursache,
das dämpft vielleicht das Symptom ein bisschen, aber es löst nichts.
Und deshalb habe ich vier Vorschläge für dich. Erstens, die zwei Listen.
Was immer hilft, sind Listen. Listen helfen doch in jeder Lebenslage.
Ich bin ein grosser Fan und Freund von Listen. Und genau so zwei Listen machen wir auch jetzt.
Die erste Liste beantwortet die
Frage, was hat sich an meiner Rolle in den letzten zwei Jahren verändert?
Neue Verantwortung, mehr Menschen, die du führen darfst, mehr Kunden,
neue Themen, neue Erwartungen, alles, was dazugekommen ist, was sich verändert hat.
Und auf die zweite Liste kommt die Antwort auf die Frage, was hat sich in derselben
Zeit an meiner Arbeitsweise verändert?
Vielleicht wie du planst, wie du dich organisierst, was du abgegeben hast oder
was du heute anders machst als damals.
Und dann leg mal die beiden Listen nebeneinander. Bei vielen ist die erste Liste
ziemlich lang und die zweite erstaunlich kurz.
Manchmal steht da nur ein neues Tool.
Wenn das bei dir so ist, dann hast du die Lücke. Nicht in deinem Zeitbudget,
sondern zwischen diesen beiden Listen.
Die Veränderungen an der Rolle versus was hast du an der Arbeitsweise verändert.
Und wenn beide Listen ungefähr gleich lang sind, also die Rolle hat sich sehr
verändert, aber deine Arbeitsweise auch, ja, dann ist das eine gute Nachricht.
Weil dann hast du deine Arbeitsweise schon mitwachsen lassen.
Und das, was dich gerade belastet, hat vielleicht wirklich mit einer besonderen Phase zu tun.
Auch das ist doch wertvoll zu wissen.
Das Schöne an dieser Übung, sie dauert vielleicht 20 Minuten,
die kannst du heute zum Beispiel machen. Wenn diese Folge erscheint,
ist Samstag. Setz dich in einen Kaffee, nimm ein Blatt Papier mit oder zwei
und mach diese beiden Listen.
Und plötzlich merkst du, wie sich die Frage verschiebt.
Die Frage ist nicht mehr, wie schaffe ich mehr, sondern die Frage ist jetzt,
was passt nicht mehr zusammen?
Und das ist eine ganz andere Frage und sie führt ganz woanders hin.
Die meisten unserer Probleme können wir lösen, indem wir uns andere,
bessere Fragen stellen.
Das, was du erlebst, ist ja wegen den beiden Listen nicht plötzlich anders.
Aber wie du das betrachtest und beobachtest, ist jetzt plötzlich ganz, ganz anders.
Nicht mehr, wie schaffe ich mehr, sondern was passt nicht mehr zusammen.
Zweiter Vorschlag. Suche das Datum. Das grossgeschrieben. Das Datum.
Wenn du die erste Liste vor dir hast, dann frag dich doch mal,
wann genau ist das passiert? Wann hat sich die Rolle so sehr verändert?
Ich bin ziemlich sicher, es gab einen Tag oder vielleicht einen Monat oder irgendein
Ereignis, an dem deine Rolle grösser geworden ist oder sich extrem verändert hat.
Das hat zwei Effekte. Der erste Effekt, du siehst, wie lange du schon mit der
alten Arbeitsweise unterwegs bist und versuchst, dich da irgendwie durchzuwurzeln.
Oft ist das länger, als man denkt. Ein, zwei Jahre, manchmal sogar noch mehr.
Und der zweite Effekt ist noch ein bisschen wichtiger. Mit dem Datum verändert sich die Erklärung.
Solange du nicht weisst, wann es angefangen hat, liegt die Vermutung nahe, dass es an dir liegt.
Dass du dich nicht genug konzentrierst, nicht effizient genug bist,
nicht diszipliniert genug bist.
Wenn du aber siehst, dass es an einem bestimmten Punkt angefangen hat und dass
dieser Punkt etwas Tolles war, irgendeine Form von Wachstum,
dann wird aus dem Vorwurf eine Sachfrage.
Und schon haben wir wieder eine andere Frage. Die Sache ist immer noch die gleiche,
aber die Frage verändert sich.
Und vor allem, Sachfragen lassen sich lösen.
Dritter Vorschlag. Beobachte die Extrastunden. Ja, ich bin seit 2013 Vollzeit
selbstständig und war ab 2008 Teilzeit selbstständig.
Ich weiss, wie es ist. Mehr Stunden sind manchmal einfach nötig.
Eine Frist ist eine Frist. Eine Zusage an einen Kunden ist eine Zusage.
Und wahrscheinlich ist es auch einer deiner Standards, dass du Zusagen halt
einhältst. Oder wenn ein Projekt auf der Ziel geraten ist, dann bleibst du halt länger.
Darum geht es hier überhaupt nicht. Da muss man halt bereit sein,
wenn man selbstständig ist, wenn man Führungskraft ist, Unternehmer,
generell, wenn man gerne Verantwortung trägt. Das ist einfach so.
Interessant wird es aber, wenn diese Ausnahme still und leise zum Normalzustand geworden ist.
Deshalb kann es durchaus helfen, mal eine Woche lang ganz nüchtern mitzuschreiben,
wann du länger gearbeitet hast und wofür.
Ohne Vorwurf. Eher so als Messpunkt.
Und dann am Ende der Woche schaust du drauf, waren das echte Sonderfälle oder
waren das Dinge, die jede Woche wieder anfallen?
Wenn sie jede Woche wieder anfallen, dann gleichen die Extrastunden keine besondere Phase mehr aus.
Dann sind sie fester Teil deiner Arbeitsweise geworden.
Und dann bezahlen sie Woche für Woche genau die Lücke, die du in den beiden
Listen von vorhin gesehen hast.
Also extra Stunden beobachten und schauen, ist es wirklich eine Ausnahme,
ein Sonderfall oder nicht.
Vierter Vorschlag. Zuerst schauen, dann umbauen.
Das ist vielleicht das Überraschendste an dieser kurzen Liste mit den vier Vorschlägen.
Nämlich, im Prinzip heisst dieser Vorschlag, lass dir mit den Umbauten Zeit.
Ja, ich weiss ja, wie es ist. Wenn man mal das Problem gesehen hat,
wenn man die richtigen Fragen stellt, wenn man plötzlich erkennt,
dass es eine Sachfrage ist, dass es nicht irgendetwas Persönliches oder etwas,
was sich schwer ändern kann.
Wenn man diese Lücke mal gesehen hat, ist der Reflex oft, sofort alles neu aufzustellen.
Neues System, neue Routinen, alles auf einmal. Mir geht es ja genau gleich.
Aber in einer Phase, in der du ohnehin schon viel trägst, vielleicht auch zu
viel trägst, dann ist ein grosser Umbau oft genau das, was eben nicht mehr hineinpasst.
Und dann funktioniert er auch nicht. Und dann denkst du wieder,
jetzt habe ich doch das extra probiert und der Blatter hat doch gesagt und so.
Und jetzt habe ich schon wieder versagt.
Und das will ich nicht.
Denk nochmal an den kleinen Einsiedlerkrebs vom Anfang.
Der zieht auch nicht einfach in das erstbeste Haus, sondern er untersucht ein
neues Haus zuerst, bevor er hineinwechselt.
Erst dann zieht er um.
Für dich heisst das, die beiden Listen und das Datum reichen für den Anfang völlig.
Lass das einfach mal ein paar Tage liegen, Schau noch einmal drauf und frag
dich dann, welche eine Stelle als erstes dran ist. Eine Stelle, nicht zehn.
Fassen wir zusammen. Wenn du dich im Alltag verlierst, wenn du hinterher bist,
obwohl du mehr arbeitest als früher, dann liegt das selten an zu wenig Zeit.
Oft ist deine Rolle einfach nur gewachsen, aber deine Arbeitsweise ist gleich geblieben.
Das fühlt sich an wie ein Zeitproblem oder ein Zeitmanagementproblem und deshalb
reagieren wir eben auch mit den Mitteln aus dem Zeitmanagement oder häufig mit einfach mehr Zeit.
Das trägt eine Weile, aber es schliesst diese Lücke nicht.
Dieses Muster hat meistens einen Anfang und dieser Anfang war ein guter Tag.
Ein Erfolg, auf den aber kein Umbau gefolgt ist.
Der erste Schritt ist, das zu erkennen. Mit diesen beiden Listen.
Was hat sich an deiner Rolle verändert und was an deiner Arbeitsweise?
Ist die zweite Liste kürzer, dann weisst du, wo du hinschauen kannst.
Und denk an das kleine Einsiedlerkrebslein. Mit ihm ist alles in Ordnung,
wenn das Haus zu eng wird. Er ist gewachsen.
Er braucht einfach nur ein Haus, das zu seiner heutigen Grösse passt.
Ganz ähnlich wie mein Jeans auch vom Beginn dieser Folge.
Wobei, da darf man ja auch aufpassen und sich entscheiden, ob man noch weiter wachsen will.
Aber hier ist es etwas anderes. Du willst weiter wachsen. Du willst mehr Erfolg.
Also brauchst du ein neues Haus, ein grösseres Haus und eine bessere Arbeitsweise.
Vielen Dank, dass du mit dabei warst. Ich gehe jetzt mal alte Jeans aussortieren.
Ich bin sicher, du nimmst heute etwas mit, das dir hilft, deinen Alltag klarer
und letztendlich auch gelassener zu gestalten.
Bis bald und vergiss nicht, nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder. Dein Ivan Blatter.